Для чего проводится унификация документов?

Унификация и стандартизация документов (3)

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизациядокументов…………………………………………….8

Унифицированные системыдокументации……………………………………………12

Общероссийскиеклассификаторы технико-экономическойи социальной информации………………………………………………………………………………18

Заключение ………………………………………………………………………………25

Список литературы………………………………………………………………………26

Введение

Унификация документов заключаетсяв установлении единообразия состава иформ управленческих документов,фиксирующих осуществление однотипныхуправленческих функций. Стандартизациядокументов — это форма юридическогозакрепления проведенной унификации иуровня ее обязательности.

Установленыследующие категории стандартов:государственные стандарты (ГОСТ),отраслевые стандарты (ОСТ), республиканскиестандарты (РСТ).

Унификация документовпроводится в целях сокращения количестваприменяемых документов, типизации ихформ, повышение качества, снижениятрудоемкости их обработки, дотсяженияинформационной совместимости различныхсистем документации по одноименным исмежным функциям управления, болееэффективного использования вычислительнойтехники.

Работа по унификации включает:

• Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Значение унификации документоввозрастает в связи со все более широкимвнедрением в практику управленияэлектронно-вычислительной техники исозданных на ее основе автоматизированныхсистем управления.

Разработанная ВНИИДАДунифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации пригодна как для использованияв автоматизированных системах управления,так и при обработке обычными, традиционнымиметодами в учреждениях страны.

В УСОРДвходят комплекс государственныхстандартов на организационно-распорядительнуюдокументацию, унифицированные формыдокументов, а также инструктивно-методическиематериалы по применению этих форм.

Унификация и стандартизация документов

Технический прогресс обуславливаетновые требования к составлению официальнойдокументации.

Система ДОУ включает тривзаимосвязанных составных частей:подготовка управленческих документов,технология работы с документами,систематизация документов в течениекалендарного года и организация ихархивного хранения. При решении каждойиз названных проблем специалисты-практикидолжны руководствоваться действующиминормативно-методическими документамив области делопроизводства, утвержденнымиГосударственным комитетом РФ постандартизации и Федеральной архивнойслужбой России.

Нормативно-методическая базаделопроизводства — это совокупностьзаконов, нормативных правовых актов иметодических документов, которыерегламентируют технологию создания,обработки, хранения и использованиядокументов в текущей деятельностиучреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлениюорганизационно-распорядительныхдокументов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97,утвержденном Постановлением ГосстандартаРоссии от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документоввызывает необходимость их стандартизациии унификации.

Стандартизация — этодеятельность по установлению норм,правил.

Стандартизация — это процессустановления и применения правил сцелью упорядочения деятельности вданной области на пользу и при участиивсех заинтересованных сторон, в частностидля достижения всеобщей оптимальнойэкономии с соблюдением функциональныхусловий и требований безопасности.Стандартизация основывается на результатенауки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства сутьстандартизации заключается в возведениив норму, обязательную для применения,оптимальных правил и требований поразработке и оформлению документов,принятых в установленном порядке длявсеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствиис законом Российской Федерации «Остандартизации», принятым 10 июня 1993г., — это деятельность по установлениюнорм, правил и характеристик в целяхобеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам постандартизации, действующим на территориинашей страны, относятся:

• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
• применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
• правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• стандарты отраслей;
• стандарты предприятий;
• стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандартыРоссийской Федерации — нормативныеакты, устанавливающие единые правилав той или иной области деятельности впределах нашего государства.

Государственные стандартыразрабатываются на продукцию, работуи услуги, имеющие межотраслевое значение. требований стандартов,области их распространения, сферы ихдействия и даты их введения определяютсягосударственными органами управления,которые их принимают. В соответствии сзаконом «О стандартизации»государственные стандарты и общероссийскиеклассификаторы технико-экономическойи социальной информации принимаетГосстандарт России, они вводятся вдействие после их государственнойрегистрации.

