Расходы на оформление визы для служебной командировки

Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Итоги

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

• другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

См. также: «Оформляем и оплачиваем командировки».

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_ucheta_komandirovochnyh_rashodov/

Командировка за границу

Все организации по тем или иным нуждам отправляют своих сотрудников в командировочные поездки.

Но далеко не все предприятия имеют сферы интересов за пределами Российской Федерации. Но если на предприятии практикуются заграничные командировки, то следует изучить порядок их предоставления и оплаты, так как он отличается от аналогичного порядка, установленного внутри страны. Главное отличие заключается именно в начислении и оплате расходов на поездку.

Немаловажными являются правила оформления виз и загранпаспортов для командировочных, а также приема от них отчетности о проделанной работе. Все эти нюансы будут досконально рассмотрены ниже.

Заграничные командировки

Загранкомандировка – это поездка, организованная с целью достижения поставленной перед командировочным работником задачи. Ее основным отличием от обычной стандартной командировки является место назначения, оно лежит за пределами границ Российской Федерации. Поездки могут быть организованы в ближнее или дальнее зарубежье. Особых отличий при оформлении документации нет, а вот расходы на поездку будут зависеть напрямую от того, куда, зачем и на сколько едет работник.

Командировка за рубеж может иметь различные конечные цели. Чаще всего такими целями являются:

1. Обмен опытом.
2. Повышение профессиональной квалификации.
3. Закупка оборудования или партий товаров.
4. Доставка купленных услуг или продукции.
5. Получение важных консультаций.

От самой цели, а также от конечного результата по ее достижению не зависят обязательства работодателя по:

1. Сохранению рабочего места за командировочным.
2. Выплате ему средней заработной платы за время его отсутствия на основном рабочем месте.
3. Оплаты ему проезда, проживания, компенсирования иных расходов.

Все перечисленные гарантии закреплены в статье 167 Трудового кодекса РФ.

Возможность отправки сотрудников за границу для выполнения особых поручений руководства организации, а также нюансы по их оформлению и оплате должны быть прописаны в коллективном договоре предприятия. Суммы гарантируемых выплат регулируются самим нанимателем и прописываются в локальной документации организации.

Особенности оформления

Действующие законодательные нормы значительно упростили порядок оформление командировочных поездок как внутри страны, так и за рубеж. Многие документы, которые были раньше обязательными атрибутами при оформлении поездки, сегодня применяются лишь на усмотрение работодателя. Например, служебное задание более не считается обязательной нормой. Но далеко не все бланки стали добровольными, приказ к таковым не относится.

Как только решение о поездке за границу принято, наниматель обязан издать приказ.

Он печатается на стандартном бланке Т-9, а при оформлении групповых командировок Т-9а. Приказ содержит всю исчерпывающую информацию о том, куда, зачем и на сколько едет работник. В тексте распоряжения также оговаривается цель отправления и сроки прибытия назад. По желанию нанимателя в приказе можно прописывать даже вид транспорта, на котором сотрудник имеет право добираться до места назначения, но обычно такие нюансы закрепляются в коллективном договоре. Кроме приказа, командировочному может быть выдано служебное задание с уточнением всех важных деталей и указанием миссии поездки.

Процедура оформления загранпаспорта и визы для сотрудника также ложится на плечи руководства организации. Расходы по всем оформительным процедурам компенсируются нанимателем.

Последним шагом при оформлении, но самым важным для самого работника, является расчет предполагаемых расходов и выдача авансового платежа на их погашение. Командировочные расходы компенсируются нанимателем только в оговоренной части, все, что было потрачено по инициативе самого командировочного, официальными расходами не считается.

Служебное задание

Сегодня не все понимают, является ли служебное задание обязательным к заполнению и выдаче. Если обратиться к действующим законодательным нормам, то несложно проследить, что установленная ранее обязательность по выдаче служебных заданий каждому направляемому в поездку сотруднику, ныне упразднена.

При оформлении командировочных поездок наниматели руководствуются нормами, изложенными в статьях Трудового кодекса и Постановлении № 749. В Постановлении приведена форма служебного задания. С 01.01.2015 года в этот нормативный документ были внесены поправки, которые упразднили данный документ и разрешили пользоваться им исключительно на усмотрение руководства. Справедливости ради следует сказать, что большинство предприятий пользуется данной формой регулярно, так как она очень удобна, и позволяет прописать в ней все самые важные аспекты и нюансы.

