Оформление учебного отпуска по Трудовому Кодексу

5 шагов в оформлении учебного отпуска без нарушения трудового кодекса. Важные моменты, о которых нужно знать

Учебный отпуск – это перерыв в работе сотрудника, предоставляемый по месту труда в связи с учебой.

Оформляются выходные дни по заявлению работника с приложенной справкой-вызовом.

Во избежание нарушения трудовых норм следует руководствоваться гл. 26 ТК РФ, ее отдельные статьи регулируются процедуру оформления и определяют гарантии и компенсации для учащегося сотрудника.

[upto]

Кому положен по Трудовому кодексу?

Категории трудящихся и основания для оформления и оплаты отпуска в связи с учебой прописаны в статьях 173, 174, 177 гл. 26 ТК РФ. В ряде случаев предоставляемые учебные выходные оплачивается, но не всегда.

Особенности предоставления учебного отпуска заочникам смотрите в этой статье — сколько дней положено, и в каких случаях проводится оплата?

Оплачиваемые и неоплачиваемые выходные для учебы предоставляется только при соблюдении определенных условий, согласно гл.26 ТК РФ. Читайте подробнее об условиях предоставления учебного отпуска.

Пошаговая инструкция по оформлению

Как оформить ученический отпуск на работе:

• Шаг 1. Получить от работника пакет документов.
• Шаг 2. Издать приказ работодателем.
• Шаг 3. Оплатить учебный отпуск.
• Шаг 4. Внести записи в личную карточку отпускника.
• Шаг 5. Заполнить поля табеля данными о причинах отсутствия.

Какие документы должен предоставить сотрудник?

Чтобы работодатель мог оформить учебные выходные, трудящийся на работе должен передать руководству два документа:

1. Заявление — личный письменный запрос работника на перерыв в работе.
2. Справка-вызов — официальный типовой документ от учебного заведения.

Как пишется заявление?

Заявление на учебный отпуск — это обязательный документ, без которого работнику не будут предоставлены выходные.

Образец  выглядит так:

Заявление должен оформить сам работник и заверить его личной подписью. В нем изъявляется намерение воспользоваться правом на учебный отпуск, согласно определенной статье ТК РФ (номер статьи зависит от типа образования и основания для предоставления).

Как правильно сотруднику написать заявление? Необходимо в тексте указать:

• в каком заведении, на каком курсе, по какой форме он учится;
• для каких целей требуется учебный отпуск;
• какой длительности должен быть перерыв в работе;
• с какой даты отпуск должен начинаться.

Данные для написания заявления можно почерпнуть из содержания справки-вызова.

В отличие от заявления данная справка выдается по месту обучения. Лицу, совмещающему учебу и работу, нужно прийти в свой деканат и запросить справку-вызов для предъявления ее работодателю. Вызов носит типовой характер, оформить его нужно в строгом соответствии требуемым нормам.

Как составляется справка?

Типовой бланк состоит из двух листов и выглядит следующим образом:

В справке-вызове представитель учебного заведения указывает:

Подробнее о заполнении вызова на сессию читайте здесь.

Оба документа после оформления сдаются работником ответственному лицу работодателя – специалисту в отдел кадров, непосредственному начальнику, руководителю компании (в зависимости от установленных в компании правил).

Сроки подачи

За сколько дней до учебного отпуска сотрудник подает документы, в трудовых законах не оговаривается. Однако четко прописывается срок для оплаты отпускных – за 3 дня, не позже. Логично, что требовать с работника заявление следует не позднее указанного срока.

Для минимизации рисков и избегания нарушений и штрафов работодателю рекомендуется прописать в ЛНА конкретный срок, не позднее которого работник должен подать документы.

После получения бумаг от трудящегося, подтверждающих обоснованность требования выходных, работодатель оформляет приказ на учебный отпуск. Форма данного распорядительного бланка может быть типовой или свободной. Законы не ограничивают работодателя в праве самостоятельно определить удобную для использования форму приказа. Главное – это наличие достаточного объема реквизитов.

Как правило, кадровики традиционно оформляют приказ по типовому бланку Т-6. Данная форма содержит три раздела: А, Б и В. При оформлении отпуска по учебе раздел А не заполняется, в разделе Б отражаются данные о предоставляемом перерыве в работе, в раздел В – сведения переносятся из раздела Б.

