Сколько хранить договора с клиентами?

В этой статье:

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров :

Сам процесс хранения договоров связан с некоторыми проблемами. Бывает так, что определить типовую принадлежность документа, вид, срок и условия его хранения, способ уничтожения достаточно сложно.

Все вышеперечисленные факторы регламентируются законом, но один и тот же договор в разных ситуациях может иметь разные сроки действия, поэтому нередко возникают проблемы с определением длительности хранения.

Для эффективного и правильного ведения делопроизводства необходимо четко уяснить порядок и требования законодательства в этой сфере, чтобы избежать штрафов или наказания. Ниже рассмотрим срок хранения договоров купли-продажи в организации.

Цель хранения

Наличие договоров в постоянном доступе требуется не только на тот период, когда продолжается их действие. После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации. Большинство спорных ситуаций, состоящих в том, что одна или другая сторона не выполняет свои обязательства, решаются в суде или досудебном порядке, с помощью предъявления договора.

Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами. Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов. В первую очередь в этом виновато руководство, которое не контролирует данный процесс.

Таким образом, приходим к выводу, что хранение договоров и другой организационно-распорядительной документации должно осуществляться надлежащим образом в течение строго оговоренного срока.

Сроки и виды хранения

Сроки хранения трудовых договоров в организации — разные. По общероссийскому классификатору документов они отнесены к организационно-распорядительной документации. И сроки их действия классифицируются так же, как и сроки сохранности всех документов. Выделяют следующие сроки хранения договоров в организации:

постоянный;
долгосрочный (свыше 10 лет);
краткосрочный (до 10 лет включительно).

Такая система, вытекающая вроде бы из логики самих документов, не очень удобна в применении. Это нередко создает путаницу и приводит к серьезным ошибкам в делопроизводстве.

Система хранения по типовой принадлежности

Более распространена система хранения по типовой принадлежности. Как правило, у большинства предприятий договоры делятся на несколько разновидностей: профильные (напрямую касающиеся основной деятельности предприятия), хозяйственные и трудовые.

Например, каков срок хранения договоров оказания услуг в организации? Первые две категории документов неприкосновенны не более пяти лет. Трудовые договоры также имеют срок хранения не более пяти лет. Однако здесь есть исключения. Например, если отсутствует лицевой счет, то этот документ придется беречь в течение 75 лет. Срок хранения договоров аренды в организации зависит от периода, на который она оформляется.

Типовые и ведомственные перечни

В типовых перечнях перечислены документы, имеющие распространение в большинстве организаций, а ведомственные содержат информацию, разработанную для этого конкретного ведомства.

Существуют разные виды документов. Перечни представляют собой нормативные документы, используемые для определения срока хранения и отбора документов для их последующего хранения или уничтожения.

При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.

Передача в архив

Процедура передачи в архив документации, срок хранения которой уже истек, может иметь незначительные отличия в разных организациях. В некоторых случаях имеет место обычный способ, при котором документы сшивают между собой и складывают в металлический шкаф, гордо именующийся архивом. В других организациях имеется и архив, и архивариус, и утвержденная номенклатура дел, а весь процесс проходит согласно нормативной документации. То есть существуют определенные правила подшивки документов, их регистрации и так далее.

Имеют право на существование оба варианта, нужно учитывать специфику организации, объем документооборота и количество сотрудников. В случае если речь идет о большой крупной организации с большим штатом, без использования адекватной системы хранения документов она просто утонет в них. Общим правилом, которого стараются придерживаться все организации, вне зависимости от формы собственности и количества сотрудников, является время передачи документов в архив.

От служащих требуют предавать документы в архив не ранее определенного срока, который не зависит от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть даже если срок договора истек в феврале, то все равно необходимо ждать до следующего года, чтобы передать его на хранение. Каков срок хранения хозяйственных договоров в организации? Минимально допустимый период 5 лет.

Начало срока хранения договоров

Источник: https://businessman.ru/srok-hraneniya-dogovorov-v-organizatsii-vidyi-dogovorov.html

В чем ошибаются, отдавая архив документов на внеофисное хранение

Иллюстрация: Борис Мальцев/Клерк

Рост спроса на услуги внеофисного хранения архивов организаций привел к появлению на рынке компаний, не обладающих достаточным уровнем профессионализма и квалификации. Как следствие — невозможность качественного предоставления услуг и проблемы с заказчиками. Чтобы избежать возможных штрафных санкций, недобросовестные организации вносят в договор на предоставление услуг по хранению архивных документов различные оговорки, способные серьезно осложнить получение клиентом принадлежащих ему архивов.

Такая ситуация на языке юристов называется безвозвратным изъятием документов, которое может обернуться для заказчика архивных услуг блокировкой доступа к собственному архиву и, как следствие, серьезными штрафными санкциями. Несколько подобных случаев из арбитражной практики описываются в статье. Однако, сначала необходимо дать несколько пояснений относительно указанного выше понятия.

Что такое «безвозвратное изъятие документов»?

Действующее законодательство трактует термин «безвозвратное изъятие документов» как окончательную выемку архива с обязательным указанием этого в сопроводительной документации. Более того, заказчик должен включить данное требование в качестве отдельной услуги, предоставляемой в соответствии с условиями, четко прописанными в договоре. Суть данной услуги состоит в выгрузке документации и удалению ее из систем учета.

В случае, если речь идет о договоре на хранение архивной документации, возврат документов является частью услуги по умолчанию.

