Второй вкладыш в трудовую книжку как оформить?

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Итоги

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

• работнике (именуется также титульным листом);
• работе;
• вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

• заполнение вкладыша;
• вшивание вкладыша;
• юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

• дату заполнения документа;
• персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

• взять иголку с ниткой;
• плотно приложить вкладыш к книжке;
• пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

• прямоугольный контур;
• словосочетание «Выдан вкладыш»;
• слова «Серия» и «Номер»;
• линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

• титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
• странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/kak_oformit_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku_obrazec/

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец :

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя оформлять ряд обязательных документов в процессе приема на работу сотрудника и увольнения с нее. Одним из таких документов является трудовая книжка, которая призвана подтвердить стаж работы человека. Если она заполняется полностью, то требуется вшивать вкладыш в нее.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Работодатель обязан заполнить трудовую книжку на протяжении 5 дней с момента приема на работу соискателя. В трудовую книжку (вкладыш) вносится следующая информация:

• место работы;
• занимаемая должность;
• сведения о переводе (если он был);
• изменения наименования предприятия (если они были);
• дата увольнения;
• причина увольнения.

Все записи не должны сокращаться, за исключением той информации, которая может по общепринятым правилам быть сокращена. Естественно, что со временем листы в трудовой книжке могут закончиться. И именно тогда требуется вшить вкладыш.

Как это сделать?

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.

Если рассуждать логически, то согласно инструкции, нумерация в трудовой книжке и вкладыше должна быть сквозной, следовательно, вкладыш необходимо вшивать после последнего листа, перед обложкой.

Первый шаг

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Потребуются нитки, игла и шило. В обязательном порядке следует удостовериться, что действительно в трудовой книжке нет чистых листов для записи сведений о приеме или увольнении.

Вкладыш следует пришить к заднему листу обложки, лучше всего даже к самому развороту. Необходимо сделать несколько стежков, чтобы в дальнейшем вкладыш не выпал. Нитки рекомендуется использовать приглушенных тонов.

После вшивания книжка и вкладыш должны составлять единый документ. Не допускается вклеивание вкладыша либо фиксация степлером. Этот запрет закреплен в пункте 38 Инструкции по ведению трудовых книжек.

Второй шаг

Как вшить вкладыш в трудовую книжку пошагово? Теперь можно внести запись непосредственно во вкладыш. Кстати, первый и второй шаги можно поменять местами.

На первый лист вкладыша заносится информация о физическом лице, которому трудовая книжка принадлежит.

На титульном листе книжки необходимо сделать отметку о том, что выдан вкладыш.

Третий шаг

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Теперь, когда информация о сотруднике заполнена, можно переходить к внесению записи о приеме или увольнении, переводе.

В книге движения трудовых книжек также делается отметка о том, что произведена процедура выдачи вкладыша.

На этом процедура вшивания закончена.

Если не вшить вкладыш?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вроде бы понятно, а если этого не сделать? Прежде всего, у владельца такой книжки могут возникнуть в дальнейшем проблемы при приеме на работу в другой организации, при оформлении пенсии.

Сам вкладыш без трудовой книжки не является действительным, даже если на нем стоят печати и записи.

Требования к бланку

Как вшить в трудовую книжку вкладыш и где его взять? Сам бланк вкладыша должен быть установленного нормативными актами образца и изготовленный исключительно на предприятии «ГОЗНАК». На предприятия возложена обязанность по закупке таких документов. Соответственно, у работодателя всегда должен быть определенный запас таких документов. Хотя на практике обычно сам работник приобретает вкладыш, чтобы отдел кадров вшил его в трудовую книжку.

Штамп, подтверждающий выдачу вкладыша

Ни инструкцией, ни другими нормативными актами не предусмотрено место, где должен проставляться штамп о том, что выдан вкладыш. На практике такую отметку проставляют либо на первом титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне обложки.

В данном случае ни первый ни второй вариант не будут считаться нарушениями, главное, если ставится отметка на титульной странице, чтобы она не закрывала сведения о ее владельце.

