Организация складского учета товарно материальных ценностей

В этой статье:

Ведение документооборота по складскому учету материалов

Складской учет материалов — документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.

Поступление материалов

Организация складского учета материалов

Внутрискладское движение ТМЦ

Инвентаризация

Выбытие материалов

Хранение

Итоги

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
ГСМ;
запчасти;
тара;
покупные полуфабрикаты;
отходы производства;
прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

при реализации материалов;
при смене МОЛ;
при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?».

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/vedenie_dokumentooborota_po_skladskomu_uchetu_materialov/

Организация складского учета на предприятии

Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики. Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.

Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.

На каких законодательных актах основан складской учет

Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.

Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.

Важные определения

Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.

Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:

материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
ценности, готовые к реализации (товары);
материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.

К МПЗ не принято относить:

активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

Область применения складов

На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:

товаров, подлежащих продаже;
готовой продукции предприятия, «судьба» которой еще не решена;
сырья для изготовления продукции;
запасных частей, деталей, комплектующих узлов и др. элементов оборудования, необходимого для производства и/или его ремонта;
специальной и форменной одежды;
средств индивидуальной защиты для рабочих;
нужного инвентаря и т.п.

Разновидности складов

Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.

По особенностям функционирования:
- материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
- внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
По типу хранящихся на складе активов:
- универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
- специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
По месту расположения:
- централизованные склады;
- «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.

ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.

Кто обеспечивает работу склада

Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.

Нюансы хранения

Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:

Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.

Документация для складского учета

Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.

Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.

№ п/пНазвание документаКакую операцию с МПЗ он отражает

1	Акт по форме МХ-1	При приеме товарно-материальных ценностей на хранение
2	Акт по форме МХ-3	При возврате ранее сданных на хранение активов
3	Складское свидетельство	Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение	Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства
4	Складская квитанция	Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие
5	Доверенность по форме М-2 или М-2а	Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия
6	Приходный ордер по форме М-4	Учет МПЗ, поступивших от поставщиков
7	Акт приемки активов по форме М-7	Все сведения об активе, только что поступившем на склад
8	Лимитно-заборная карта по форме М-8	Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства.
9	Накладная-требование по форме М-11	Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями
10	Накладная по форме М-15	Сопровождает отпуск ценностей другим организациям
11	Учетная карточка по форме М-17	Учет материальных ценностей внутри склада
12	Акт приходования по форме М-35	Сопровождает демонтаж основных средств

Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:

отчеты для руководства (по внутреннему регламенту);
учетные реестры документов;
вести книгу складского учета – завскладом вносит в нее ежемесячные сводные данные отчетов кладовщиков.

Ответственность за складской учет

Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада.

Соответствующие денежные санкции регламентируются:

ст. 120 НК РФ;
ст. 232 ТК РФ – о возмещении прямого ущерба в полном объеме, если сумма меньше среднемесячного заработка виновного;
ст. 241 ТК РФ – о частичном возмещении ущерба в размере среднего заработка виновного за месяц;
ст. 243 ТК РФ – о полной материальной ответственности в случаях, если это предусмотрено в трудовом договоре.

ВАЖНО! Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, сумма штрафов возрастает.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/skladskoj-uchet/

Перечень основных складских документов

Складские документы — это комплекс бумаг, фиксирующих приход, передвижение и выбытие ТМЦ, который необходим для строгой организации учета на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

что относится к складским документам;
в каких ситуациях используется каждый из них;
где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Этапы учета и их документирование

Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

Таблица. Перечень складских документов.