Пример приказа Т-6:

Возможна ситуация совмещения нескольких видов отпусков. Например, сотруднику по его запросу полагается учебный отпуск и по графику – ежегодный оплачиваемый. В такой ситуации достаточно составить один бланк приказа с заполнением раздела А данными об ежегодном отдыхе и раздела Б – сведениями об ученическом. В разделе В при этом суммируются показатели А и Б.

Для оформления приказа кадровик в форме Т-6 заполняет:

• информацию о работнике;
• вид оформляемого отпуска – «учебный», уточняется с сохранением оплаты или без нее;
• длительность отпускного времени, выраженную в календарных днях (данный параметр определяется вызовом с учетом прописанных в ТК РФ нормативов);
• начальную и конечную дату ученического отпуска.

Можно составить приказ в свободной форме, пример такого оформления:

Если в справке написано число необходимых дней более количества, прописанного для данного случая в кодексе, то руководствоваться нужно, в первую очередь, последним. Сотруднику дается для учебы число оплачиваемых выходных дней, равное закрепленному в ТК РФ, остаток дней по справке-вызову также предоставляется, но уже без оплаты.

Срок для составления приказа

Приказ служит основанием для проведения оплаты отпускнику. По ТК РФ предусмотрен срок для выплаты по ученическому отпуску  — не позже трех дней до начала отпускного времени. Соответственно, приказ нужно оформить с учетом сроков выплаты – за три дня, не позже.

Заполнение личной карточки

Факт оформления учебного отпуска фиксируется в личной карте. Если она составляется по типовой форме Т-2, то для заполнения предусмотрен восьмой раздел. В него, согласно приказу, последовательно вносятся следующие данные:

1. Вид отпуска – указывается «учебный».
2. Период работы – не заполняется.
3. Количество календарных отпускных дней.
4. Даты начала и завершения учебного отдыха, согласно приказу.
5. Документы основания для оформления – реквизиты справки и приказа.

Пример заполнения формы Т-2:

Обозначение ученических выходных в табеле

Табель оформляется всеми работодателями для отражения данных об отработанном времени и любых отклонении по типовой форме Т-12 или Т-13. В период нахождения в ученическом отпуске сотрудник отсутствует на рабочем месте. Для таких случаев предусмотрено соответствующее буквенное или числовое обозначение:

• У или 11 – если выходные дни оплачиваются;
• УД или 14 – если учебный отпуск не оплачивается.

Пример заполнения формы Т-12 при оплачиваемом учебном отпуске:

Образец без сохранения заработка:

Подробнее о заполнении табеля учета рабочего времени обозначением ученических выходных.

Сроки выплаты отпускных

Приказ после оформления и утверждения руководителем выступает документальным основанием для выдачи денежных средств за отпускное время.

На все дни пребывания в учебном отпуске за трудящимся сохраняется его заработок, рассчитанный в среднем по доходам за последние 12 месяцев. Оплате подлежат все календарные отпускные дни, включая праздники, выходные. Как рассчитать ученические отпускные — пошаговая инструкция и примеры расчета.

Нарушение данного срока не допустимо и ведет к наложению ответственности на должностное лицо, представляющее организацию, и на саму организацию. Штрафы составляют 10 – 20 тыс.руб. для должностных лиц и 30 -50 тыс.руб. для компании. Плюс к этому появляется обязанность по назначению компенсации за каждый просроченный день, размер компенсационной выплаты составляет 1/150 ключевой ставки от невыданной в срок суммы отпускных.

Особенности оформления ученических оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков рассмотрены подробно на видео:

Предоставление перерыва в работе для учебы предусматривает выполнение ряда шагов от обеих сторон трудовых отношений: работник обязан предоставить заявления и получить по месту обучения типовую справку-вызов, работодатель обязан оформить приказ по запросу заявителя и произвести при необходимости оплату предоставленных выходных дней. Процесс оформления завершается внесением записи в личную карту Т-2 и проставлением отметок в табеле для дней отсутствия.

[upto]

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/uchebnyj/oformlenie-uchebnogo-otpuska.html

Как правильно оформить учебный отпуск и как он оплачивается?

Отпускать с работы обучающегося сотрудника в учебный отпуск — обязанность директора. При этом некоторые отпуска оплачиваемые.

Оформляется отпуск по правилам Трудового кодекса — на основании документов студента и в соответствии с требованиями делопроизводства.