Образец штампа также не предусмотрен нормативными документами. Поэтому вокруг этого вопроса множество споров. Некоторые специалисты кадровых служб утверждают, что это должен быть именно оттиск, другие утверждают, что можно делать запись от руки и заверять печатью предприятия. Поэтому все же рекомендуется приобрести штамп, который можно найти практически в любом магазине канцтоваров или заказать у организации, занимающейся изготовлением печатей или предоставляющей полиграфические услуги.

Главное, если проставляется штамп, то он должен быть заполнен. Эта запись должна содержать данные вкладыша. Серия и номер могут отличаться в зависимости от даты выпуска. Обычно это семь цифр и две или три буквы серии. Вкладыши, приобретенные после 2010 года, имеют серию ВТ-I, а до 2003 года – АТ, а цифровая кодировка в таких вкладышах и трудовых книжках состоит из римских цифр. Соответственно, запись на штампе может быть следующей:

«ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия АТ № IIVIV».

Как вшить второй вкладыш в трудовую книжку?

Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.

Если сделана неправильная запись?

Как вшивать в трудовую книжку вкладыш, образец которого представлен выше? Без человеческого фактора в нашей жизни никуда, и если после вшивания запись испорчена, то в новом бланке не допускается вносить изменения. Придется все расшить и вставить новый бланк.

Если вкладыш был получен от работодателя, то следует составить акт о том, что бланк был испорчен, и уничтожить его. Если уже внесена запись в трудовую книжку о том, что выдан вкладыш, то потребуется внести запись о том, что штамп недействительный.

Вместо заключения

Можно ли использовать что-то другое вместо вкладыша? На этот вопрос можно однозначно ответить – нет. Не допускается использовать новую трудовую книжку. Согласно статье 66 Трудового кодекса, у физического лица может быть только одна трудовая книжка. Факт наличия второй трудовой книжки может расцениваться как подделка документов. Хотя последнее время такое встречается достаточно часто.

Самим же работникам кадровых служб следует быть всегда внимательными и аккуратными, так как ошибки в их деятельности могут привести к тому, что у физического лица в дальнейшем могут возникнуть проблемы в трудоустройстве в другую компанию и при оформлении пенсии.

Источник: https://businessman.ru/kak-vshit-vkladyish-v-trudovuyu-knijku—poshagovaya-instruktsiya-trebovaniya-i-obrazets.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Трудовая книжка является основным документом, отражающим хронологию трудового стажа, который может быть весьма обширным. В связи с чем, при окончании трудовой книжки и заводится вкладыш в книгу о труде, который, по сути, выполняет ту же функцию, что и трудовая книжка, но все же является ее продолжением, а не основным документом.

И, тем не менее, к оформлению вкладыша наряду с книгой предъявляются достаточно жесткие требования, отраженные в законодательных нормах.

Нормативная база

В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.

Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Зачем нужен?

Конечно, в большинстве случаев книги о труде хватает для внесения записей на протяжении всей трудовой деятельности, ведь для подобных записей предусмотрено 20 разворотов, предназначенных только для внесения сведений о работе, но ведь жизненные обстоятельства бывают разные.

Допустим, проработав на одном предприятии 20 лет можно исписать половину книжки, в случае неоднократных переводов, повышения разрядов, реорганизаций и слияний, а уж при постоянной смене работодателей книжка закончиться еще быстрее.

И учитывая, что в соответствии с законом работник может иметь оговоренный документ только в одном экземпляре, либо дубликат при ее утере, вкладыш заводится в случае окончания основной книжки, выступая в качестве продолжения и дополнения, который  подкрепляется к оконченному экземпляру книги о труде, и соответственно хранится и предъявляется только вместе с ним.

Как выглядит?

Форма вкладыша наряду с книжкой утверждена Постановлением Правительства РФ № 225 и имеет незначительные отличия в сравнении с основным документом.

В частности, присутствует практически такой же титульный лист, на котором указано, что сей документ является вкладышем, предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Это бланк строгой отчетности?

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Должна ли быть голограмма?

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении.

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Действителен ли без книжки?

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Как было сказано выше, вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

То есть в подобной ситуации этот аспект не является первостепенным, вкладыш соответственно заводится с учетом правил,  оговоренных в Постановлении №225.