В служебном задании указывается:

1. Юридическое название предприятия.
2. Номер бланка и дата его составления.
3. Фамилия и инициалы сотрудника, а также его табельный номер.
4. Данные о должности командируемого и подразделения, к которому он причисляется.
5. Адрес, по которому работник должен прибыть для выполнения задания.
6. Название фирмы, которая будет принимать командировочного.
7. Даты начала командировочного пути и его окончания. Здесь включаются и дни, выделяемые на поездку до места назначения и обратно.
8. Продолжительности отсутствия общее и конкретное без учета дороги.
9. Данные о том, кто несет расходы на компенсацию поездки.
10. Основание для оформления, проставляется номер и дата приказа о направлении за рубеж.
11. Цели, которые в идеале должны быть достигнуты за время посещения зарубежной организации.

Служебное задание подписывается руководителем организации, направляющей сотрудника и самим командировочным.

Оформление загранпаспорта

Организации, в которых командировка за границу является обыденной повседневностью, обязывают своих сотрудников не только иметь загранпаспорта в наличии, но и тщательно следить за их сроками действия. Однако бывают случаи, когда командировка организуется довольно спонтанно, а заграничного паспорта у командируемого нет. Тогда наниматель имеет право компенсировать расходы на получение данного документа.

При оформлении загранпаспорта следует учитывать такие моменты:

1. Подачу документов на его получение необходимо осуществлять заранее, потому что даже ускоренная выдача требует определенных временных затрат.
2. Работодатель обязан сам указать, какой вид загранпаспорта – биометрический или обычный, следует заказывать. Этот момент крайне важен, так как разность стоимости между этими двумя документами составляет более 100%. Заграничный паспорт старого образца выдается на пять лет и стоит 1500 рублей, а биометрический обойдется в 3500, но будет действовать в два раза больше.

Кроме расходов на оформление самого паспорта, не стоит забывать о необходимости сделать фото. Эти расходы также может оплатить организация. Сотруднику также может понадобиться свободное время в течение рабочего дня для посещения паспортно-визовой службы. Все эти нюансы следует учитывать.

Сложность и длительность оформления загранпаспорта может поставить под удар саму поездку, поэтому сотрудники, часто направляемые за границу, обязаны следить за сроками действий индивидуальных удостоверений личности.

Получение визы

Многие зарубежные страны требуют не только наличия загранпаспорта, но и оформления визы. Сложность ее получения, как и конечная стоимость, зависит от страны, в которую она берется. Если загранпаспорт может быть оформлен работником и за свой счет, то виза — это всегда обязанность компании, которая направляет сотрудника за рубеж.

Для получения визы необходимо обращаться с обязательным пакетом документов в посольство, консульство или представительство нужной страны. Крупные компании стараются перекладывать бремя оформительной процедуры на специальные компании, которые за отдельную сумму оказывают посреднические услуги. На самом деле личная подача документов и получение ответного результата может занять огромное количество времени. Не говоря уже о сборе все документации и заполнении обязательных бланков.

При подаче заявки на оформление визы следует учитывать индивидуальные характеристики командируемого: нет ли у него запретов на выезд из страны.

Запреты могут быть выставлены по причине:

1. Наличия задолженностей перед банковскими организациями.
2. Скопившихся долгов по алиментам.
3. Принадлежности командируемого к особым работникам, которые не могут покинуть пределы родины по причине владения особо ценных знаний (речь о государственных и военных тайнах).

Срок визы зависит от страны получения и от наличия или отсутствия ранее выданных визовых нареканий.

Командировочные расходы

Статья 168 ТК РФ регламентирует обязательные компенсационные выплаты, которые должны быть произведены нанимателями при направлении сотрудников в командировочные поездки.