Компонент учета	Что это	Образцы складских документов	Зачем нужны	Количество экземпляров
Поступление	Товарная накладная	ТОРГ-12	Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ	Два: один — у продавца, второй — у покупателя
Накладная на отпуск материалов на сторону	М-15	Получить ТМЦ с другого адреса
Приходный ордер	М-4	Зафиксировать прибытие	Один с подписями кладовщика и экспедитора
Акт о расхождении	ТОРГ-2	Задокументировать несоответствие по количеству и качеству	Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии
Чек из кассового аппарата	Фискальный чек	Подтвердить факт покупки	Два: один — для покупателя, второй — для ФНС
Складская ведомость, акт, справка	Прочие	Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом
Фактический учет	Партионная карта	МХ-10	Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной	Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию
Карточка учета материалов	М-17	Учесть материалы по сортам и видам	Один
Внутреннее перемещение	Требование-накладная	М-11	Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)	Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад
Инвентаризация	Приказ о проведении инвентаризации	ИНВ-22	Инициировать проверку с указанием причины	Один — для председателя инвентаризационной комиссии
Инвентаризационная опись	ИНВ-3	Отразить фактическое наличие ТМЦ	Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию
Сличительная ведомость	ИНВ-19	Зафиксировать отклонение от учетных показателей
Ведомость учета результатов инвентаризации	ИНВ-26	Оформить результаты	Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию
Хранение	Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение	МХ-1	Оформить принятие по договору хранения	В соответствии с договором
Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение	МХ-2	Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя	Один
Выбытие	Лимитно-заборная карта	М-8	Отразить отпуск материалов при наличии лимитов	Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел
Накладная на отпуск материалов на сторону	М-15	Передать ТМЦ по другому адресу	Два: один — у продавца, второй — у покупателя
Требование-накладная	М-11	Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)	Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел
Товарная накладная	ТОРГ-12	Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ	Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Почему некоторые формы совпадают

Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.

То же самое касается требования-накладной М-11. При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.

Что значит «ценная бумага» в учете склада

Обратимся к статье 912 Гражданского кодекса. Из нее понятно, какие складские документы являются ценными бумагами. К ним относятся:

двойное складское свидетельство;
каждая из его частей в отдельности;
простое складское свидетельство.

Все они являются доказательствами принятия товаров на хранение, выдаваемыми на руки владельцу этих ТМЦ. В дальнейшем обладатель может брать под них кредиты или давать товары в залог.

Источник: https://ppt.ru/forms/sklad/perechen-osnovnykh-skladskikh-dokumentov

Складской учет и документооборот склада: как правильно организовать и какое ПО выбрать

Правильно поставленный складской учет и документооборот склада позволяет эффективно вести бизнес в современных условиях. Почти любая торговая или производственная организация имеет склад — с большими или малыми площадями, с широким или минимальным ассортиментом размещаемых там товаров, сырья или материалов. Во всех случаях, вне зависимости от масштабов предприятия, необходим эффективный учет складских активов — рассмотрим, что он представляет собой и какими средствами может быть осуществлен.

Складской учет: что это такое и зачем он нужен

Складской учет — совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций. К числу основных относятся:

прием товара (сырья, материала) от поставщика;
размещение товара;
перемещение товара между складами (и иными смежными подразделениями);
отпуск товара со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство).

Эти операции могут быть различным образом детализированы. Например, прием товара, как правило, включает:

оприходование товара (сырья, материала) от поставщика;
принятие товара к учету;
проверку товара на предмет соответствия фактических характеристик поставки тем, что заявлены в сопроводительной документации.

— складской учет и товародвижение в сервисе SUBTOTAL (ССЫЛКА):

Благодаря учету складских операций хозяйствующий субъект получает возможность:

над текущими товарными остатками (зная, что, где и в каком количестве лежит);
над значимыми потребительскими статусами товара (например, сроками его годности);
над перемещением товаров на склад, в рамках склада, между складом и другими подразделениями (зная, что, куда и в каком количестве принято или отпущено).

Оптимизировать (с использованием данных, которые отражены в учетной документации по таким операциям):

комплектность запасов на складах, в торговом зале (на производстве);
объемы продаж;
схемы организации хранения товаров;
процедуры взаимодействия с поставщиками;
оборачиваемость товаров.

Также учет способствует увеличению прозрачности операций — с точки зрения их приспособленности к контролю на предмет несанкционированных действий работников, выявления и корректировки допускаемых ими ошибок.

Складской учет может быть:

номенклатурным (когда объектом учета является отдельно взятая товарная позиция);
сортовым (когда дополнительными объектами учета становятся различные категории («сорта»), в которые могут быть объединены товары разных позиций;
партийным (когда в учет вводятся еще более масштабные единицы («партии»), объединяющие в себе несколько категорий товаров).

