Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку

В этой статье:

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений.

Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе».

Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:

фамилию, имя и отчество}
дату рождения}
данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).

Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ. Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-provesti-vydachu-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2019 | как оформить

Каждый кадровик сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные страницы. Собрали всю полезную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку и как его оформить, чтобы не придрался инспектор ГИТ.

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички. Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях. И то, и другое – категорически запрещено. Поступая таким образом, отдел кадров не только подставляет себя под законные штрафные санкции, но и создает большие проблемы владельцу документа.

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

У некоторых людей послужная деятельность может быть очень обширной и им понадобится не один вкладыш – законодательно их количество не ограничено. А о том, сколько трудовых должно быть в запасе у кадрового специалиста, читайте в статье журнала «Справочник кадровика».

Алгоритм заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году:

Шаг 1. Кадровик обнаружил, что свободные листы в документе закончились, и сразу сообщил об этом сотруднику.

Шаг 2. Владелец книжки пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать бланк вкладыша в трудовую книжку. В ответ на это директор издает распоряжение о выдаче бланка, оговаривая, за счет каких средств он будет оплачен.

Скачать образец >>>

Шаг 3. Выдается бланк, при этом ответственный сотрудник фиксирует этот факт в Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 4. Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2019 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные. То же касается образования и специальности.

Дата заполнения никак не связана с датой заведения книжки, фиксируется фактический день, когда заполнялся документ. Ставятся подписи владельца и ответственного сотрудника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Шаг 5. В основном документе проставляется штамп «выдан вкладыш» с указанием его реквизитов. Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.

Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке. Но есть один момент, который может вызвать затруднения — это последняя запись в основном документе, которая не помещается полностью на последней страничке. В таком случае ее просто нужно продолжить во вкладыше, даже если предложение будет разделено на два документа; пустых строк в бланке трудовой оставаться не должно.

Если в дальнейшем будут меняться основные сведения о сотруднике, новую информацию необходимо будет внести в оба документа.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Два главных правила

1. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Поэтому он обязательно должен быть к ней надежно прикреплен во избежание утери.
2. Вшивать вкладыш в основной документ нужно после его заполнения.

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый. Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным. Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2019 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
открыть вкладыш на срединном развороте;

сделать в обоих документах по два отверстия;
сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
связать концы ниток в середине вкладыша.

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

Как внести изменения в сведения об образовании

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками. На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно. По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника

Покупать вкладыш в трудовую книжку работника может только его работодатель. Этот документ, как бланк строгой отчетности, приобретается у предприятия «Гознак», либо у его лицензированного представителя. Занимается закупкой бланков ответственное лицо (чаще всего, бухгалтер или кадровик), имеющее доверенность от директора.

Закупленные формуляры принимаются на баланс как материальные ценности, фиксируются в приходно-расходную книгу с указанием номеров и по мере надобности передаются в отдел кадров под расписку. Очевидно, что к вопросам закупки, хранения и использования вкладышей нужно подходить со всей серьезностью.

Не стоит принимать от работников приобретенные ими самостоятельно формы, при выявлении их недействительности (иногда спустя годы) кадровику придется нести ответственность за нарушение и решать множество проблем с восстановлением вкладыша.

В распоряжении кадровой службы всегда должны быть несколько чистых бланков, поскольку зачастую они требуются срочно; бывает, что у сотрудника (например, при увольнении) нет времени ждать, когда подойдет срок очередной закупки. Ответственный сотрудник отдела кадров обязан ежемесячно предоставлять в бухгалтерию отчет о расходовании бланков и необходимости их приобретения.

Несмотря на то, что покупает вкладыш в трудовую книжку работодатель, оплачивает его сам работник. Этот вопрос оговаривается на этапе издания приказа о выдаче документа. При начислении зарплаты служащему, из нее вычитается стоимость закупленного формуляра. В 2019 году это совсем небольшая сумма в пределах двухсот рублей.