Это выступает одним из требований ст. 886 ГК РФ. Другими словами, возвращение документов клиенту входит в число обязанностей поставщика услуг.

На практике указанная такая трактовка норм законодательства соблюдается далеко не всегда. Это подтверждается рядом решений Арбитражных судов различных регионов России, в которых в качестве встречного условия выдачи документов владельцу выступает необходимость оплаты дополнительной по отношению к заключенному договору услуги. В результате, некоторые достаточно крупные и известные компании серьезно пострадали от действий недобросовестных поставщиков архивных услуг. Далее описываются несколько реальных дел из арбитражной практики, касающихся рассматриваемого вопроса.

Двойная тарификация

Компания, которая является одним из самых крупных отечественных ритейлеров обратилась в арбитраж с целью оспорить стоимость услуг по безвозвратному изъятию документов в рамках договора внеофисного хранения. Суть претензии заключалась в том, что поставщик услуг начислил оплату как за короба в количестве 894 шт., так и за файлы, число которых составило 33,554 тыс. шт.

Такая своеобразная двойная тарификация стала возможной, благодаря тому, что в договоре не были четко прописаны условия ценообразования оказываемых услуг. Это позволило исполнителю отдельно рассчитать плату за изъятие коробов и за изъятие файлов.

Важно отметить, что вторая услуга обошлась в конечном итоге в 40 раз дороже первой, что и подтвердило решение суда, вынесенное в мае 2017 года.

Дополнительные услуги

Другой часто распространенной ловушкой договора архивного хранения выступает предоставление счета на оплату безвозвратного изъятия документов как дополнительной по отношению к их хранению услуги.

В 2016 году один из заметных российских банков принял решение не продлевать договор хранения архивных документов со специализированной компанией. В результате, последняя выставила счет на услуги изъятия документации и последующего ее уничтожения на общую сумму свыше 1,6 млн. рублей.

Арбитраж подтвердил правомерность подобных действий со стороны исполнителя, не согласившись с мнением истца, и взыскал денежные средства в указанном объеме.

Еще более серьезной проблемой обернулась невнимательность при составлении договора архивного хранения для компании-поставщика техники для мобильной связи. Ее обязали выплатить более 650 тыс. рублей за услугу по поиску документов, которые подлежат безвозвратному изъятию. Абсурдность ситуации была подкреплена пунктом договора о возможности предоставления дополнительных услуг по желанию заказчика.

Счет за короба

Достаточно часто в ходе переговоров компания, предоставляющая услуги архивного хранения документов, чтобы заинтересовать потенциального клиента декларирует бесплатное предоставление коробов. Однако, нередко в договор включает пункт, что данное условие действует только на время хранения документов. При уничтожении коробов или их порче, а также в ходе безвозвратного изъятия документов исполнитель имеет право предъявить клиенту счет в размере их стоимости.

Важно понимать, что короба не являются носителем информации и потому их уничтожение рассматривается как дополнительная услуга.

Это подтвердило решение одного из апелляционных арбитражных судов, вынесенное осенью 2016 года и обязавшее заказчика услуг выплатить архивной компании стоимость коробов в размере почти 215 тыс. рублей.

Выплата недополученной прибыли

Нередко дополнительными расходами, и весьма серьезными, оборачивается желание заказчика расторгнуть договор архивного хранения. В подобной ситуации клиенту приходится выбирать между оплатой либо услуг до окончания срока действия договора, либо безвозвратного изъятия документации. Выбрать менее обременительный варианты далеко не просто, так как в обоих случаях речь идет, как показывают приведенные выше примеры, о серьезных суммах.

Единственным способом избежать подобной проблемы является расторжение договора в судебном порядке.

Одним из частых оснований для такого решения может выступать ненадлежащее качество оказания архивных услуг или другие подобные обстоятельства. В этом случае взимание платы за безвозвратное изъятие документации и другие дополнительные услуги не допускается, что подтверждается решениями нескольких арбитражей, произошедших в течение 2013-2018 годов.

Расторжение договора или отказ от его продления

Зачастую конфликтная ситуация возникает при расторжении договора архивного хранения или отказе заказчика продлить срок его действия. Случай, когда контракт расторгается по решению суда, был описан выше. Здесь же необходимо остановиться на двух других сценариях развития подобной ситуации:

Расторжение договора по инициативе архивной компании. Обычно поводом выступает несогласие заказчика с индексацией стоимости предоставляемых услуг.
Добросовестный исполнитель предупреждает о желании прекратить сотрудничество за 2-3 месяца. В противном случае нередко возникает ситуация, при которой приходится платить за безвозвратное изъятие в полном объеме и практически вынужденно.
Истечение срока действия договора. В этом случае заказчику необходимо изъять архивную документацию из хранилища. Крайне важно выполнить все прописанные в контракте формальности, например, заблаговременно предупредить исполнителя.
В противном случае, контракт может автоматически продлеваться с очевидными последствиями для заказчика.

Удержание документов архивной компании

Значительную часть потенциальных получателей услуг архивного хранения интересует вопрос о том, имеет ли право исполнитель увязывать возврат документов с полным или частичным погашением задолженности перед ним. Ответ на него достаточно прост: если пункт об обязательной выдаче документации заказчику отсутствует в договоре, добиться ее получения удастся только путем обращения в суд. Такая ситуация может оказаться крайне неприятной, например, при налоговой проверке или других подобных случаях.