Кому положен?

Если сотрудник обучается, по норме 173 статьи Трудового кодекса он имеет право на учебный отпуск, который можно разделить на два вида:

• отпуск на поступление и окончание учёбы;
• отпуск для сдачи промежуточных сессий.

При этом сотрудник может обучаться по любым формам (очно, заочно) и в любых учреждениях:

• в профучилищах (или других заведениях среднего и профессионального образования);
• в ВУЗах;
• в школах (в том числе, в вечерних);
• в аспирантуре, докторантуре, магистратуре;
• на курсах переподготовки или повышения квалификации.

Также не имеет значения время поступления на учёбу — до трудоустройства или во время работы.

Единственная оговорка о запрете на отпуск — это обстоятельство, если работник учится сразу в нескольких местах. В таком случае отпуск положен только по одному месту учёбы (по выбору студента).

Оплачиваемый или нет?

За 3 дня до отпуска бухгалтерия должна выплатить отпускные. Но оплачиваются не все отпуска, а только предоставленные для целей:

• сдача сессий в ВУЗах и профучилищах;
• экстернатура в ВУЗе;
• госэкзамены в ВУЗе и профучилище;
• повышение квалификации;
• завершение диссертации;
• экзамены и ЕГЭ в школе.

Следует учесть, что совместителям отпуск не оплачивается, но предоставляется.

Как оплачивается?

Правила оплаты учебных отпусков закреплены в 139‑й статье Трудового кодекса и в 922‑м Постановлении. За основу берётся среднедневная зарплата работника. Она рассчитывается по схеме:

• высчитывается общая зарплата за год работы;
• делится на 12 (месяцев);
• ещё делится на 29,3 (усреднённое число дней месяца).

Полученный результат умножается на количество дней отпуска.

Период отпусков

На сколько дней отпустят обучающегося, зависит от цели отпуска:

• 15 дней — на вступительные экзамены и ИА подготовительных отделений;
• 15 дней в году — промежуточные экзамены по очной форме в ВУЗе;
• месяц — госэкзамены по очной форме в ВУЗе;
• 4 месяца — защита диплома и ИГЭ в ВУЗе;
• 40 дней — сессии заочников на 1 и 2 курсах ВУЗа;
• 50 дней — экстернат;
• 50 дней — сессия заочников 3 (и последующих) курса в ВУЗе;
• месяц (плюс время на проезд) — переподготовка или повышение квалификации;
• 3 месяца — завершение диссертации;
• 10 дней — поступление и сессии в профучилищах;
• 2 месяца — ГИА в профучилищах;
• месяц — сессии на 1 и 2 курсах заочников профучилищ;
• 40 дней — сессия заочников 3 курса профучилищ;
• 9 дней — экзамены в школе;
• 22 дня — выпускные экзамены в школе.

Оформление документов

Документальных составляющих три:

• справка‑вызов;
• заявление на отпуск;
• приказ об отпуске.

В школах могут оформляться другие документы (по своей форме), но в документе должно быть чётко определено, для каких целей и на каком основании ученику нужен отпуск.

Справка‑вызов состоит из двух частей:

Первая часть заполняется в учебном заведении и скрепляется печатью. В ней указан требуемый период отпуска и сведения о студенте (где учится, на каком факультете и курсе). На основании этой части сотрудник должен написать заявление на отпуск и вместе с вызовом передать кадровику. Следующим действием будет издание приказа об отпуске.

В приказе по форме Т‑6 указывается:

• вид отпуска (учебный);
• цель (например, для сдачи сессии);
• период.

Приказ в обязательном порядке визируется директором и подписывается работником.

До начала отпуска отрывная часть справки‑вызова (подтверждение) выдаётся работнику. Её заполнит в конце отпуска специалист учебного учреждения, подпишет и скрепит печатью. Потом это часть должна быть передана кадровику организации для подтверждения того, что отпуск использован по назначению.

Следует учесть важный нюанс: работодатель обязан предоставлять учебный отпуск только в том случае, если заведение, где учится работник, лицензированное. Однако если справка‑вызов предоставлена, подписана и скреплена печатью, у директора нет оснований для отказа в отпуске. Проверять наличие лицензии учебного заведения — задача самой организации, но не работника. Поэтому и требовать у него копию лицензии ни кадровик, никто другой не имеет права.

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/otpusk/uchebnyj/kak-oformit.html