Порядок выдачи

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал, форма которого утверждена Постановлением №69.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

Правила оформления и ведения

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Где поставить штамп о том, что вкладыш выдан?

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.

То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

Наглядный пример:

 Оформление титула

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• образование;
• специальность.

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.

То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Пример (образец заполнения):

образец заполнения вкладыша

Дата заполнения

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

То есть  дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Нужны ли печати?

Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.

Нумерация записей

После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.

 Как вшить?

Как правило, вкладыш присоединяется к трудовой книжке несколькими способами, так как не все знают нужно ли вшивать его, учитывая, что данное правило на законодательном уровне не установлено.

В частности, в некоторых случаях, банально используют большую скрепку для присоединения либо вовсе хранят вместе, хотя все-таки рекомендовано вкладыш вшивать, конечно уже после заполнения сего документа.

Для того чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку следует для начала развернуть книгу на последнем листе, затем проколоть шилом вкладыш в нескольких местах и обложку книжки, желательно и сверху и снизу, а затем толстой двойной нитью прошить несколькими стежками, с последующим закреплением концов нити.

Данную процедуру следует провести для того чтобы вкладыш не потерялся, ведь скрепка может и соскочить, и тогда путаница в документах будет неизбежна.

Нюансы

Конечно, учитывая, что в законодательстве не установлены правила ведения вкладышей возникают и другие сложности при оформлении и ведении сего документа.

Если закончился, то выдается ли второй?

К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Если утерян, то оформляется ли дубликат?

Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша, который оформляется по аналогии дубликата книги о труде.

То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

Нужен ли новый, если был испорчен?

Применяются к вкладышу аналогия с книгой о труде и при внесении неправильной записи.

В частности, при допущении ошибки на титульном листе, вкладыш изымается и списывается, а затем заводится новый.

Если запись внесена неверно

А вот при внесении неправильных данных в тот же раздел сведения о работе делается отметка о недействительности записи и вносится верная запись, но при этом вкладыш не признается недействительным и соответственно новый экземпляр не заводится.

Если работник сменил фамилию

В случае, если работник меняет фамилию, то отметка о смене паспортных данных вносится в оба документа и в книгу о труде, и во вкладыш, несмотря на то, что вкладыш недействителен без основного документа.

Ведь данные для учета используются и с основного документа и с дополнительного, следовательно фамилия должна быть одинаковой в обеих случаях.

Типичные ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Финансовая сторона вопроса

В Постановлении Правительства РФ №225 оговорен не только порядок оформления и ведения книжек о труде и вкладышей к ним, но и порядок приобретения оговоренных документов.

Кто и где должен покупать?

В частности, в п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

Производится ли удержание с работника?

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника, за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

Сколько стоит?

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

То есть на предприятии сам бланк может стоить и 500 рублей, а вот в свободной продаже цена может варьироваться в зависимости от региона продажи примерно в пределах от 200 до 400 рублей.

Бухучет

В Постановлении №69 утверждена форма приходно-расходной книги, в которой отражаются данные о приобретенных бланках книжек и вкладышей.

Данная книга ведется бухгалтером, а вот кадровый работник, ответственный за ведение и хранение оговоренных бланков ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию о порядке расходования бланков, а также о необходимости их приобретения.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/vkladysh-v-trudovuju-knizhku/

Вкладыш в трудовую — легко!

Трудовая книжка — документ, подтверждающий сведения о месте работы и занимаемых должностях. Хранить этот документ следует довольно щепетильно. Желательно в сейфе. Случается ситуация, что работник имеет богатый список отметок в трудовой книжке. И новому кадровику просто некуда втиснуть последнюю запись. Проблема легко решаема — достаточно только правильно оформить вкладыш в трудовую книжку. Этим мы и займёмся, а также приведём образец документа.

Изменения в законодательстве Российской Федерации никто не отменял. И мы тоже, чтобы не отставать от жизни, его почитаем.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 16.04.2003 225 О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ (2016). Актуально в 2016 году.