Однако, в некоторых случаях с работника снимается эта обязанность и платит за бланк его работодатель. Это может быть, если:

наниматель потерял вкладыш и вынужден выдать дубликат;
наниматель испортил бланк при заполнении и вынужден использовать новый, дополнительный;
это предусмотрено коллективным договором или другими ЛНА.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1085052-17-m7-vkladysh-v-trudovuyu-knijku

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Итоги

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

работнике (именуется также титульным листом);
работе;
вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

заполнение вкладыша;
вшивание вкладыша;
юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

дату заполнения документа;
персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

взять иголку с ниткой;
плотно приложить вкладыш к книжке;
пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

прямоугольный контур;
словосочетание «Выдан вкладыш»;
слова «Серия» и «Номер»;
линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/kak_oformit_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku_obrazec/

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

«Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
«Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2026

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2026 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

точек в конце записи не ставить;
использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Источник: https://ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить, ведение и хранение вкладыша

Трудовая книжка — это документ, который подтверждает стаж и профессиональный опыт гражданина. В дополнение к ней есть вкладыш. Разберемся, для чего он нужен, как его правильно заполнить и хранить, а также что ждет работодателя за утерю.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Что такое вкладыш и зачем его оформлять?

Вкладыш в трудовую книжку — это документ, который содержит сведения о профессиональной деятельности сотрудника и имеет равную юридическую силу с трудовой книжкой. Он нужен в тех случаях, когда в самой книжке уже не осталось свободных граф и строк, необходимых для отражения информации о рабочем стаже человека. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. На титульном листе бланка содержатся следующие сведения:

ФИО физического лица.
Дата его рождения.
Уровень образования.
Профессия, специальность.
Дата заполнения.

Внутри документа вносят информацию:

О периодах работы человека у конкретного работодателя.
Награждениях, полученных в период осуществления профессиональной деятельности.

Внимание! Эти документы обязательны при оформлении вкладыша в трудовую книжку. Вы можете скачать их бесплатно:

Приведем образец бланка вкладыша в трудовую книжку на 2019 год:

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Заполнение вкладыша в трудовую книжку следует начать с проставления штампа отметки о его выдаче. Отметку ставят внутри трудовой на развороте обложки. Штамп отметки включает в себя:

запись с формулировкой «Выдан вкладыш в трудовую книжку»;
серию и номер документа.

Пункт 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003 г. (далее – Правила), разрешает ставить отметку о выданном бланке как от руки, так и в виде печатного штампа. Прямых запретов использовать оба этих способа нет.

Документ надлежит вшить в трудовую. При этом действующее законодательство строго не устанавливает, куда именно он должен быть вшит. Его можно поместить в начале, середине или в конце документа.

Нумерация внутри вкладыша является продолжением нумерации, начатой в основном документе.

Пример

Свободное место закончилось на записи под номером 14. Во вкладыш запись вносят под номером 15, а не 1.

На титульный лист ставят печать работодателя, оформившего документ. Если печать будет отсутствовать, то документ будет считаться недействительным.

Датой заполнения бланка является фактическая дата его приобретения или внесения первой записи. Нельзя ставить дату оформления самой трудовой.

Пример

Дата заполнения документа 17 мая 2008 г. Вкладыш был приобретен для внесения записи о трудоустройстве от 19 января 2016 г. На титульном листе в строке «дата заполнения» указывают 19 января 2016 г.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

В случае смены работником имени, фамилии, отчества, это также фиксируют при оформлении документа. Например, одна из работниц вступила в официальный брак и поменяла свою фамилию уже после того, как для нее был оформлен вкладыш. В пункте 2.3 постановления Минтруда от 10.10.

2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» сказано, что изменение ФИО, даты рождения и других данных осуществляется на основании паспорта, свидетельства о заключении брака/разводе и т.д. Изменения фиксируют на титульном листе документа. Старую информацию зачеркивают одной прямой чертой. Рядом указывают новую информацию о физлице.

На развороте документа делают ссылку на документ, который служит основанием изменений изменение. Рядом со ссылкой ставят подпись лица, внесшего запись, расшифровку его подписи и печать компании. Такая запись ошибочной не считается.

Что делать, если внесли ошибочные сведения:

Изъять вкладыш из книжки.
Аннулировать его.
Завести новый бланк.
Внести запись о выдаче нового бланка.

Исправлять записи в бланке можно в двух случаях:

Неверно внесены данные в раздел «Сведения о работе».
Неверно внесены данные в раздел «Сведения о награждениях».

Если ошибки были внесены на титульный лист, то оформляют новый бланк.

Отметим: единого мнения по поводу порядка исправления записей нет. Пунктом 30 Правил запрещено зачеркивать записи в разделе о работе и награждениях внутри трудовой. Корректировка записи делается путем признания записи внутри бланка недействительной с формулировкой «Запись под номером «…» считать недействительной». Вместе с тем, прямо не указано, что нельзя поступить подобным образом и с записями, сделанными во вкладыше.

П. 27 Правил предписывает обратиться на предыдущее место работы, если некорректная отметка была внесена именно там. В случае обращения работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику и сделать верную запись.

