Тема № 8 Понятие “система документации”
Понятие “система документации”.Признаки системы документации. Основанияклассификации систем документации.Функциональные и корпоративные системыдокументации.
Система документации– этосовокупность документов, взаимосвязанныхпо признаку происхождения, назначения,вида сферы деятельности, единых требованийк их оформлению.
Система документации характеризуетсяпризнаками, которые присущи другимсистемам:
1) деление системы на подсистемы,т.е. в системе документации можновыделить ряд самостоятельных подсистем,характеризующихся определеннойзадачей управления или соответствующимуровнем управления, например: системаплановой документации включает всебя: Организации методологии планирования; Перспективного планирования; Текущегопланирования.
Такие подсистемы решают комплекс задачпо планированию. Они могут в свою очередьподразделяться на более узкие подсистемы,отражающие решение отдельных задач(например, перспективное планированиепромышленности, сельского хозяйства);
2) взаимосвязь внутри и между системами:
внутри системы между ееэлементамисуществуют взаимосвязи, проявляющиесяв единстве задач, решаемых даннойсистемой. Документы в системе функционируютне изолированно, например:ОРД тесносвязана как с отраслевыми, так и сфункциональными системами документации.В ней отражаются такие функции управления,как руководство, контроль, организационныевопросы, планирование, отчетность ит.д.
ОРД представляют для других системправовую основу, что находит отражениев ссылках на постановления, решения идругие нормативные правовые акты.Тесносвязаны между собой системы плановойи отчетно-статистической документации.Если различные виды планов входят всостав плановой документации, то отчетыоб их выполнении относятся котчетно-статистической документации.Связь проявляется на всех стадияхдействия планов: как в ходе перепискипо их выполнению, так и при подведенииитогов по их выполнению.Т.
о., системыдокументации взаимосвязаны,взаимообусловлены, как и процессыуправления, которые они обслуживают;
4) Автономность элементов системы:
автономность систем проявляется ввозможности развития каждой частисистемы, т.е. подсистема можетфункционировать и выполнять свои задачиотносительно других подсистем даннойсистемы в значительной мере самостоятельно.Например: в подсистеме «учетимущественно-материальных ценностей»ведутся книги и картотеки по учетуосновных средств, акты о приеме, сдаче,списании материалов и др. Все этидокументы выполняют важную и достаточносамостоятельную роль в деятельностиучреждения. Но это не противоречитпринципу взаимосвязи с другимиподсистемами в решении общих задачданной системы.
5) способность к развитию:
каждая система непрерывно развиваетсявместе с усложнением и развитием функцийуправления, его технической оснащенностии усложнением управленческих задач.
Всё многообразие систем документацииможно разделить на 2 группы:
-
Функциональныесистемы документации в основу классификации таких систем положено разделение документов по функциям. Эти системы более долговечны и считаются универсальными.
-
Корпоративныесистемы документации предназначены для документационного обеспечения юридических или физических лиц, а также для реализации функций в определенной сфере государственной деятельности либо отрасли хозяйства (система документации пенсионного фонда, банковская система). Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных. В состав корпоративной системы может входить ряд функциональных систем.
Деятельность учреждения, организации,предприятия отражается в различныхдокументах, которые взаимосвязаны исоставляют системы документации,применяемые в определенной сфере. Можноназвать множество систем документации,которые классифицируются по различнымпризнакам (территориальному,функциональному, уровню управления ит.п.).
Выделяют функциональные системыдокументации -организационно-распорядительная,плановая, отчетно-статистическая и др.,т.е. присущие всем органам управления.
Системы документации, отражающиедеятельность органов отраслевогоуправления (министерств, ведомств),принято считать отраслевыми.
Можно выделять различные подсистемыдокументации по уровням управления,они между собой тесно связаны, и ихтрудно разграничить.
К функциональным системамотносятсятакие комплексы документов, которыеобеспечивают выполнение, прежде всего,общих управленческих функций (направлений)деятельности:
· Система организационно-распорядительнойдокументации
· Система плановой документации
· Первичная учетная документация
· Отчетно-статистическая
· Документация по труду
· Система бухгалтерской документации
· Система финансовой и расчетно-денежнойдокументации
· Система статистической и ведомственнойотчетности и др.