Что же мы выяснили:

• Понятно, что не из праздного любопытства мы решили завести такой вкладыш. И в законе тоже написано, что заводите его в случае необходимости. Что ж, негусто. Едем дальше.
• Внимание. Оформили вкладыш — сразу же поставьте специальный штамп в трудовую книжку. Или надпись сделайте, что тоже важно, следующую: «выдан вкладыш». Мы же не разгильдяи, потому отметим на штампе в трудовой книжке реквизиты вкладыша (номер и серию). Правильный вопрос: какое место выбрать для записи? ТОЛЬКО титульный лист трудовой книжки, верхний угол с правой стороны. Не столь важно, если там уже что-то написано. Напишите данные или поставьте штамп в любом другом месте, не перекрывая другие записи.

Закон то мы разобрали, а как до практики, то сразу куча вопросов. Это мы уже проходили, поэтому поделимся опытом во благо кадровика.

КТО ВИНОВАТ?

И чтобы не дошло до такого вопроса, внимательно почитаем должностную инструкцию инспектора по кадрам. Скорее всего, именно вам, наш многоуважаемый кадровик, и придётся заняться решением вопроса о вкладыше в трудовую книжку. Только руководитель решает, кто будет ответственным за ведение трудовых книжек и вкладышей к ним. Соответственно, такая ответственность закрепляется приказом директора с ознакомлением всех заинтересованных лиц.

Вкладыш в трудовую книжку — бланк строгой отчётности. Поступление вкладышей в организацию отмечается в специальной прошнурованной, пронумерованной и скреплённой печатью и подписью руководителя книге («Книга учёта бланков строгой отчётности»). Заполняется она вручную.

Просто замечательно, если в сейфе организации вы обнаружите такие нужные вам вкладыши в трудовую. Но, проведя ревизию, вы наблюдаете обратную картину. Внимание, следующий вопрос.

ЧТО ДЕЛАТЬ?

Куда пойти — податься кадровику? Отвечаем: звоним в ближайшую службу доставки такой специфической продукции, и оставляем заявку на покупку. Обращаем внимание на то, что вкладыши в трудовые книжки вправе продавать только «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

Утверждено приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Самостоятельное изготовление и сбыт подобных бланков серьёзно преследуется и карается по закону.

Вкладыш в трудовую книжку

Далее оплачиваем с расчётного счёта согласно выставленной калькуляции. Забрать бланки можно и самостоятельно. При себе иметь следующие документы:

• Доверенность на приобретение;
• Копия документа об оплате (около 200 рублей за 1 вкладыш);
• Печать организации, если забирает руководитель;
• Паспорт того, кто забирает бланки.

Вот, наконец-то, долгожданные бланки у вас на столе. Следующий шаг: делаете запись в ОБЯЗАТЕЛЬНУЮ для всех организаций книгу «Приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек и вкладышей к ней». Стоит повториться, что эта книга нумеруется, прошивается, скрепляется печатью руководителя и его же подписью. Подлежит длительному хранению (25 лет).

Не обойдём вниманием и такую книгу «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Тщательно и внимательно разносим все данные. Внутренний интерфейс книг достаточно прост для новичка.

Обе эти книги утверждены Министерством труда РФ, формы их приведены в приложении к Инструкции по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приложение N 1к постановлению Минтруда РФ

от 10 октября 2003 г. N 69.

Актуально на 2016 год.

УЧАСТИЕ РАБОТНИКА В ОФОРМЛЕНИИ ВКЛАДЫША

Итак, работнику попросили подойти в кадровую службу. Усаживайте его писать заявление по такой форме.

Теперь работнику останется только оплатить стоимость бланка. Оплата производится либо наличными в кассу организации/на её расчётный счёт, либо вычтется при расчёте с работником по заработной плате/другим выплатам. Заметим, что никто не отменял выдачу вкладыша бесплатно.

Подготовьте соответствующий приказ руководителя о вычете с работника за вкладыш в трудовую книжку для главного бухгалтера организации. Не забудьте ещё про один приказ директора: о выдаче вкладыша в трудовую книжку для конкретного работника.

Пусть кадровика не смущает тот факт, что трудовая книжка и вкладыш в трудовую книжку разных образцов. Трудовая книжка у работника может быть ещё со времён СССР, а вкладыш вшивается актуального образца.