Особенности ведения вкладыша в трудовую книжку

Основные правила:

Без трудовой вкладыш недействителен.
Число бланков неограниченно.
Бланки, содержащие ошибки, должны быть аннулированы.

Вкладыши хранят вшитыми в трудовые книжки в сейфе или помещении, которое недоступно для посторонних лиц лиц. Ведь они относятся к бланкам строгой отчетности. Согласно постановлению Правительства от 06.05.2008 № 359 БСО хранятся в сейфах или закрытых помещениях.

На руки работнику вкладыш и книжку выдают при увольнении либо в иных случаях по его заявлению. Например, для предъявления в государственных учреждениях и фондах.

Наличие заполненных бланков фиксируют в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Журнал является обязательным для всех работодателей. Образец журнала и утверждённая форма есть в приложении № 3 к постановлению Минтруда № 69.

Сведения о документе вносят в столбец № 6. Запись об оформлении вкладыша вносят отдельной строкой в день, когда он был заполнен. В графе № 12 ставят отметку о выдаче вкладыша в трудовую книжку при увольнении.

Где купить вкладыш?

Бланки установленного образца продают в книжных магазинах, в киосках Роспечати, а также в магазинах канцелярских принадлежностей.

Покупают их сами сотрудники, которым они необходимы. Бланки также приобретают сами работодатели и выдают кадровикам для оформления. Согласно п. 47 Правил затраты на покупку бланков возмещаются работодателю при увольнении работника. Его стоимость вычитается из суммы выплаты при увольнении. Доход относится к прочим внереализационным доходам компании.

Если же работодатель по каким-либо причинам утратил трудовую или вкладыш работника, он обязан возместить потерю на безвозмездной основе, то есть завести новый документ.

Ответственность за неправильное хранение вкладышей

В соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки и вкладыши по работникам, проработавшим у него более 5 дней.

П. 45 Правил возлагает ответственность за хранение документов сотрудников на работодателя. Руководитель предприятия может лично заниматься заполнением документов, а также может оформить приказ и назначить ответственным любого сотрудника из штата.

Пример

В приказ о назначении ответственного вносят запись:

«Назначить ответственным за хранение и ведение трудовых книжек и вкладышей в них бухгалтера ООО «Актив» Мартынову Ольгу Юрьевну».

В случае утери, порчи или уничтожения документов ответственного ждет выговор (ст. 192 ТК РФ). Если был составлен договор о материальной ответственности, то виновного также ждет возмещение материального ущерба работодателю.

Ст. 5.27.1 КоАП устанавливает ответственность за нарушение правил в сфере законодательства о труде. К ним относятся нарушения требований хранения и ведения документов сотрудников. Размеры штрафов:

для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей;
для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если правонарушение совершено впервые или не принесло большого ущерба, то предприятие и его должностное лицо может ограничиться предупреждением.

Оформление вкладыша в трудовую книжку: частые ошибки

Нумерация во вкладыше начинается заново. Оформляя вкладыш сотрудники часто допускают ошибки. Они полагают, что во вкладыше записи должны начинаться с цифры «1». В итоге получается, что записи в книжке и во вкладыше пронумерованы параллельно. На самом деле нумерация сквозная, и она продолжает нумерацию из трудовой книжки.
Отсутствие записи об оформлении вкладыша в «Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них». Он является точно таким же по силе документом, как и сама трудовая. Его выдача должна быть зафиксирована в журнале.
Отсутствие прошивки вкладыша. Вкладыш может быть просто помещен внутри трудовой. Но правила приписывают именно вшивать его, так как вложенный вкладыш легко потеряется.
Внесение записи не в тот раздел бланка. Невнимательность ответственного лица может привести к тому, что заполняя книжку, он заносит часть записи о приеме или увольнении сотрудника в раздел «Сведения о работе», а вторую часть в раздел «Сведения о награждениях».

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2398-kak-oformit-vkladysh-v-trudovuyu-knijku

Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Как заполнить трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку, какие записи внести на титульный лист вкладыша в трудовую книжку, обо всех нюансах оформления расскажем в статье.

На титульном листе трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку вписывают Ф. И. О. работника, указывают дату его рождения, а также образование, профессию или специальность. Обязательно указывают дату заполнения титульного листа и заверяют подписью работника, уполномоченного вести такие документы. Работник также должен расписаться в заполненном документе. После этого проставляется печать организации при ее наличии.