Требования, устанавливаемыестандартами, являются обязательнымидля всех государственных органовуправления и субъектов хозяйственнойдеятельности. Госстандарт России ииные, специально уполномоченныегосударственные органы управления впределах их компетенции осуществляютгосконтроль и надзор за соблюдениемобязательных требований государственныхстандартов.

Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов документов;
• требования к составу реквизитов документов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты,действующие на территории нашей страны,объединены в единую Государственнуюсистему стандартизации — иерархическиорганизованную систему классификациии кодирования самих государственныхстандартов.

Серия 1 Государственной системыстандартизации содержит комплексосновополагающих стандартов, в которыхзакреплены положения о порядке разработкигосударственных стандартов, о построении,изложении и оформлении стандартов, ихутверждении, регистрации и введении вдействие, о порядке внесения измененийв стандарты, отмены стандартов и др.,например: 1 апреля 2000 года введено вдействие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97,принятое Постановлением ГосстандартаРоссии от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедренияГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизируетв Методических рекомендациях ВНИИдокументоведения и архивного дела.Методические рекомендации предназначеныдля внедрения в организациях:

• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
• делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
• правил проектирования бланков документов;
• правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
• правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственнаясистема стандартизации РоссийскойФедерации: Основные положения.

Самостоятельный комплексстандартов составляют стандарты наунифицированные системы документациии Единую систему классификации икодирования технико-экономическойинформации:

Источник: https://works.doklad.ru/view/_4ZGD_jqIIE/all.html

Унификация и стандартизация документов 2

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8

Унифицированные системы документации……………………………………………12

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18

Заключение ………………………………………………………………………………25

Список литературы………………………………………………………………………26

Введение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

· Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

· Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления.

Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны.

В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

Основные методы стандартизации документов

Рисунок 1. Основные методы унификации документации. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Определение 1

Деятельность по приведению документов в оптимальный и единообразный вид, который в полной мере соответствует их содержанию и составу, принято называть унификацией документов.

Унификация является наиболее распространенным методом стандартизации документов и применяется повсеместно.

В рамках данного процесса происходит установление максимального единообразного вида и набора реквизитов, а также формата бумаги, включая расположение реквизитов на бумажном носителе.

Унифицированная система документации

Метод унификации применяют не только к конкретным документам. Он рассчитан на решение задач с многочисленным объемом информации. Вся документация подлежит унифицированию в соответствии с установленными нормами, правилами и требованиями государственных органов власти.

Замечание 1

Вся совокупность реквизитов, которые установлены в соответствии с требованиями и задачами унификации, представляет собой унифицированную форму документа.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

В целом унифицированная система документов выглядит в виде системы документации, которая создана по единым правилам и требованиям. Она содержит информацию, необходимую для эффективного построения управления в конкретной сфере деятельности.

В унифицированную систему документации входят следующие конструктивные элементы:

• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система документов пенсионного фонда;
• унифицированная система документов, регулирующих трудовые отношения;
• унифицированная система документации, которая используется в отчетной бухгалтерской деятельности в бюджетных государственных учреждениях и предприятиях;
• унифицированная система документации внешней торговли.

Метод унификации документации применяется в следующих целях:

• сокращения количества документов, которые применяются в организации;
• повышения качества;
• достижения типизации форм документов;
• снижения трудоемкости по обработке документов;
• достижения информационной совместимости разных систем документации на основе общих признаков и функций;
• повышения эффективности использования вычислительной техники.

Сам рабочий процесс по проведению унификации документов включает в себя ряд основных этапов и условий. Она предполагает проведение разработки так называемой унифицированной системы документоведения. Эти мероприятия проводят исполнительные органы государственной власти, в том числе ведомства и министерства, которые могут внедрять подобные системы документации и нести за них ответственность. Затем происходит внедрение межотраслевых унифицированных систем документоведения в пределах отраслевых УСД.

В рамках унификации происходит ведение унифицированных систем документоведения и Отраслевого классификатора технико-экономической документации. Это происходит с целью поддержания достоверности информации, а также ее развития. Разрабатываются комплексы отраслевых унифицированных форм документов. Они отражают специфические признаки определенной отрасли и их государственную регистрацию. Помимо этого, проходят мероприятия по разработке отраслевых классификаторов технико-экономической информации.