Безусловно, указанные варианты учета могут применяться поочередно в зависимости от конкретного участка управления складом (и, таким образом, дополнять друг друга). Для малого предприятия характерны участки с преимущественно номенклатурным учетом. Чем больше бизнес, тем больше появляется участков с сортовым и партийным учетом.

— особенности ведения и организации складского учета на предприятии:

Вне зависимости от типа учета на предприятиях применяются унифицированные формы документации складских операций. Их применение обусловлено не только решением указанных выше задач, которые связаны с контролем и оптимизацией склада, но также требованиями в части бухучета (который обязаны вести все хозяйствующие субъекты в статусе юридических лиц).

Документация на складе

Перечни складских документов, используемых российскими предприятиями, по преимуществу унифицированы. Это обусловлено тем, что большинство из таких форм должно соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ о бухучете (ССЫЛКА). Унифицированные как раз соответствуют, и нет необходимости искать им альтернативу.

Можно отметить, что каждый складской документ (группа однотипных документов), как правило, относится к определенной складской операции (или последовательности операций). Так, на российских складах используются:

При документировании приема товара:

накладная от поставщика (на ее основе приходуется товар);
приходная накладная — оформляемая самим хозяйствующим субъектом (используется для постановки поступившего товара на учет);
товарно-транспортная накладная — составляемая по унифицированной форме № 1-Т (используется для документирования приема-передачи товара, который доставлен на том или ином транспортном средстве);
приходный ордер по форме М-4 (используется для учета товаров, поступивших непосредственно на склад и оформляется, как правило, на основании накладных);
акт о приемке материалов по форме М-7 (используется при расхождениях по фактическим и заявленным характеристикам поставки);
акт о приемке по форме ТОРГ-1 (используется после полной проверки заявленных характеристик поставки и удостоверения ее соответствия фактической);
акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (используется, если расхождения все-таки были).

При документировании размещения товара:

товарный ярлык по форме ТОРГ-11 (отражает основные характеристики товара и его количество, нужен при составлении инвентаризационных описей);
карточка учета материалов по форме М-17 (применяется для учета поступления и выбытия материалов относительно места их размещения).

При документирования перемещения товара:

накладная по форме М-11 (используется при документировании перемещения товаров в рамках различных подразделений организации);
накладная по форме ТОРГ-13 (используется при перемещении товаров между вышестоящей и головными структурами холдинга или иной корпоративной структуры подчинения одного хозяйствующего субъекта другому).

При документировании отпуска товара со склада:

накладная по форме М-15 (используется при отправке товаров в другую организацию либо при осуществлении их продажи);
накладная по форме ТОРГ-12 (используется при продаже товаров непосредственно со склада);
акт о списании по форме ТОРГ-16 (применяется, если товар теряет потребительские качества и подлежит списанию).

Пример практического сценария применения указанной документации:

Экспедитор, доставивший товар от поставщика, отдает человеку, работающему на приемке в принимающей организации, товароспроводительные документы.

Человек от принимающей организации смотрит эти документы, оформляет необходимые накладные, регистрирует их в установленном порядке.

Товары перемещаются на склад, на них оформляется приходная накладная.

В отношении размещенных товаров периодически производится инвентаризация — силами инвентаризационной комиссии (использующей различные описи).

Товары перемещаются со склада в производство — и это удостоверяется накладной ТОРГ-12.

Указанные выше основные (безусловно, приведенный выше перечень — не исчерпывающий) документы, таким образом, отражают факт совершения тех или иных операций с товаром в рамках его движения на складе (и относительно склада). Совершает эти действия, очевидно, человек (или машина, если склад роботизирован — но программируется она до того тоже человеком, и он обеспечивает воспроизведение машиной типичных действий людей). Эти действия (как и процедуры их документирования) занимают определенное время и требуют определенных трудовых вложений.

— как индивидуальному предпринимателю вести складской учет в сервисе Моё дело (ССЫЛКА):

Соответственно, в интересах хозяйствующего субъекта — свести к минимуму временные и трудовые затраты, связанные:

с осуществлением самих операций с товарами в рамках склада;
с документированием данных операций в различных учетных документах (как и практического использования таких документов впоследствии).