Подробнее о вкладыше в трудовую книжку читайте в статьях:

Фамилию, имя и отчество на титульном листе трудовой книжки (ТК) и вкладыша в трудовую книжку следует указывать:

полностью;
без замены инициалами;
без сокращений.

Скачайте документы по теме:

Все записи делают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Ориентироваться следует на то, как указаны записи в таких документах.

Даты, как правило, указывают арабскими цифрами, например: 12.08.1982. Такие правила установлены пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69 (далее – Инструкция № 69). Если дата рождения указана прописью, это не считается ошибкой. На основании Инструкции № 69 требуется вносить дату арабскими цифрами только непосредственно в разделах ТК или вкладыша.

Справка

Соответствующие запись об образовании и профессии, специальности вносят в ТК или вкладыш в трудовую книжку на основании подтверждающих документов: дипломов, аттестатов и так далее. В графе «Образование» указывают не только уровень образования, но и присвоенную специалисту квалификацию. Уровни образования см. в этой таблице.

Например, если сотрудник стал бакалавром, то следует указать: «высшее – бакалавриат». В соответствующей графе «Профессия, специальность» вписывают направление подготовки. Например, запись выглядит так: «Направление подготовки «Психология»».

В дальнейшем специалист может получить следующий уровень образования. В этом случае на титульном листе ТК или вкладыша в трудовую книжку (как оформить образец) вносят дополнительную запись. Например, «высшее – бакалавриат, магистратура». Соответствующие записи в графе «Профессия, специальность» можно оставить прежними, если направление подготовки не поменялось. Если же новый диплом получен по другим направлениям подготовки, это следует указывать через запятую, например, «Психология», «Менеджмент».

Важно! Ранее в строке «Образование» допускалось производить запись о неоконченном образовании. Такие записи вносили на основании представленного документа, полученного из образовательного учреждения. С учетом принятого Закона от 29 декабря 2012 года под № 273-ФЗ записи о незаконченном образовании не вносят. На основании порядка, предусмотренного в пункте 2.1 Инструкции № 69, вносят соответствующую информацию о последнем законченном образовании специалиста – среднем общем или среднем профессиональном и так далее.

В графу «Дата заполнения» вносят день и год, указанный цифрами. Месяц можно указывать прописью или цифрами, так как в Инструкции № 69 нет разъяснений по поводу того, как правильно указывать дату заполнения. Присутствует только рекомендация отражать даты арабскими цифрами в разделах ТК и вкладыша в трудовую. Но при этом следует учитывать, что в формате графы «Дата заполнения» можно вписать прописью только месяц. Примеры записей: «4 мая 2018» или «04.05.2018».

Заполненные сведения на титульном листе при оформлении ТК и вкладыша в трудовую книжку (образец 2018) должен заверить своей подписью:

специалист, отвечающий за заполнение этих документов;
владелец книжки расписывается в строке, которая специально отведена для подписи.

На титульном листе следует поставить печать, если организация использует ее в своей работе или печать кадровой службы, если в ней содержится наименование организации и ее местонахождение, указанное на русском языке.

Как оформить титульный лист трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (пример)

Пример.

А.В. Дежнева принята в организацию 15 января 2018 года на должность психолога. Это для нее первое место работы. Кадровик заполнил титульный лист ТК психолога.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец титульного листа)

Запись в трудовую книжку о вкладыше (образец)

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыши в трудовую книжку (образец) заполнять нужно в том же порядке, что и трудовые книжки. Все сведения о таких документах указывают в книгах учета. Вкладыш оформляют при необходимости внести новую запись в один из разделов ТК, если все графы соответствующего раздела уже заполнены (в соответствии с пунктом 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства 16 апреля 2003 года под № 225).

Например, сведения о приеме на работу, переводе, увольнении следует вносить в раздел «Сведения о работе». Нельзя вносить эту запись в свободные разделы ТК, к примеру, в «Сведения о награждениях».

Справка

При оформлении вкладыша в трудовую книжку (образец) нумерация записей продолжает нумерацию соответствующих записей по разделам ТК. Следует учитывать, что вкладыш в трудовую (образец) без заполнения трудовой книжки недействителен (на основании пунктов 11 и 38 Правил №225).

Выданный вкладыш вшивают в ТК. Так как законом не установлено конкретное место закрепления вкладыша, его следует вшить между последней страницей ТК и задней обложкой или посередине. Цвет и качество ниток выбирают на свое усмотрение.

Вкладыши для трудовой книжки нельзя вшивать «про запас». Делать это необходимо только в том случае, если в книжке закончилось место в соответствующем разделе, который необходимо заполнить. ТК не станет недействительной, если в нее вшит вкладыш, работодателя за это не накажут, но выдавать вкладыш в трудовую книжку без записей (образец) нет необходимости.

