Печать: обязательна ли она на документе?
«Без печати недействителен» – такую фразу часто можно услышать от людей, работающих с документами. Однако не всегда отсутствие печати говорит о том, что документ является недействительным или незаконным. Рассмотрим нормы права, которые позволяют работать без печати.
Что такое печать?
Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.
С юридической точки зрения печать – это реквизит документа. Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.
Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица (часть первая п. 18 Инструкции № 4). Такое же правило действует и для договоров (часть первая п. 1 ст. 161 ГК). Вместе с тем законодательство или внутренние документы организации могут устанавливать дополнительные требования, которым должна соответствовать форма документа, в т.ч. обязательное наличие печати (часть вторая п. 18 Инструкции № 4; часть третья п. 1 ст. 161 ГК).
Локальные нормативные акты также могут определять и перечень должностных лиц, уполномоченных подписывать документы, скрепляемые печатью организации. В таких случаях печать организации ставится на документах, подписанных только определенными должностными лицами этой организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Внимание!
Для придания документу юридической силы обычно достаточно подписи. Только в случаях, определенных законодательством или локальными нормативными правовыми актами, требуется печать. При отсутствии у лица, подписавшего документ, права подписи этого документа, проставление главной печати не придает такому документу никакой юридической силы.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Документ:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
Какие виды печатей может иметь организация?
Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, что установлено Инструкцией № 4. Инструкция № 4 закрепляет 3 вида печатей:
1) печать организации;
2) печать структурного подразделения организации;
3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов, справок и т.п.).
Информация, размещаемая на печати
Характер и объем информации, размещаемой на печатях организаций, ничем не ограничивается, как не ограничивается и количество печатей и штампов, которые может иметь юридическое лицо. Главное условие их применения — их оттиск должен явно отличаться от оттиска основной печати.
Обратите внимание: печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут пользоваться только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты, другие подчиненные и подотчетные Президенту Республики Беларусь, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (ст. 10 Закона № 301-З).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее – Закон № 301-З).
В негосударственных организациях как основная используется так называемая печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати обычно размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Но организация вправе разместить и иную информацию, например, указывающую на ведомственную подчиненность.
Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются локальными нормативными правовыми актами организации.
Вспомогательные печати могут использоваться:
– для заверения справок;
– заверения копий и выписок из документов;
– в учетных документах и др.
Внимание!
Запрещено требовать от организации проставления на документах печати иного вида, чем установленный принятым в организации локальным нормативным правовым актом.
Для чего нужны штампы
Помимо основных и вспомогательных печатей в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. Следовательно, штамп представляет собой реквизит документа, придающий документу юридическую силу и ускоряющий документооборот.
Штампы бывают нескольких видов:
– угловой (адресный);
– регистрационный;
– ограничивающий права доступа к документу;
– с реквизитами организации;
– маркировочный.
Угловой штамп проставляется в левой верхней части 1-го листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп 3 видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.
Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.
Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали (пп. 32–34 Инструкции № 4)
Регистрационный штамп «отметка о поступлении» содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа и проставляется на нижнем поле 1-го листа документа справа (только на самом документе, но не на приложениях к нему).
Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством для сведений, составляющих государственную тайну и носящих конфиденциальный характер.
Штамп с реквизитами предприятия, как правило, имеет небольшой размер и рамку. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, УНП.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.
Справочно:
требования к оформлению реквизитов документов изложены в разд. 5 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Какие документы скрепляются печатью
В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий виды документов, на которых в обязательном порядке проставляется печать.
Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, закреплен постановлением № 100.
Документ:
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).
Согласно этому перечню печать должна проставляться на подлинниках и копиях таких документов, изданных или хранящихся в организации, как:
– трудовые книжки;
– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
– договоры;
– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей;
– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);
– командировочные удостоверения;
– документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.
Перечень иных документов, на которых проставляется такая печать, организация вправе определять самостоятельно.
Печать на договоре
Форму договора определяют нормы, предусмотренные ст. 161 ГК, которые не предусматривают обязательного проставления оттиска печати на договоре. Однако наша деловая практика свидетельствует о том, что оттиски печатей используются практически во всех письменных сделках.
Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности обязательность печати, устанавливаются соглашением сторон (часть третья п. 1 ст. 161 ГК). Законодательство содержит требования об обязательном наличии печати на договоре только в особых случаях, например, при регистрации сделки с недвижимостью (ст. 67 Закона № 133-З), или при использовании закрепленной законодательством формы типового договора. В остальных случаях ставить или нет печать на договор – это вопрос соглашения сторон.
Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам необходимо четко отражать в договоре свое намерение скреплять или не скреплять документ оттисками печатей.
Внимание!