При стандартизации документов установлены три основные категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ) и республиканские стандарты (РСТ).

Основные методы унификации документов

Замечание 2

Существует два основных метода унификации документов: метод содержательной унификации и метод формальной унификации.

К методам содержательной унификации относят создание типовых форм, установление ограничительных номенклатур действующих форм, унификацию и стандартизацию документов, а также построение единой модели документов для решения однородных задач.

В состав содержательной унификации входит анализ содержания определенных форм и групп документов. Он осуществляется на основе классификации документов

Основные принципы унификации документов формируются по различным признакам.

При унификации документов руководствуются основными принципами: унификация должна происходить от общего к частному. При проведении стандартизации документов стремятся достигнуть единообразия форм документов, а также правил их построения, оформления и составления. Для этого применяются приемы максимальной типизации элементов документа, проводится трафаретизация документов. Специалисты по стандартизации вырабатывают общие правила расположения данных, вносимых в документ, а также составляют образцы условных сокращений, вносимых в документы.

Комплексность унификации должна предусматривать все требования к документу на стадиях создания, заполнения и обработки. При этом учитываются физиологические и психологические особенности и возможности человека, а также технические параметры устройств.

Принцип информативности предполагает, что в документы будут вноситься только те реквизиты, которые решают определенные задачи. При унификации строго подходят к количественному составу документации. Происходит сокращение числа различных видов документов, при этом совершенствуется метод управления. Ко всем документам необходимо применять единые и стабильные требования. Они разрабатываются и устанавливаются государственными и отраслевыми стандартами.

Принцип экономичности заключается за счет обоснованного включения документов в определенную систему документации и при частом применении бланков и использования оптимального числа реквизитов.

Способы унификации текстов

На практике активно применяются три основных способа унификации текстов:

1. Анкета. Это способ представления унифицированного текста, где постоянная необходимая информация уже удобно располагается в нужном углу документа. Недостающие переменные данные вносятся в остальные строки документа. Таким образом, значительно упрощается процесс подготовки документа, облегчаются машинописные работы. Информация копируется неопределенное количество раз. Часто такой способ унификации можно встретить в организациях любой формы собственности. Анкетным способом смоделированы приказы о приеме на работу или увольнении, объяснительные записки и другие организационно- распорядительные документы.
2. Трафарет. Этот способ фиксации постоянной информации, которая публикуется в виде любого связанного текста с пробелами, где пишется переменная информация. Форму трафарета используют при создании приказов или заявлений.
3. Таблица. Этот способ предполагает использование разорванного текста, который расположен по определенному принципу. Таблицы могут обладать большой информационной емкостью при введении данных. С их помощью фиксируется необходимая информация, классифицируются данные, кодируются и суммируются данные. Таблицы используют в виде штатных расписаний, кадровых приказов и различных графиков.

Эффект от стандартизации и унификации управленческих документов бывает прямым и косвенным. При прямом эффекте происходит значительное снижение затрат труда при работе с документами, меньше расходуются материалы, идущие на изготовление документов, происходит снижение затрат на функционирование оргтехники, ее амортизацию и ремонт. При косвенном эффекте наблюдается повышение качества управления, ускорение процесса оборота финансовых средств.

Источник: https://spravochnick.ru/standartizaciya/osnovnye_metody_standartizacii_dokumentov/

Унификация документов

Требования к оформлению документов можно упростить путем унификации торговых документов на основании общепринятых стандартов и передовых методик. Унификация касается визуальных характеристик документов, включая размер листа, поля и оформление, а также предполагает приведение в соответствие принципов представления данных.

Стандартные унифицированные документы могут быть преобразованы в электронные документы для использования в безбумажной торговле и системах «единого окна».

Целью унификации документов является сокращение количества ошибок, допускаемых при заполнении документов, снижение временных затрат и издержек, связанных с управлением документами и подготовкой информации, и создание базы для автоматизации.