Сроки внесения записей при заполнении вкладыша в трудовую книжку (образец)

Оформление вкладыша в трудовую книжку проводят при необходимости внести соответствующую запись в нужный раздел ТК, если в этом разделе нет места по причине того, что он полностью заполнен. Запись о работе, о переводе на другую постоянную работу и так далее вносят в ТК или вкладыш на основании соответствующего приказа или распоряжения, выпущенного руководителем организации.

Если работника уволили, все записи вносят непосредственно в день увольнения. Формулировки во вкладыше должны соответствовать тексту документа-основания.

Какие требования учитывать при внесении записей во вкладыш в трудовую книжку (как оформить образец)

Оформляя документ, все записи вносят ручкой синего, черного, фиолетового цвета. Для заполнения можно воспользоваться перьевыми, гелевыми или шариковыми пишущими приборами, другими ручками и цветом записи делать нельзя. Слова вписывают полностью. Исправления и сокращения недопустимы.

Справка

Если во время оформления записей в ручке закончились чернила, то необходимо завершить их другой ручкой с чернилами такого же типа и цвета. Когда подобрать однотипные чернила не удалось, следует попытаться сохранить цвет.

В оформленный вкладыш в трудовую книжку вносят, в частности, сведения о:

работе;
переводах на другую постоянную работу;
получении второй или последующей профессии, специальности;
повышении уровня квалификации;
работе по совместительству (такую запись вносят по желанию работника);
изменениях наименований должности;
награждениях за успехи в работе;
увольнении.

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку не вносят ведения о взысканиях. Исключением являются случаи, когда увольнение состоялось из-за проступка.

Если во время работы изменилось наименование организации, об этом также делают запись в ТК или вкладыше (на основании пункта 3.2 Инструкции № 69).

Все слова в трудовой книжке и вкладыше в трудовую книжку следует прописывать полностью без сокращений. Например, вносят слово «приказ», а не «пр.», указывают «распоряжение», а не «расп.». Соответствующие правила установлены пунктом 11 Правил под № 225. Если в записи сделаны сокращения, необходимо признать ее недействительной. Узнайте, как признать запись недействительной

Справка

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку вносят только соответствующие записи о переводе на другую постоянную работу (на основании части четвертой статьи 66 трудового Кодекса, пункта четвертого Правил № 225). Записи о временном переводе не отражают.

При переводе к другому работодателю в документ вносят две записи: об увольнении с прежнего места работы, и о приеме на новую должность. Первую запись должен внести кадровик той организации, из которой работник увольняется. Вторую вносит кадровик той организации, которая принимает специалиста. Узнайте подробнее об оформлении перевода сотрудника в тематической статье

Обратите внимание! Если в период работы специалисту присвоен новый разряд, класс или категория и т. п., работник получил вторую или последующие профессии, это отражают в ТК в разделе «Сведения о работе». В графе первой проставляют очередной порядковый номер соответствующей записи, а в графе второй вносят дату получения новой профессии или присвоения разряда. В графу третью вносят основную запись. В графе четвертой — номер и дату подтверждающего документа.

Новую профессию следует дополнительно отразить на титульном листе ТК или вкладыша. В строке «Образование» при этом ничего не меняют. В строку «Профессия, специальность» вносят еще одну профессию через запятую.

Если работник повысил квалификацию, запись об этом вносят в раздел «Сведения о работе». Прописывают сроки обучения на курсах, в школах по повышению квалификации или переквалификации и подготовке кадров. Далее вносят соответствующие реквизиты документов об обучении: диплома или удостоверения, свидетельства. Продолжительность курсов значения не имеет. То есть они могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными.

Запись о работе по совместительству вносят только по просьбе работников. Сведения вписывает кадровик или специалист, отвечающий за ведение вкладышей и ТК по основному месту работы специалиста. Основанием для записи является документ о работе по совместительству.

В действующем законодательстве не указано, какой это конкретно должен быть документ. Можно использовать тот, в котором содержатся все необходимые сведения. Например, справку, копию или выписку из приказа о приеме на работу и так далее (на основании части пятой статьи 66 ТК РФ). Копии документ принимают с заверенными работодателем надписями «Верно» или «Копия верна», с названием должности и указанием лица, выдавшего копию, расшифровкой подписи и датой изготовления.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384246-trudovaya-knijka-vkladysh-18-m5