К обязательным выплатам относят:

1. Расходы на поездку. Это графа уточняется колдоговором организации, например, может быть разрешено добираться только поездами и автобусами, но не самолетами, или уточняется класс полетов. Поездка на такси не считается обоснованным расходом, поэтому не компенсируется.
2. Затраты на проживание. Чаще всего командировочные арендуют гостиницы, хотя принимающая сторона может предоставить проживание в общежитие или хостеле. Также по согласованию с нанимателем командировочный может арендовать отдельную квартиру или комнату.
3. Оплата суточных расходов. Каждые сутки командировки должны быть оплачены по установленному тарифу. Размер суточных в частных организациях устанавливается самостоятельно руководством фирмы, а в государственных эта цифра регламентирована законодательно. Считать суточные можно исходя из установленных норм, которые отличаются в зависимости от страны пребывания.
4. Иные расходы. По согласованию с нанимателем оплачиваться могут любые расходы, главное заранее оговорить границы возможного.

Расходы подсчитываются перед поездкой по примерному прейскуранту и выдаются авансом. Выдавать средства можно как наличными, так и безналичными на расчетный счет командируемого.

По приезде из командировки сотрудник дает отчет по расходам, который подкрепляется платежными документами. Бухгалтерия подбивает финансовый итог, а рассчитанную разницу удерживает из сотрудника или доплачивает ему.

Предоставление отчета о поездке

Рассчитать сумму потраченных средств можно по предоставленному отчету, но не только для этого заполняется данный бланк.

Письменный отчет о поездке дает возможность работодателю оценить результат командировки.

Он сравнивает выданное задание и итоги его выполнения и прогнозирует будущие расходы, а также необходимость дополнительных командировок по этой же теме.

Если при оформлении поездки руководство организации выдавало командируемому служебное задание, то отчет заполняется на этом же бланке. В специально отведенных графах прибывший работник ставит отметки о результатах поездки и прописывает суммы потраченных средств.

При отсутствии задания отчет может быть составлен в произвольном порядке или писаться на специальных разработанных в фирме бланках. По законодательным нормам, представить отчет следует в трехдневный срок после прибытия.

Отчет сдается руководителю организации, а уж затем отправляется в бухгалтерию для окончательного расчета затраченных сумм.

Образцы документов

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Приказ на командировку Т-9а бланк 1 Приказ на командировку Т-9 бланк 1

Источник: http://ZnatokTruda.ru/komandirovka/zagranichnaja/

Оформление командировки

Оформление командировки – процедура важная и ответственная как с точки зрения кадрового дела, так и в отношении бухгалтерского учета. Какие документы готовит сотрудник и предприятие, сколько требуется выплатить командировочных, и какие нюансы с этим связаны, рассмотрим в статье.

Под командировкой понимается поездка сотрудника предприятия для выполнения трудовой задачи вне места своей работы. При этом если работа сама по себе связана с разъездами (водитель, торговый агент), то такие поездки командировками не считаются.

Началом командировки считается день отъезда, а датой окончания – день прибытия. Причем если транспорт прибывает в ночное время после 00:00, начавшийся новый день и будет днем окончания поездки.

Правила оформления командировки изменились в 2015 году: документов стало меньше. Теперь не нужно оформлять письменное служебное задание и командировочное удостоверение. Журнал учета выбывающих и прибывающих сотрудников также можно не вести.

Все эти действия, разумеется, не запрещены: компания может и сегодня сопровождать служебные поездки такими бумагами. Но обязательным и достаточным документом стал приказ о направлении в командировку.

Порядок и нюансы подготовки командировок для работников прописывают в Положении о командировках – внутреннем документе, который и будет регламентировать необходимую документацию и действия всех вовлеченных членов коллектива. Это не обязательный документ, и разрабатывать его стоит лишь в том случае, если командировки составляют значительную часть деятельности. Если Положение не составлено, можно прописать правила организации поездок в других внутренних постановлениях.

Что учесть в положении

В документе нужно указать размер суточных. Закон не ограничивает работодателя ни в минимальной, ни в максимальной сумме. Можно предусмотреть разный размер суточных для рядового персонала и, например, для руководства. Однако предусмотрен максимальный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ: 700 рублей для внутренних командировок, 2500 рублей при поездках за границу.

Если фирма выделяет больше денежных средств, то все, что превышает указанную сумму, облагается налогом. В положении можно установить предпочтительные виды транспорта и уровень комфорта поездок, целесообразность использования такси и т.д. Например, бронировать купе поезда или эконом-класс самолета для специалистов, СВ и бизнес-класс — для менеджеров высшего звена.

