Как оформить учебный отпуск на работе?

5 шагов в оформлении учебного отпуска без нарушения трудового кодекса. Важные моменты, о которых нужно знать

Учебный отпуск – это перерыв в работе сотрудника, предоставляемый по месту труда в связи с учебой.

Оформляются выходные дни по заявлению работника с приложенной справкой-вызовом.

Во избежание нарушения трудовых норм следует руководствоваться гл. 26 ТК РФ, ее отдельные статьи регулируются процедуру оформления и определяют гарантии и компенсации для учащегося сотрудника.

Кому положен по Трудовому кодексу?

Категории трудящихся и основания для оформления и оплаты отпуска в связи с учебой прописаны в статьях 173, 174, 177 гл. 26 ТК РФ. В ряде случаев предоставляемые учебные выходные оплачивается, но не всегда.

Особенности предоставления учебного отпуска заочникам смотрите в этой статье — сколько дней положено, и в каких случаях проводится оплата?

Оплачиваемые и неоплачиваемые выходные для учебы предоставляется только при соблюдении определенных условий, согласно гл.26 ТК РФ. Читайте подробнее об условиях предоставления учебного отпуска.

Пошаговая инструкция по оформлению

Как оформить ученический отпуск на работе:

• Шаг 1. Получить от работника пакет документов.
• Шаг 2. Издать приказ работодателем.
• Шаг 3. Оплатить учебный отпуск.
• Шаг 4. Внести записи в личную карточку отпускника.
• Шаг 5. Заполнить поля табеля данными о причинах отсутствия.

Какие документы должен предоставить сотрудник?

Чтобы работодатель мог оформить учебные выходные, трудящийся на работе должен передать руководству два документа:

1. Заявление — личный письменный запрос работника на перерыв в работе.
2. Справка-вызов — официальный типовой документ от учебного заведения.

Как пишется заявление?

Заявление на учебный отпуск — это обязательный документ, без которого работнику не будут предоставлены выходные.

Образец  выглядит так:

Заявление должен оформить сам работник и заверить его личной подписью. В нем изъявляется намерение воспользоваться правом на учебный отпуск, согласно определенной статье ТК РФ (номер статьи зависит от типа образования и основания для предоставления).

Важно! Написать текст заявление можно ручным или машинописным способом, но подписывать его можно только вручную.

Как правильно сотруднику написать заявление? Необходимо в тексте указать:

• в каком заведении, на каком курсе, по какой форме он учится;
• для каких целей требуется учебный отпуск;
• какой длительности должен быть перерыв в работе;
• с какой даты отпуск должен начинаться.

Данные для написания заявления можно почерпнуть из содержания справки-вызова.

В отличие от заявления данная справка выдается по месту обучения. Лицу, совмещающему учебу и работу, нужно прийти в свой деканат и запросить справку-вызов для предъявления ее работодателю. Вызов носит типовой характер, оформить его нужно в строгом соответствии требуемым нормам.

Как составляется справка?

Типовой бланк состоит из двух листов и выглядит следующим образом:

В справке-вызове представитель учебного заведения указывает:

Подробнее о заполнении вызова на сессию читайте здесь.

Оба документа после оформления сдаются работником ответственному лицу работодателя – специалисту в отдел кадров, непосредственному начальнику, руководителю компании (в зависимости от установленных в компании правил).

Сроки подачи

За сколько дней до учебного отпуска сотрудник подает документы, в трудовых законах не оговаривается. Однако четко прописывается срок для оплаты отпускных – за 3 дня, не позже. Логично, что требовать с работника заявление следует не позднее указанного срока.

Важно! Если работник подаст документы непосредственно в день перед началом ученического отпуска, работодатель не успеет оформить приказ, назначить и выдать оплату без нарушения ТК РФ, но отказать работнику он не имеет право.

Для минимизации рисков и избегания нарушений и штрафов работодателю рекомендуется прописать в ЛНА конкретный срок, не позднее которого работник должен подать документы.

После получения бумаг от трудящегося, подтверждающих обоснованность требования выходных, работодатель оформляет приказ на учебный отпуск. Форма данного распорядительного бланка может быть типовой или свободной. Законы не ограничивают работодателя в праве самостоятельно определить удобную для использования форму приказа. Главное – это наличие достаточного объема реквизитов.