Если законодательством или договором предусмотрено (согласовано) проставление оттиска печати на документе, а фактически она не будет проставлена, то это квалифицируется как несоблюдение простой письменной формы сделки, что может повлечь ее недействительность (ст. 163 ГК).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него, и сделок с ним (далее – Закон № 133-З).
Справочно:
Источник: https://www.jurk.by/izdaniya/ya-spok/pechat-obyazatelna-li-ona-na-dokumente_0000000
Как организации отказаться от использования печати и в каких документах печать остается обязательным реквизитом
Несколько лет назад законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием названия и места нахождения. Но в апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ, который снял такую обязанность и сделал применение печатей правом АО и ООО. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка:
Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Выделим несколько ключевых моментов
1) Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Другими словами, руководство может само решить, нужна ли обществу печать.
2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. В уставе должно быть прописано, что у организации есть печать..
3) Печать приравнена к средствам индивидуализации.
Печать — это лишь средство индивидуализации организации (такое же, как эмблема или товарный знак). И она может быть любой (не обязательно круглой).
4) Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать.
На уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.
Что с печатями ИП?
Законодательство РФ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати предприниматели по-прежнему решают самостоятельно.
Когда печать можно проставлять (при ее наличии)
Многие законы прямо указывали, что при совершении тех или иных сделок проставление печати обязательно. Но поскольку наличие печати необязательно, то эти законы скорректировали. И предусмотрели, в каких случаях оттиск печати следует проставлять только при ее наличии. Перечень таких законов мы обобщили в таблице.
|
Трудовой кодекс РФ (ст. 230). |
Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве. |
|
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61). |
Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии). |
|
Гражданский процессуальный кодекс (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ). |
Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии). |
|
Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ). |
Для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии). |
|
Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16). |
Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии). |
|
Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54). |
|
|
Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»(ч. 9 ст. 18). |
При представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии). |
|
Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2). |
Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта. |
|
Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25). |
Печатью (при ее наличии) должны заверяться:
|
|
Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3). |
Печатью (при ее наличии) должны заверяться:
|
|
Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16). |
Печатью (при ее наличии) должны заверяться:
|
|
Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) |
Печать (при ее наличии) должна проставляться: на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов |
|
Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. ст. 51, 88). |
Печать (при ее наличии) должна проставляться:
|
Если печать есть, нужно ее использовать
Из норм закона следует, что при наличии печати она должна проставляться. Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию». А значит, если печать у организации есть, то ей нужно пользоваться. И даже если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением. Не исключено, что государственные органы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.
Нужна ли печать на договоре
Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).
Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).
Без печати можно заключать и трудовые договоры, поскольку статья 57 ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.
Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам
Первичные документы
Формы первичных учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). При этом буквы «М. П.» на таких документах можно не ставить, поскольку оттиск печати не является обязательным реквизитом «первички» в силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Формы, обязательные к применению
Существуют документы, которые составляются только по строго установленным формам, содержащим поле для оттиска печати (например, приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).
Также предусмотрено, что на большинстве бланков строгой отчетности должна быть проставлена печать (пункт 3 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Эти требования продолжают действовать.
Печать в трудовой книжке
Те организации, у которых есть печать, должны использовать ее для ведения трудовых книжек. Так, печать (при ее наличии) требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей (пункты 2.2 и 2.3 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Представление документов в ИФНС
Как правило, если копии представлены в ИФНС в бумажном виде, их требуется заверять печатью (статьи 91, 93.1 НК РФ).
Налоговая и прочая отчетность организации
Многие организации, которые сдают отчетность в электронном виде, уже давно забыли про печати на декларациях (ведь им достаточно лишь наличия электронной цифровой подписи).
А вот те, кто продолжает отчитываться «на бумаге», должны проставлять печать, поскольку формы некоторых отчетных документов предусматривают её наличие, например:
- форма 4-ФСС;
- книга продаж;
- книга учета доходов и расходов (при применении упрощенной системы налогообложения).
Сдать через интернет отчетность в ИФНС, ПФР и ФСС
Нужно ли менять устав в связи с решением об использовании печати
Как мы уже сказали, законодатели предусмотрели, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. Но как быть, если компания создана в те времена, когда наличие печати было обязательным, и упоминания в уставе не требовалось? Приходим к следующим выводам:
- если в уставе ничего про печать не сказано, то можно оставить его в таком виде. Но тогда получится, что у организации печати нет и, соответственно, пользоваться ей нельзя;
- если организация желает официально закрепить наличие печати, то в устав нужно внести изменения. Но тогда получится, что печать придется использовать даже в тех случаях, когда проставление печати необязательно.
А можно ли не вносить изменения в устав и одновременно продолжить пользоваться печатью? Однозначного ответа на данный вопрос нет. Ведь с одной стороны, если в уставе про печать ничего не сказано, то печати быть не должно. С другой стороны, существует целый ряд документов, на которых, по-прежнему, нужно ставить печать всем организациям (вне зависимости от содержания устава)
Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2015/4/9688