Значимость для упрощения процедур торговли

Субъекты торговли обязаны предоставлять информацию о товарах, транспортных средствах и лицах, сопровождающих данные товары, различным органам государственного регулирования и частным организациям. Многочисленные документы и формуляры, так называемые торговые документы, используются для сбора и предоставления информации. Для заполнения этих документов и подготовки необходимой информации требуется очень много времени.

Часто в документах встречаются различные определения информации, которую необходимо предоставить, а также различные форматы представления данных. Их структура и размер бумаги, на которой они отпечатаны, тоже может различаться. Это повышает вероятность допущения ошибок и задержек и увеличивает время, затрачиваемое на подготовку информации.

Унификация всех документов, используемых в рамках определенной отрасли или в конкретной стране, способна значительно упростить этот процесс. Если структура документов стандартизирована, их легче заполнять и читать вне зависимости от используемого языка.

Еще одним преимуществом применения унифицированных документов является то, что участники торговой деятельности могут использовать контрольный экземпляр документа со всей необходимой информацией о грузе, которая может быть воспроизведена в любом формуляре или документе.

Решения

В 60-х годах прошлого века ЕЭК ООН разработала образец составления торговых документов. Он известен как Формуляр-образец ООН для внешнеторговых документов . и стал важнейшим инструментом унификации внешнеторговых документов. Большинство таможенных деклараций, в том числе используемых и генерируемых системой АСИКУДА, оформляются согласно формуляру-образцу ООН.

Среди других стандартизованных документов, применяемых в международной торговле, можно отметить Формы ИМО ФАЛ, разработанные на основе положений Конвенции по облегчению международного морского судоходства (ФАЛ).
Формуляр-образец ООН (ФОООН) содержит типовую форму документа с указанием стандартных характеристик, как-то: размер бумаги, поля и особенности оформления. В нем также определено местоположение конкретных типов информации — так называемая блочная система.

Рекомендуется использовать ФОООН совместно с международными стандартами, определяющими информацию, которую необходимо указать в том или ином блоке.

Одним из таких стандартов является СЭВД ООН. Это настоящая библиотека определений объектов данных, используемых в международной торговле. В ней содержится информация о конкретных видах данных с подробным описанием их значения. Кроме того, всем элементам данных в СЭВД присваиваются определенные номера. При использовании СЭВД в качестве справочного ресурса обеспечивается сопоставимость данных в различных странах и системах.

Еще одним способом определения информации, указываемой в формулярах, является применение классификаторов (списков кодов). В них содержатся коды, упрощающие совместимость данных путем ограничения размера текста, который можно поместить в тот или иной блок или формуляр. Таким образом, обеспечивается возможность повторного использования информации, предоставляемой друг другу всеми партнерами в рамках одной цепочки поставок.

Для каждого формуляра могут существовать несколько классификаторов, ограничивающих ввод элементов, таких, как коды валют, коды стран, единицы измерения, а также режимы и способы перевозки. Еще одним примером таких классификаторов является ЛОКОД ООН в котором регионам, задействованным в ходе торговых и транспортных операций, присваиваются определенные коды.

Таким образом, обеспечивается отсутствие какой-либо двусмысленности в трактовке текста документа, содержащего данные коды. Эти рекомендованные к использованию коды разрабатываются независимой организацией: ЕЭК ООН.

Роль унификации документов в развитии электронного документооборота и автоматизации обработки данных

Унификация торговых документов является предпосылкой для автоматизации документооборота. Такие документы представляют собой шаблон для организации данных в документе в соответствии с международным стандартом (СЭВД ООН) и могут быть использованы разработчиками моделей данных для определения структуры данных, необходимой для осуществления электронного обмена.

Например, в Библиотеке ключевых компонентов (БКК ООН) содержатся ссылки на элементы СЭВД, что делает ее частью процесса перехода от бумажного к электронному документообороту. Унифицированные формуляры также содержат информацию для разработки таблиц стилей, обеспечивающих стандартный способ перевода сложных данных из одного формата в другой, напр., pdf (т.е.