Таким же образом можно разработать предписания по найму жилья – например, съемная квартира или 3-х звездочная гостиница для персонала; пятизвездочный отель – для руководства.

Приказ о направлении работника в командировку

Приказ может быть оформлен на одного или нескольких сотрудников. В приказе указывают название организации и ФИО сотрудника, его табельный номер, должность и название структурного подразделения (отдел, департамент и т.п.). Указывается место поездки, срок и цель: например, участие в конгрессе или выставке.

Обязательно заполняется графа «Основание для командировки» — им может быть план, служебная записка о необходимости поездки, служебное задание работнику и другие документы. В приказе указываются реквизиты этих бумаг, сами документы также прикладываются.

Приказ подписывает руководитель и командировочный в строке «С приказом ознакомлен».

Командировочные расходы в приказе не указываются, поэтому его отправляют в бухгалтерию, чтобы оформить суточные.

Возмещение расходов

Право на получение аванса дает приказ, то есть документальное оформление командировки. Деньги могут быть перечислены на карточку или счет уезжающего, а также выданы наличными. Точные сроки выдачи аванса законодательно не установлены, но это должно обязательно произойти до отъезда (согласно Постановлению Правительства № 749 от 13 октября 2008 г).

Размер аванса определяется исходя из размера суточных, стоимости проезда до места назначения и стоимости проживания.

Сидоров направляется из Москвы в Ростов, летит туда и обратно самолетом. Вылет 01 октября, прибытие назад 10 октября. Таким образом, длительность командировки составляет 10 суток.

Авиабилеты туда и обратно обошлись в 60 000 руб, отель – 20 000, суточные составят 1000*10=10 000. Таким образом, Сидорову следует выдать 60+20+10=90 тысяч рублей аванса.

Документальное оформление расходов в служебной командировке

Статья 168 Трудового кодекса предписывает компенсировать стоимость проезда до места назначения и обратно, стоимость проживания, ежедневные дополнительные (суточные) и другие расходы.

Командированный сотрудник обязан документально подтвердить все эти траты:

• Проезд: наличием билетов, в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона.
• Проживание: чеком из гостиницы или другого объекта, где человек проживает во время командировки;
• Прочие расходы: чеками за товары или услуги, квитанции, счета.
• Расходы на питание подтверждать не нужно – их оплачивают за счет суточных.

По возвращении на рабочее место прибывший заполняет авансовый отчет, в котором описывает затраты и подтверждающие их документы.

В авансовом отчете указывается:

1. Название предприятия и его подразделения.
2. ФИО и должность работника, его табельный номер.
3. Сумма выданного аванса и его назначение.
4. Наличие остатка или перерасхода средств.
5. Реквизиты всех документов, которые подтверждают расходы.

Документальное подтверждение трат имеет значение не только для руководства компании. Если агент по продажам съездил в другой город, где заключил контракт, но потерял проездные билеты, компания может компенсировать ему расходы на основании отчета о командировке (оформляется в свободной форме).

Однако налоговая служба такое подтверждение расходов не примет, а это имеет значение при подсчете налога на прибыль. То есть не доказанные командировочные траты провести как расходы не удастся.

Правильно учесть все бумаги и оформить расходы помогут специалисты сервиса Главбух.Ассистент. Им удобно поручить все задачи, связанные с кадровым документооборотом, учетом и отчетностью. Помощь профессионалов поможет вам освободить время для развития бизнеса и не отвлекаться на рутинные дела.

Командировка за границу

Документальное оформление поездки в другую страну производится так же, как и оформление местной командировки. Однако есть различия в финансовом обеспечении:

Во-первых, обязательной компенсации кроме проезда и проживания подлежат:

• загранпаспорт и визовое оформление,
• консульский сбор,
• обязательная медицинская страховка.

Обычно проживание в другой стране обходится дороже, поэтому предусмотрен больший размер суточных и они выплачиваются в валюте страны прибытия.

Схема расчета суточных выплат предложена в Постановлении Правительства №749.