В число функциональных систем входяттакже комплексы документации, в которыхнаходит отражение специфическаядеятельность целого ряда организацийи учреждений. Это системы:
· Проектно-конструкторской документации
· Документации оперативного управления
· Медицинской
· Учебной и др.
Система организационно-распорядительнойдокументациисостоит из двух подсистем,которые иногда рассматриваются вкачестве самостоятельных системдокументации:
1. система организационной (илиорганизационно-правовой) документации
2. система распорядительной документации.
Подсистема организационно-правовойдокументациипредставляет собойсовокупность документов, которыесодержат правила, нормы, положения,устанавливающие статус организации,учреждения, предприятия, их компетенцию,структуру, штатную численность, содержаниедеятельности и т.д.
К организационно-правовым относятсятакие виды документов, как:
1. устав (регулирует деятельностьорганизаций, учреждений, обществ,граждан, определяет их права и обязанности);
2. положение об организации;
3. штатное распивание;
4. должностные инструкции, а такженекоторые другие.
В подсистему распорядительной документациивходят документы, регулирующиедеятельность учреждений, организаций,предприятий: постановление, решение,приказ, распоряжение, указание и др.
Система плановой документации
Фиксирует результаты планированиядеятельности учреждения. Основные видыплановых документов: программа, план(перспективный, годовой и т.д.), а такжеграфик, смета расходов и некоторыедругие.
Система информационно-справочной иинформационно-аналитической документации
Документы этой системы выполняютподчиненную, обслуживающую роль поотношению к организационно-распорядительнымдокументам. К информационно-справочнойдокументации относятся: протокол,докладная записка, объяснительнаязаписка, заявление, служебное )деловое)письмо, телеграмма, факсограмма,телефонограмма, электронное сообщениеи некоторые другие. В составинформационно-аналитических документоввходят: акт, справка, сводка, заключение,отзыв, перечень, список.
Система отчетной документации состоитиз документов, содержащих сведения орезультатах деятельности учреждений,организаций, предприятий за определенныйпериод времени. Основной вид документовэтой системы — отчет. Достаточно широкогоиспользуется также, отчетный доклад.
Кадровая информационно-документационнаясистема состоит из широкого кругадокументов, содержащих сведения оработниках предприятия, учреждения,организации, а также о деятельностисамой кадровой службы. Основную массудокументов этой системы составляютперсональные документы, к числу которыхотносятся:
1. документы, выданные гражданамсоответствующими государственнымиорганами и юридически подтверждающиесведения, сообщенные гражданами о себе:паспорт, трудовая книжка, военный билет,диплом, свидетельство, аттестат, листокнетрудоспособности, медицинская справкаи др.;
2. документы, выдаваемые предприятием,учреждением, организацией своимработникам с целью подтверждения техили иных правовых фактов: ходатайство,характеристика, справка (с подтверждениемместа работы, должности, заработнойплаты), удостоверение, пропуск,командировочное удостоверение и т.п.
3. документы, составляемые гражданамии направляемые в адрес администрацииили профсоюзной организации с цельюустановления, изменения или прекращениятрудовых или иных правоотношений:заявление, автобиография, резюме,объяснительная записка и др.;
4. служебные документы, характеризующиеделовые, профессиональные, личностныекачества работника, но не предназначенныедля передачи этому работнику: представлениек назначению на должность, аттестационныйлист, результаты тестирования ианкетирования, справка-объективка,докладные и служебные записки и т.п.
Кадровая информационно-документационнаясистема имеет ответвления, которыепредставляют собой во многом самостоятельныеспецифические комплексы документов,выступающие по отношению к ней какподсистемы кадровой документации:
— документация по получению гражданиномсреднего и высшего образования,специальности, рабочей профессии(студенческий билет, зачетная книжка,академическая справка, диплом обокончании учебного заведения и т.п.);
— документация по присуждению учетныхстепеней и ученых званий (стенограммазаседания диссертационного совета,диплом доктора, кандидата наук; аттестатпрофессора, доцента и т.д.);
— документация по прохождению воинскойслужбы;
— документация по повышению квалификациирабочих и служащих и т.д. Степанов Е.Основные функции управления.