Нечасто, но бывают такие случаи, когда в трудовую книжку вшиваются несколько вкладышей. Благо, что их количество для одного и того же работника законом не ограничено. Это, конечно же, чудесно, что такой заслуженный работник работает именно в вашей организации. Но тут встаёт другой вопрос.

КАК ВШИТЬ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ?

Вкладыш надо будет именно вшить, а не вклеить. Сколько бы вы ни доказывали руководству, что курсы кройки и шитья кадровику проходить не обязательно, рано или поздно вы их пройдёте, закрепляя вкладыш в трудовую книжку.

Советуем воспользоваться рекомендациями по вшиванию вкладыша:

• Ищем шило, иголку и толстые синтетические нитки.
• Открываем последнюю страницу трудовой книжки. Размещаем вкладыш между последней страницей и обложкой. Вкладыш при этом открываем посередине.Правильное размещение вкладыша в трудовой книжке
• Приступаем к проколу отверстий (5 штук). Крепим к обложке трудовой книжки.Прокалываем отверстия
• Сшиваем трудовую книжку и вкладыш к ней в местах проколов.Процесс вшивания вкладыша в трудовую книжку
• Нить в конце должна выйти внутри пришитого вкладыша. Делаем узелок на 2–3 узла. Аккуратно отрезаем длинную часть нити, оставляя 1 см.

Проверяем, надёжно ли пришито.

ОФОРМЛЕНИЕ ВКЛАДЫША (С ОБРАЗЦОМ)

Подготовка к оформлению (вшивание вкладыша и запись в трудовой книжке) прошла успешно. Теперь займёмся оформлением самого вкладыша.

• Проводим нумерацию всех страниц вкладыша со следующего номера, на котором закончились страницы в трудовой книжке. В общем, продолжаем по порядку. Это касается и того редкого случая, когда вшивается уже второй вкладыш.
• Сверяем, правильно ли заполнены данные паспорта работника.
• Вписываем сведения из документа об образовании.
• Тот, кто заполнял вкладыш на титульном листе, тот и ставит подпись как ответственное лицо.
• Обязательно дайте работнику поставить подпись.

Образец заполнения титульного листа вкладыша в трудовую книжку

СПИСЫВАЕМ ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

Вкладыш в трудовую книжку признают испорченным по различным причинам. Но факт остаётся фактом — такой бланк надо списать и обязательно уничтожить.

Единолично это делать не стоит. Правильным будет создать комиссию, состоящую из трёх человек. Обязательно включать в состав такой комиссии руководителя.

Действия комиссии:

• Издаётся приказ руководителя о создании комиссии для списания бланка строгой отчётности. Все члены комиссии ознакамливаются с приказом и ставят свою подпись.
• Оформляется акт списания вкладыша в трудовую книжку.
• Обязательное уничтожение списанного вкладыша в трудовую книжку.

СОСТАВЛЕНИЕ АКТА О СПИСАНИИ НЕПРИГОДНЫХ ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

Акт о списании включает следующие пункты:

• Утверждается нанимателем или лицом, его замещающим. Ставится дата, подпись скрепляется печатью.
• Указываются все члены комиссии, принимающие участие в списании.
• Отмечается в какой организации списывается какое количество бланков, указывается причина списания.
• Обязательно перечисляется серия и номер каждого списываемого бланка.
• Способ уничтожения — сожжение.
• С чьего ведома бланки уничтожаются (указывается полное наименование нанимателя).
• В конце документа все члены комиссии ставят подпись напротив своих фамилий.

Перечень нормативных документов, которые регулируют правильное списание и уничтожение бланков строгой отчётности:

• Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках (вместе с Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку)».
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Источник: http://bishelp.ru/business/vkladysh-v-trudovuyu-legko

Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить?

Рано или поздно у гражданина, ведущего активную рабочую деятельность и изменившего на всем ее протяжении несколько мест работы, заканчиваются страницы в трудовой книжке. Кроме трудоустройств в разных компаниях, к этому может привести и карьерный рост, т.к. каждый раз при переводе на другую должность в данный документ вносятся изменения. Если в трудовой книжке уже не осталось чистых страниц или недостаточное количество строк, в отделе кадров оформляется вкладыш, имеющий специальную защиту от подделок.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен?