Как правило, кадровики традиционно оформляют приказ по типовому бланку Т-6. Данная форма содержит три раздела: А, Б и В. При оформлении отпуска по учебе раздел А не заполняется, в разделе Б отражаются данные о предоставляемом перерыве в работе, в раздел В – сведения переносятся из раздела Б.

Пример приказа Т-6:

Возможна ситуация совмещения нескольких видов отпусков. Например, сотруднику по его запросу полагается учебный отпуск и по графику – ежегодный оплачиваемый. В такой ситуации достаточно составить один бланк приказа с заполнением раздела А данными об ежегодном отдыхе и раздела Б – сведениями об ученическом. В разделе В при этом суммируются показатели А и Б.

Для оформления приказа кадровик в форме Т-6 заполняет:

• информацию о работнике;
• вид оформляемого отпуска – «учебный», уточняется с сохранением оплаты или без нее;
• длительность отпускного времени, выраженную в календарных днях (данный параметр определяется вызовом с учетом прописанных в ТК РФ нормативов);
• начальную и конечную дату ученического отпуска.

Можно составить приказ в свободной форме, пример такого оформления:

Если в справке написано число необходимых дней более количества, прописанного для данного случая в кодексе, то руководствоваться нужно, в первую очередь, последним. Сотруднику дается для учебы число оплачиваемых выходных дней, равное закрепленному в ТК РФ, остаток дней по справке-вызову также предоставляется, но уже без оплаты.

Срок для составления приказа

Приказ служит основанием для проведения оплаты отпускнику. По ТК РФ предусмотрен срок для выплаты по ученическому отпуску  — не позже трех дней до начала отпускного времени. Соответственно, приказ нужно оформить с учетом сроков выплаты – за три дня, не позже.

Заполнение личной карточки

Факт оформления учебного отпуска фиксируется в личной карте. Если она составляется по типовой форме Т-2, то для заполнения предусмотрен восьмой раздел. В него, согласно приказу, последовательно вносятся следующие данные:

1. Вид отпуска – указывается «учебный».
2. Период работы – не заполняется.
3. Количество календарных отпускных дней.
4. Даты начала и завершения учебного отдыха, согласно приказу.
5. Документы основания для оформления – реквизиты справки и приказа.

Пример заполнения формы Т-2:

Обозначение ученических выходных в табеле

Табель оформляется всеми работодателями для отражения данных об отработанном времени и любых отклонении по типовой форме Т-12 или Т-13. В период нахождения в ученическом отпуске сотрудник отсутствует на рабочем месте. Для таких случаев предусмотрено соответствующее буквенное или числовое обозначение:

• У или 11 – если выходные дни оплачиваются;
• УД или 14 – если учебный отпуск не оплачивается.

Пример заполнения формы Т-12 при оплачиваемом учебном отпуске:

Образец без сохранения заработка:

Подробнее о заполнении табеля учета рабочего времени обозначением ученических выходных.

Сроки выплаты отпускных

Приказ после оформления и утверждения руководителем выступает документальным основанием для выдачи денежных средств за отпускное время.

На все дни пребывания в учебном отпуске за трудящимся сохраняется его заработок, рассчитанный в среднем по доходам за последние 12 месяцев. Оплате подлежат все календарные отпускные дни, включая праздники, выходные. Как рассчитать ученические отпускные — пошаговая инструкция и примеры расчета.

Важно! По ТК РФ установлен срок выплаты учебных отпускных – не позже, чем за 3 дня до первого отпускного дня.

Нарушение данного срока не допустимо и ведет к наложению ответственности на должностное лицо, представляющее организацию, и на саму организацию. Штрафы составляют 10 – 20 тыс.руб. для должностных лиц и 30 -50 тыс.руб. для компании. Плюс к этому появляется обязанность по назначению компенсации за каждый просроченный день, размер компенсационной выплаты составляет 1/150 ключевой ставки от невыданной в срок суммы отпускных.