Система научно-исследовательскойдокументации
возникает в процессе проведения научныхисследований и выполнения научно-техническихразработок. К основным видам этой системыотносятся:
— отчеты о результатах научно-исследовательских,опытно-конструкторских, опытно-технологическихи экспериментально-проектных работ;
— отчеты, доклады о научных экспедициях,научных и технических командировкахспециалистов;
— программы научно-исследовательскихработ;
— технико-экономические обоснования,обзоры, доклады, записки и др.;
— заключения, отзывы, рецензии, аннотации;
— монографии, диссертации и авторефератык ним, другие научные публикации и отзывына них;
— депонированные рукописи;
— первичная документация, образующаясяв ходе проведения научно-исследовательскихработ (результаты анализов, журналызаписей экспериментов и т.п.)
Корпоративная система документации.Сюда относятся совокупности документов,образующиеся в процессе жизнедеятельностиотдельного лица, семьи. В корпоративнойсистеме документации может быть объединенряд функциональных систем, предстающихв этом случае как ее подсистемы.
Кпримеру, система документации того илииного высшего учебного заведениявключает в качестве подсистеморганизационно-распорядительную,отчетно-статистическую, бухгалтерскуюи некоторые другие функциональныесистемы документации.
В каждом конкретномучреждении, организации, на предприятииимеется свой определенный наборфункциональных подсистем документациии видов документов, в совокупностиназываемый документальным фондом.
Источник: https://studfile.net/preview/5131708/page:9/
Система документации
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Оглавление
Унифицированные
Распорядительная
Функциональные
Унифицированные
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:
1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2) унифицированная система первичной учетной документации;
3) унифицированная система банковской документации;
4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5) унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) унифицированная система документации по труду;
8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) унифицированная система внешнеторговой документации.
Распорядительная
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.
Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:
документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.
Функциональные
Система ОРД — одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.
Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:
— подсистема организационной (организационно-правовой) документации;
— подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации
представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.
К организационно-правовым относятся следующие виды:
— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);
— положение об организации;
— штатное расписание;
— должностные инструкции; и др.
В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.
Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов — программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и др.
Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.
К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.
Источник: http://delo-up.ru/osn/sistema-dokumentatsii.html
Система нормативной документации в строительстве: требования к документации и основные функции
Для регулирования строительной отрасли в мировой практике используется система нормативных документов, которая включает в себя комплекс обязательных норм, правил и требований, призванных защищать государственные и общественные интересы на протяжении всего процесса строительства. Нормативные документы в строительстве разрабатываются компетентными органами и должны соответствовать действующему законодательству.
Страны, не имеющие подобной системы, заимствуют стандарты у развитых стран, корректируют под свои условия и делают их национальными.
Строительные нормативные документы устанавливают:
- Функции нормирования в строительной сфере.
- Виды нормативной документации.
- Требования нормативной документации.
- Порядок внесения поправок в нормативную документацию, ответственность за создание требований и следование им.
Функции нормирования в сфере строительства
Система нормативных документов в строительстве призвана обеспечить:
- надлежащее качество строительной продукции, уменьшение её стоимости;
- безопасные условия для жизни и труда в проектируемых строительных объектах;
- высокий уровень проектных решений;
- защиту людей и строительной продукции в условиях возникновения чрезвычайных ситуаций;
- ликвидность капитальных вложений;
- надежности и долговечности проектируемых строительных объектов;
- рациональное использование финансовых и трудовых ресурсов;
- соблюдение экологических требований;
- единую техническую политику в сфере капитального строительства;
- внедрение в строительный процесс инновационных решений, а также использование зарубежного опыта и новейших технологий при производстве строительной продукции;
- усовершенствование процесса проектирования, строительства объектов и изготовления строительной продукции;
- совмещение технологических и строительных норм проектирования для некоторых областей нормирования;
- налаживание международного сотрудничества в области строительства.
Виды нормативной документации
Согласно СНиП РФ от 10 января 1994 года, нормативные документы в области строительства делятся на 3 основные группы:
- Федеральные. Состоят из 4 видов нормативных документов:
1.1. СНиП — старейший стандартизационный документ, утверждённый Госстроем во времена СССР. До сих пор этот документ является основой строительных норм и правил. СНиП, несмотря на жёсткие требования, не ограничивает свободу инженерных и архитектурных изысканий.