День пересечения границы РФ считается первым днем, за который оплачиваются суточные в размере, предусмотренном для заграничных командировок и в валюте. День пересечения границы России при возвращении оплачивается по внутреннему тарифу и в рублях. Дату пересечения границы следует подтверждать документально – это может быть отметка в загранпаспорте, билеты или другие документы.

По прибытии заполняется авансовый отчет, но все подтверждающие счета, квитанции, чеки и прочее необходимо построчно перевести на русский язык.

Некоторые требования регулирующих органов относительно подтверждающих чеков и билетов противоречивы (возможность предоставления дубликатов и др.), поэтому лучше прилагать оригинальные квитанции. Гарантию правильного оформления отчетов дадут опытные аутсорс-специалисты.

Сравнительная таблица оформления внутренней и заграничной командировки

Внутренняя поездка	Зарубежная командировка
Основание для отправки в командировку	Приказ или распоряжение	Приказ или распоряжение
Дата начала	День отъезда	Дата пересечения границы РФ
День окончания	День приезда	Последний день перед датой пересечения границы РФ
Суточные выплаты, которые не облагаются НДФЛ, руб.	700	2500
Валюта	Рубли	Валюта страны прибытия
Основание для указания командировочных расходов	Авансовый отчет + документы, подтверждающие расходы	Авансовый отчет + документы, подтверждающие расходы, переведенные на русский язык

Дополнительные нюансы

В командировку может поехать любой сотрудник на любом транспорте, в том числе на своем личном, и в любой день недели. Рассмотрим эти случаи подробнее.

Как оформить командировку директора

Первое лицо компании отправляется в поездку по тем же правилам: оформляется приказ о направлении в командировку, который руководитель выписывает сам для себя.

Важный момент: в приказе обязательно следует указать лицо, которое будет исполнять обязанности руководителя на время его отсутствия. Если командировки составляют значительную часть работы начальника, порядок его замещения стоит прописать отдельным положением или распоряжением.

Командировка на машине

В случае поездки на собственном транспорте для подтверждения дат начала и окончания командировки понадобятся автозаправочные чеки.

Командировка на служебном автомобиле должна сопровождаться путевыми листами, где указываются даты начала и окончания поездки, расход топлива и другие расходы.

Командировка в выходной

Если сотрудник будет уезжать в выходной или праздничный день, нужно получить его письменное согласие до издания приказа о направлении в командировку. Работа в выходные оплачивается по двойному тарифу или в размере двойного дневного оклада.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во , Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Источник: https://www.business.ru/article/2266-oformlenie-komandirovki

Командировка за границу: сложности оформления

16 Января, 2018

Екатерина Ермакова

Менеджер проектов компании «Интеркомп»

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России.

Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику.

Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле. 

Средства под отчет 

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г.

№ 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

 

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте. 

Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя. 

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке. 

Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы. 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года. У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов. Как отразить эти операции в учете? 

30 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 52 
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл. США); 

31 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1 
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. — 57 500 руб. = 500 руб.); 

1 ноября 2017 года: 

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб./долл. США); 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) — 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.); 

20 ноября 2017 года: 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику); 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено. 

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее — перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Суточные 

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных.

Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты — 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ).

Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ). 

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.).

Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу — по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках). 

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами.

Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника. 

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса». 

Сотрудник направлен в командировку в США, затем, не заезжая в Россию, он едет в Германию по тому же приказу руководителя. Суточные в компании установлены в размере 900 руб. для поездок по России, 60 долл. для поездок в США и 50 евро для поездок в Европу, в том числе в Германию. Рассчитаем суточные, если 5 октября сотрудник вылетел в США, в Германию он вылетел 8 октября, в Россию прилетел 11 октября. Курс доллара на момент утверждения авансового отчета составил 57 рублей, курс евро — 68 рублей. 

Итак, суточные составят: 

— с 5 по 7 октября — 10 260 руб. (3 дня × 60 USD=180 USD); 

— с 8 по 10 октября — 10 200 руб. (3 дня × 50 EUR=150 EUR);

— 11 октября — 900 руб. 

Итого: 21 360 руб. 

Как мы знаем, в части НДФЛ законодательством установлены лимиты. Рассчитаем предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ. 

С 5 по 10 октября — 15 000 руб. (6 дн. × 2500 руб.) 