Особенности оформления ученических оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков рассмотрены подробно на видео:

Предоставление перерыва в работе для учебы предусматривает выполнение ряда шагов от обеих сторон трудовых отношений: работник обязан предоставить заявления и получить по месту обучения типовую справку-вызов, работодатель обязан оформить приказ по запросу заявителя и произвести при необходимости оплату предоставленных выходных дней.

Процесс оформления завершается внесением записи в личную карту Т-2 и проставлением отметок в табеле для дней отсутствия.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/uchebnyj/oformlenie-uchebnogo-otpuska.html

Как оформить и оплатить учебный отпуск

Уже почти осень, а вместе с ней и новый учебный год. Сотрудники, совмещающие работу с учебой, потребуют отпустить их на сессию. При этом работодатель попросту обязан предоставить сотруднику учебный отпуск, да еще и оплатить его. Но всегда ли?

Сотрудники, совмещающие работу с уче­бой, могут уйти в учебный отпуск. Это право предусмотрено трудовым законода­тельством.

Предоставлять учебный отпуск обязана лишь та организация, которая является для сотрудника «основным местом рабо­ты» (ст. 287 ТК РФ). Когда человек работа­ет в компании по совместительству, рабо­тодатель обязан отпустить его на сессию только при наличии соответствующих условий в договоре (трудовом или коллек­тивном).

Учебный отпуск не может совпадать с другими отпусками. Например, если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, то для получения учебного отпу­ска он должен будет его прервать.

По аналогии решается вопрос с ежегод­ным отпуском. При этом учебный отпуск может быть присоединен к ежегодному. В данном случае от сотрудника помимо про­чего потребуется заявление о присоедине­нии отпуска. Требовать совмещения двух отпусков сотрудник не может; столь долгое отсутствие его на рабочем месте возможно только при согласии на то работодателя.

Если работник учится сразу в двух учебных заведениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из них. Выбор образовательного учреждения в данном случае остается за работником.

Внимание

Учтите, что сотрудник, ходивший в учебный отпуск, не может быть лишен права на ежегодный оплачивае­мый отпуск.

Учебный отпуск предоставляется в календарных днях. При этом в расчет времени включаются нерабочие праздничные дни, которые приходились на время отпу­ска. Они оплачиваются как обычные кален­дарные дни.

В отличие от ежегодного учебный отпуск продлить нельзя. Причем даже в том слу­чае, если сотрудник во время отпуска забо­леет: период болезни, который совпадает с отпуском, не оплачивается. Но если работник после окончания отпуска так и не выздоровел, то начиная со дня, когда он должен был выйти на работу, ему начис­ляется пособие по временной нетрудоспо­собности.

Также работодатель один раз в год обя­зан оплатить проезд (туда и обратно) в учеб­ное заведение работнику, который обучает­ся на заочном отделении. При этом сотруд­ник должен обучаться в вузе или в сред­нем профессиональном образовательном учреждении.

Проезд для обучения в вузе оплачивает­ся в полном объеме, в учреждении среднего профессионального образования – 50 про­центов стоимости проезда.

Три условия

Право обучающегося сотрудника на учеб­ный отпуск установлено на законодатель­ном уровне. При этом Трудовым кодексом установлены условия, исполнение которых обязывает работодателя отпустить сотруд­ника на сессию, оплатив ему отпуск.

Во-первых, выдвигаются требования к учебному заведению, в котором обучается сотрудник. Оно должно иметь государ­ственную аккредитацию. Подтверждается данный статус учебного заведения заверен­ной копией свидетельства, которое сотруд­ник может затребовать в образовательном учреждении.

Впрочем, работодатель может отпустить сотрудника в оплачиваемый учебный отпуск, даже если у института отсутствует госаккредитация. Во избежание недоразу­мений с проверяющими данную возмож­ность лучше прописать в трудовом или коллективном договоре.

Во-вторых, в оплачиваемый учебный отпуск обязательно направлять тех сотруд­ников, которые получают образование соответствующего уровня впервые. Если же работник получает, например, второе высшее образование, работодатель не обя­зан отпускать сотрудника в учебный отпуск. Разумеется, если соответствующее «обещание» не прописано в трудовом (кол­лективном) договоре или работодатель сам не направил сотрудника получать второе высшее.