Документ состоит из:
- общих положений СНиП, в которых перечисляются цели и задачи документа, технические и правовые нормы, а также указаны права и обязанности ответственных лиц;
- норм проектирования – основная часть СНиП, определяющая государственные стандарты и правила в сфере строительства, при разработке которых учитываются особенности региона;
- правил для производственного процесса, сдачи и приёмки работ;
- норм дополнительных затрат на строительные работы, зависящие от сезона и распространяются как на постоянные сооружения, так и на временные.
В функции СНиП также входит установление стандартов для строительства устойчивых к землетрясению сооружений.
1.2. ГОСТ Р — государственные стандарты РФ в строительстве. Содержат положения, носящие обязательный и рекомендательный характер. Правилами устанавливаются определённые параметры и характеристики для строительной продукции и сооружений не подлежащие изменению.
1.3. СП — свод правил по проектной документации и проведению строительных работ. Материал, содержащийся в этом разделе, носит рекомендательный характер. Состоит из справочных данных, таблиц, расчётов, являющимися ранее в СНиП обязательными для применения.
1.4. РДС — руководящая документация системы. Содержит информацию о правилах подготовки, утверждения и использования нормативной документации.
2. СНиП субъектов федерации. Нормативная документация в строительстве субъектов федерации представляет собой территориальные строительные нормы. Регламентирование устанавливается для конкретного региона. Является законным только для регионов, которые данные положения утвердили.
3. Производственно – отраслевые документы. Включают стандарты производства и объединений. Состоят из положений об организации и технологии производственного процесса. Обязательны для конкретной организации или предприятия.
Для чего нужна экспертиза проектной документации строительства и в каких случаях она проводится смотрите здесь. Перечень необходимой документации для строительства приведен тут.
Требования содержания нормативной документации
Система нормативной документации в строительстве предусматривает соблюдение следующих требований к их содержанию:
- Указанные требования должны иметь непосредственное отношение к конкретному объекту.
- Нормы и правила, содержащиеся в документах, не должны накладывать ограничения на работников, проявляющих инициативу по уменьшению затрат на строительные работы.
- Основополагающими являются требования, касающиеся:
- реализации научных и технических достижений, передового опыта проектирования и строительства, использованию новейшего оборудования;
- методов и процесса проектирования и инженерных решений;
- прочности объектов строительства, уровня проектных решений, защиты от пожаров и взрывов, устойчивости к землетрясениям, условий труда, качества строительства;
- полномочий органов гос. надзора;
- внедрения и использования ЭВМ и автоматизации в создании проектов и строительстве;
- улучшения качества работ и производительности;
- к приёмке и сдаче в пользование возведённых объектов;
- улучшения системы определения точной стоимости строительных объектов, уменьшения количества проектной документации.
Кроме того, она должна содержать:
- Нормативная документация может содержать приложения с обязательными или справочными расчётами, диаграммами, таблицами.
- В нормативной документации надзорных органов не могут присутствовать требования, установленные СНиП.
- Недопустимо повторение положений, содержащихся в иной нормативной документации.
Порядок внесения поправок в нормативную документацию: ответственность за создание требований и следование им
Нормативная документация подлежит пересмотру и, при необходимости, корректировке не реже, чем один раз в пять лет. В СНиП могут быть включены новые нормативные документы в строительстве. Этот процесс выполняется организациями – разработчиками норм и правил, и лицами их утвердившими. Проверка осуществляется с целью определения научно-технического уровня документов. Обновляют документ с помощью полного изменения либо внесения отдельных корректировок, в соответствии с утверждённым планом.
Изменения в нормативную документацию вносятся на основании проведённых научно-технических, экспериментальных работ, изучения опыта создания проектов и возведения объектов. Утверждение изменений нормативной документации происходит один раз в год. Разработка проекта длится не более полугода.
Организации, предоставляющие на утверждение обновленные СНиП, несут ответственность за:
- актуальность внесённых требований;
- соответствие документа действующим законам РФ;
- правильность указанной информации;
- соблюдение сроков предоставления предложений о корректировке.
Нарушение требований приводит к возврату документа на доработку и применению наказания к виновным лицам.
←Вернуться
Источник: http://www.it-nv.ru/articles/sistema-normativnoy-dokumentacii-v-stroitelstve