Решению двух указанных задач способствует автоматизация складского учета. То есть — применение программ, которые:

ускоряют и оптимизируют процедуру заполнения и использования учетных документов;
определяют (способствуют определению) наилучших алгоритмов осуществления складских операций (которым впоследствии рекомендуется или предписывается следовать работникам склада).

Очевидно, чем больше предприятие, тем более востребованной там будет оптимизация — по двум указанным направлениям как минимум. И, соответственно, автоматизация с помощью специальных компьютерных программ.

Таких на российском (как и на мировом) рынке — огромное количество. Попробуем выделить ключевые критерии, на которые можно ориентироваться при выборе подобных решений.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
приспособленность к удаленному управлению через интернет;
приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
сбор статистики по складским операциям, их анализ;
наличие инструментария для автоматизации;
наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

Представителям МСП может подойти решение, предлагаемое сервисом Мой Склад — ССЫЛКА.

Есть складские решения, наилучшим образом приспособленные к рознице. Есть — промышленные. Есть — те, которые разработаны специально для логистических организаций, у которых склады — основной тип инфраструктуры. Теоретически возможно найти универсальный продукт — но чем больше организация, тем более ее бизнес-процессы привязаны к отраслевой специфике складских операций. И тем большей в общем случае будет потребность в решениях, наилучшим образом приспособленных к определенному сегменту экономической деятельности.

Приспособленность к интеграции складской программы с прочими средствам автоматизации управления предприятием.

Совершенно очевидно, что автоматизация склада тем более эффективна, чем более глубоко в инфраструктуре предприятия внедрены различные сопутствующие программно-аппаратные средства автоматизации учета операций — сканеры, ТСД, метки. Также играет роль то, насколько складская программа приспособлена к интеграции с такими средствами.

Специализированные многофункциональные программные продукты, предназначенные для решения основных задач, характерных для управления складом, образуют отдельную категорию решений — WMS (Warehouse Management System, то есть, программных продуктов, являющихся системами управления складом). В них указанный функционал, отраслевая спецификация и приспособленность к интеграции реализованы в полной мере.

Что следует дополнительно учесть при организации складского учета

При практическом внедрении программ автоматизации складского учета (и последующем их применении) имеет смысл обратить на следующие нюансы, характеризующие данную область управления предприятием:

Использование складского ПО (и сопутствующих ему решений для автоматизации) требует определенной квалификации от работников.

Необходимо, таким образом, обеспечить заблаговременное их обучение навыкам работы с ПО — и лучше всего непосредственно на территории предприятия (чтобы показать сотрудникам наглядно работу программы в соотнесении со знакомыми им складскими операциями).

Внедрению складского ПО должно предшествовать в достаточной мере длительное его тестирование — причем, в реальных условиях (опять же, в привязке к фактически осуществляемым складским операциями).

Если на предприятии традиционно применялся бумажный складской учет (или компьютерный, но не автоматизированный), то первое время бумажные операции по складскому учету будут вестись параллельно с электронными — при том, что вторые не будут иметь юридической силы (поскольку могут сопровождаться составлением документации с ошибками). А если не применялся (вообще нет опыта его ведения) — то производственные процедуры имеет смысл временно отложить, пока программа не будет протестирована (исключение — если ошибки в силу специфики производства не критичны, и вследствие их совершения у контрагентов не будет претензий).

В штате предприятия (или на ближайшем аутсорсе) должен быть человек, в исключительной степени качественно разбирающийся в «глубоких» настройках складской программы — и готовый оперативно отреагировать на ситуацию, если она «заглючит» или заработает непредсказуемым образом.

При сбоях в складской программе, так или иначе, придется приостанавливать производство. Лучше всего, если пауза будет минимальной — но для этого нужные люди должны приступать к работе быстро.

— складской учет в 1С:

По телефону +7 (499) 348-19-87 (работаем во всех регионах РФ) можно получить консультацию по вопросам, касающимся выбора, стоимости и покупки ККТ (и другого сопутствующего оборудования) для вашего бизнеса. Так же советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО, которые будут полезны многим предпринимателям.

Источник: https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/dop/skladskoj-uchet-dokumentooborot-sklada.html