11 октября — 700 рублей. 

Итого: 15 700 руб. 

С разницы, составляющей 5660 рублей (21 360 — 15 700), необходимо удержать НДФЛ у сотрудника, а также заплатить взносы. А вот в целях налога на прибыль всю сумму суточных можно принять к учету, если данные размеры прописаны в локально-нормативном акте компании («Положение о командировках»).

Корпоративные карты 

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов.

По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации.

В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). 

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе. 

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя. 

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Основные различия 

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

по России	за границу
При направлении в командировку необходимо	издать приказ или распоряжение, где будут обозначены сроки, место назначения, цель командировки; отмечать в табеле учета рабочего времени дни командировки
оформить заграничный паспорт, при необходимости – визу
Аванс сотруднику выдается	в рублях	может быть выдан как в рублях, так и в валюте
Размер суточных, который не облагается НДФЛ	700 рублей	2500 рублей
Подтверждающие документы	документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод, который может быть выполнен самим сотрудником
Возмещаемые расходы	работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы
Статус сотрудника	не изменяется	при нахождении за границей РФ более 183 дней статус изменяется на нерезидента, НДФЛ с этого момента нужно платить в размере 30%

Источник: https://sber-solutions.ru/press-center/articles/komandirovka-za-granitsu-slozhnosti-oformleniya/

Командировка за границу в 2026 году

> расчеты с персоналом > Командировка за границу в 2019 году

Зарубежная командировка – явление не частое, именно поэтому бухгалтеры, однажды столкнувшись с оформлением командировки за границу, задумываются над тем, как ее правильно оформить, как списать расходы. Данная статья расскажет об особенностях учета командировочных расходов при поездке за границу и проанализирует особенности документального оформления заграничной командировки по сравнению с командировкой по РФ.

Оформление командировки и учет командировочных расходов мы ранее уже рассматривали – ссылка, но в указанной статье делался упор на служебные поездки в пределах РФ. Если же работника нужно отправить  в более дальнюю поездку, за рубеж, то нужно учесть некоторые особенности.

Учет расходов

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

• Затраты на проезд;
• Затраты на жилье;
• Суточные;
• Оформление визы;
• Оформление загранпаспорта;
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.

Расходы на проезд

Организация возмещает своему работнику расходы на:

• доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
• доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
• перемещение в месте назначения.

Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены. Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные.

Расходы на жилье

Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле.

Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.

В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.

Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

Суточные

Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно. Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных.

Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону. Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ.

Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом.

В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.

В день когда работник пересечет границу с РФ при возвращении на родину начинает действовать размер суточных, установленных для РФ.

Если командировка предусматривает посещение нескольких стран, то в день, когда командируемый въезжает в новую страну, начинает действовать размер суточных, установленных для этой страны.

При пересечении границы таможенный орган делает отметку в загранпаспорте, по которой бухгалтер в дальнейшем сможет определить, когда и в какую страну въехал работник.

Именно копия страницы загранпаспорта с этими отметками будет служить основанием для списания данных расходов.

Оформление визы

Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы.

Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

При необходимости копия визы может быть предоставлена в налоговую службу для обоснования произведенных расходов.

Все виды расходов, связанных с зарубежной командировкой, должны быть прописаны во внутренних локальных актах организации или в коллективном договоре. Там же должны быть указаны размеры суточных и виды иных расходов, возмещаемых работнику в связи с зарубежной командировкой.

Оформление документов

Командировка за границу начинается с того, что составляется служебное задание, занимается этим, как правило, непосредственный начальник работника, который отправляется за границу.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

На основании служебного задания на командировку оформляется приказ.

Далее работнику выдается необходимая сумма денег на затраты. Выдается он под отчет на основании авансового отчета АО-1. Сумма может быть выдана как в отечественной валюте, так и в иностранной.

В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях. Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

Важным отличием оформления зарубежной командировки от отечественной является то, что не нужно заполнять командировочное удостоверения. Если при поездке по РФ, работник должен в каждой организации, в которой он побывал, сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии, выбытии, то для поездки за границу этого делать не нужно.

Факт нахождения в той или иной стране будет подтверждаться загранпаспортом с отметками таможни о пересечении границы.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/komandirovka-za-granicu/