Если трудовая книжка заполнена, это не означает, что ее владелец теперь не может устроиться на другую работу, получить другую должность или должен завести новую. В этом случае сотрудники отдела кадров должны заполнить вкладыш. Правила его оформления установлены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Несмотря на то, что вкладыши оформляются по аналогии с ними, есть несколько немаловажных нюансов:

• Заполнением вкладыша должны заниматься кадровики той компании, во время трудовой деятельности в которой закончились чистые поля в книжке.
• В бланк вкладыша в трудовую книжку необходимо вносить сведения о ее владельце, действительные на момент оформления. Например, они могли измениться в процессе трудовой деятельности, если работник менял фамилию или имя, получал дополнительное образование и т.д.
• Особое внимание нужно уделить правильности заполнения титульного листа: в нем указывается фактическая дата внесения сведений во вкладыш, а не число оформления самой трудовой книжки. Если заканчивается место в самом вкладыше, необходимо создавать другой: их допустимое количество законодательством не ограничено.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Обязательная форма вкладыша регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, и должна полностью ей соответствовать. Если документ будет заполнен неправильно, его придется полностью переделывать. Перед тем, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, образец стоит тщательно изучить во избежание ошибок.

Подробная инструкция по заполнению вкладышей выглядит следующим образом:

• Как только заканчиваются свободные поля в трудовой книжке, работник отдела кадров заполняет вкладыш и приступает к оформлению титульного листа. В нем указывается Ф.И.О владельца, дата его рождения, специальность, образование, дата внесения информации. После всего ставятся две подписи: самого сотрудника и лица, ответственного за ведение книжек. Если во время работы вышеуказанные сведения поменялись, их нужно указать, зачеркнув старую информацию.
• Когда титульный лист заполнен, следует подшить его к трудовой книжке, и на ее первом листе поставить штамп «Выдан вкладыш», содержащий его серию, номер и дату выдачи.
• Форма вкладыша является полной копией трудовой книжки, поэтому заполняется по аналогии: ставится порядковый номер (если вписываются новые сведения сначала), дата, сведения о переводах, увольнении или приеме на работу, а также наименование, серия и номер документа, на основании которого вносится запись. Например, приказ о приеме или увольнении.
• Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку должна производиться в том же порядке, т.к. она не начинается сначала. Например, если последний порядковый номер был «10», вкладыш начинается с цифры «11». Если же в трудовую книжку вместилась только часть записи, ее также можно продолжить во вкладыше.

Важно! Законодательством не установлены правила постановки штампа о выдаче вкладыша, однако ими лучше воспользоваться:

• Он должен быть читаемым и не «закрывать» другие записи.
• Вместо штампа можно сделать отметку вручную, но нежелательно.
• Подшивать вкладыш рекомендуется перед обложкой в конце книжки.

Стоит отметить, что приобретение вкладыша – это обязанность работодателя, поэтому самому работнику нет необходимости его покупать. Для того, чтобы приобрести данный документ, руководитель может попросить своего подчиненного его приобрести, но потом выплатить его стоимость по накладной, или же купить вкладыш самостоятельно, но вычесть деньги из зарплаты, предварительно заручившись заявлением на предоставление вкладыша от сотрудника.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках?

Обычно заполнение вкладышей не вызывает каких-либо сложностей, однако есть отдельные моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Если при оформлении вкладыша были допущены ошибки, бланк необходимо утилизировать, т.к. исправления недопустимы. Кроме того, перед подшивкой данного документа в трудовую книжку рекомендуется его сначала заполнить, в противном случае в случае внесения некорректных сведений придется исправлять и данные в трудовой.
• Вкладыш нельзя просто так выбросить: нужно заполнить акт утилизации, а также внести сведения в журнал учета движения трудовых книжек.
• Нельзя вместо оформления вкладыша покупать новую трудовую.
• Если трудовая книжка закончилась, подшивка чистых листов в нее недопустима.
• В книжке «сведения о работе» и «сведения о награждениях» – две самостоятельные части, поэтому нельзя вычеркивать слово «награждениях» и менять его на «о работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Несмотря на всю простоту оформления вкладышей, все же есть несколько моментов, о которых должен знать каждый кадровик, впервые столкнувшийся с заполнением этого документа:

• Вкладыш заполняется так же, как и трудовая книжка: между ними лишь несколько минимальных различий в титульных листах.
• Нельзя прерывать нумерацию, начатую в трудовой, а если при внесении сведений нее закончились поля, продолжить можно во вкладыше.
• Если во время работы на предприятии сотрудник меняет фамилию или получает другое образование, это должно быть отражено во вкладыше и в трудовой: старые сведения попросту перечеркиваются и над ними указываются новые.
• Если гражданин устроился на новое место и было обнаружено, что в отделе кадров на предыдущей работе не поставили печать, он должен обратиться туда, где был заведен вкладыш.

Теперь о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку:

• Сначала необходимо раскрыть трудовую между обложкой и последним листом, затем развернуть вкладыш посередине.
• Далее нужно сделать по два отверстия толстой иглой или шилом между обложкой и последним листом в книжке, а также в середине вкладыша.
• Пользуясь иголкой и толстыми нитками черного или белого цвета, вкладыш необходимо пришить к книжке.
• Концы нити должны оставаться внутри вкладыша, а не снаружи трудовой, а в завершение нитку нужно завязать на несколько узлов.

После таких манипуляций можно поставить штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку. Образец его содержания обозначен в п. 39 Постановления Правительства РФ №225: в нем достаточно отразить серию и номер документа, а саму печать можно заказать в любой уполномоченной организации.

Многих людей интересует, как оформить второй вкладыш в трудовую книжку. Правила заполнения идентичны с инструкцией по внесению сведений о первом, однако законодательством определено, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой необходимо ставить соответствующий штамп. Если в ней уже нет пространства для постановки штампа на титульном листе в правом верхнем углу, это можно сделать в любом другом месте на этой же странице, или же указать информацию о серии и номере вкладыша от руки.

Как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку?

Обязательной регистрации в журнале учета подлежат все трудовые книжки и вкладыши. Это делается для того, чтобы с его помощью можно было быстро найти нужную информацию о документах каждого из сотрудников компании. Данный документ заполняется следующим образом:

• Вносится порядковый номер, при этом не имеет значения, что регистрируется – книжка или вкладыш.
• Во 2,3 и 4 графах указывается дата оформления сотрудника на работу. В законодательстве есть разногласия: книжка или вкладыш оформляются не позднее 7 дней после приема на должность, но при этом сотрудник должен отработать не менее 5 дней в организации. Чтобы не было разногласий в датах, лучше всего указать именно число, когда работник был трудоустроен.
• В 5 графе полностью вписывается Ф.И.О. работника, сокращения недопустимы.
• В 6 – обозначается серия и номер книжки или вкладыша.
• В 7 должна быть указана должность, а в 8 – наименование организации.
• В 9 графе пишется дата и номер приказа о приеме на работу или увольнении, далее сотрудник отдела кадров ставит свою подпись.
• в 11 должна быть указана сумма, которую сотрудник потратил на приобретение бланка вкладыша.
• В 12 вписывается дата выдачи трудовой или вкладыша.
• В 13 графе сам работник ставит свою подпись.

Если при заполнении журнала были допущены ошибки, можно поступить так:

• Исправить неверные данные и написать «исправленному верить», затем указать Ф.И.О. и должность сотрудника, внесшего изменения.
• Не зачеркивать некорректную информацию, а ниже написать «запись недействительна» и внести верные данные.

Внесение сведений в журнал обычно не вызывает сложностей, а после того, как и в нем не останется чистых листов, он должен быть помещен в архив. Срок хранения в архиве составляет 50 лет.

Таким образом, при соблюдении правил заполнения и регистрации вкладышей не должно возникать каких-либо трудностей, ведь в Постановлении Правительства РФ №225 дается четкая информация о том, как производится оформление, выдача и учет данных документов работодателем.

Источник: https://vse-o-trude.ru/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-dlya-chego-on-nuzhen-i-kak-ego-oformit/