Особые правила

Право на учебный отпуск имеют не только штатные сотрудники. Работник, который находится на испытатель­ном сроке, также может претендовать на оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов.

В-третьих, работающий студент дол­жен показывать успехи в учебе. Устанав­ливая подобное условие, Трудовой кодекс не содержит разъяснений, что именно подразумевается под успешной учебой. Поэтому целесообразно обратиться к нор­мам Закона от 22 августа 1996 г.

№ 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профес­сиональном образовании», где указано, что студенты обязаны овладевать знания­ми, выполнять в установленные сроки все задания, которые предусмотрены учеб­ным планом и образовательными про­граммами.

Таким образом, сотрудник будет считаться преуспевающим в учебе, если у него нет задолженности за пре­дыдущий курс (семестр), он сдал все заче­ты и работы, что подтверждает выданная справка-вызов.

Во всех остальных случаях оплачивать учебный отпуск сотрудника работодатель не обязан. Если, разумеется, на то нет соб­ственного желания руководства фирмы.

Отпускные на сессию

Оплачиваемый отпуск предоставляется сотрудникам, которые учатся заочно или очно-заочно в вузах, учреждениях средне­го профессионального образования. Также независимо от формы обучения – в учреж­дениях начального профессионального образования и вечерних общеобразова­тельных учреждениях.

Трудовой кодекс устанавливает конкрет­ные сроки учебного отпуска, который рабо­тодатель обязан оплатить сотруднику. Про­должительность зависит от уровня учебного заведения (см. таблицу 1).

Таблица 1. Продолжительность оплачиваемого отпуска

Вместе с тем по усмотрению работодате­ля указанные сроки могут быть продлены. Соответствующие ремарки должны содер­жаться в трудовом или коллективном дого­ворах.

В статье 173 Трудового кодекса не про­писано особых правил по оплате учебного отпуска. В связи с этим следует обратиться к требованиям законодательства, которые предъявляются для оплаты ежегодного отпуска.

Таким образом, работодатель обязан оплатить учебный отпуск в полном объеме не позднее чем за три дня до его начала.

Также работодатель не имеет права удер­жать из заработной платы сумму отпуск­ных, если сотрудник не сдал сессию. Так как основанием для предоставления учебного отпуска является справка-вызов, то она является допуском к сдаче сессии и под­тверждением успешной учебы работника-студента. Следовательно, выплата отпуск­ных никак не зависит от результатов сдачи последней сессии.

Учеба за свой счет

Если работодатель не обязан оплачивать сотруднику его учебный отпуск, это не зна­чит, что он может запретить работнику взять таковой за свой счет. Подобная обя­занность возникает, если сотрудник напи­шет соответствующее заявление.

Отметим, что неоплачиваемый учебный отпуск работник может получить, только если он учится в вузе или учреждениях среднего профессионального образования. Минимальные сроки такого отпуска так же предусмотрены законодательством (см. таблицу 2).

Таблица 2. Продолжительность неоплачиваемого отпуска

Как оформить учебный отпуск

Для оформления учебного отпуска сотруд­ник должен написать заявление и прило­жить к нему справку-вызов, которая выда­ется в учебном заведении. К заявлению не предъявляется каких-либо требований, так что оно может быть написано в свобод­ной форме.

В отличие от заявления работника форма справки-вызова утверждена Минобразованием России:

• для студентов вузов – приказом от 13 мая 2003 г. № 2057;
• для учащихся среднего профессиональ­ного образования – приказом от 17 дека­бря 2002 г. № 4426.

Что касается учреждений начального про­фессионального образования, то они самосто­ятельно утверждают форму данной справки. В справке-вызове указывается причина отпуска и срок, на который он должен быть оформлен. Составляющей частью справки-вызова является справка-подтверждение. Со­трудник обязан предъявить ее после окон­чания учебного отпуска. По своей сути справка-подтверждение является доказа­тельством того, что работник правомерно находился в отпуске.

В остальном учебный отпуск оформляет­ся так же, как ежегодный.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-oformit-i-oplatit-uchebnyy-otpusk.html