обеспечивают визуализацию ключевых элементов данных, делая этот процесс максимально легким и удобным).

Методика реализации

ЮННЕксТ разработала Руководство по проектированию унифицированных торговых формуляров для безбумажной торговли. В данном документе приводятся полезные методические указания по различным аспектам унификации документов и использованию формуляра-образца ООН, списков кодов и СЭВД ООН.

Источник: http://tfig.unece.org/RUS/contents/document-alignment.htm

Доклад: Унификация и стандартизация документов 2

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизация документов

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация — это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

· экономии всех видов ресурсов;

· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

· применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

· правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· стандарты отраслей;

· стандарты предприятий;

· стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандарты Российской Федерации — нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к составу реквизитов документов;

· требования к бланкам и оформлению документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

· единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

· новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

· делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

· правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

· правил проектирования бланков документов;

· правил использования, учета и хранения бланков и печатей;

· правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

Источник: https://ronl.org/doklady/promyshlennost-proizvodstvo/834405/

Что такое унификация документов

Документирование управленческой деятельности имеет важные функции:

1. Отражение необходимых данных в созданных по конкретному образцу бланках.
2. Снабжение управленческих кадров задокументированной информацией.

Делопроизводство – один из видов деятельности, цель которого – осуществление цикла документооборота внутри организации.

Систематизация и унификация документов помогают упростить взаимодействие между ведомствами, наладить обмен информацией, ускорить заполнение установленных форм.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) устанавливает нормативы фиксирования действий руководства, обязательные для всех канцелярий. Она создана для оптимизации документооборота, выработки наиболее удобных форм и бланков, упрощения анализа задокументированных данных. ГС ДОУ – не статичное явление. Она предусматривает постоянную модернизацию, разработку более совершенных форм:

1. Росархивом и Росстатом.
2. Высшими ведомствами.
3. Руководством регионов России.

Основа ДОУ – ГС ДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах, утверждённая в 1993 году.

Унификация документов – внедрение общих форм документации для определённых ситуаций и регламента их заполнения.

Унифицированная система документоведения (УСД) – система, созданная по определённым стандартам для обеспечения органов управления задокументированной информацией.

Унификация состоит из следующих этапов:

1. Основы системы разрабатываются на высшем уровне – в министерствах и ведомствах.
2. В рамках отраслевых и ведомственных УСД внедряются межотраслевые связи.
3. Для контроля за достоверностью и актуальностью сведений ведётся Отраслевой классификатор технико-экономической информации (ОКТЭИ).
4. Разрабатываются формы для отдельных отраслей, так как у каждой из них есть своя специфика.
5. Создание отраслевых ОКТЭИ.

Многие системы унификации в нашей стране были созданы ещё в 80-е годы прошлого века.

Стандартизация документов – унификация, закреплённая законодательно.

Группировка документов

Принята классификация бланков по следующим критериям:

• Порядок оформления: общие, стандартные, типовые. Первые составляются по усмотрению персонала, но с учётом существующих правил. Стандартные и типовые заполняются по конкретным нормативам.
• простые и сложные.
• Источник: входящие, исходящие, внутренние.
• Происхождение: официальные, личные.
• Возможность обнародования: несекретные, конфиденциальные, служебные.
• Сроки выполнения: срочные и несрочные.
• Стадии образования: подлинник, копия, дубликат, выписка, отпуск.
• Носители: письменные, электронные и т. д.

Документы распорядительного характера

Постановление принимается высшими управленческими органами. К ним относится Правительство. Постановление касается первостепенных вопросов, входящих в юрисдикцию данных органов.

Решение тоже относится к распорядительным документам. Оно выносится местными либо региональными властями.

Распоряжение даётся председателем. Оно не требует обсуждения в коллегии. Распоряжение распространяется только на тех, кому оно адресовано. Распоряжение может быть длительным или единовременным.

Важным документом является приказ. Он издаётся руководителем. Обычно приказы касаются оперативных задач и распространяются только на конкретную организацию, в которой они изданы.

Создание распорядительного документа требует подготовки. Сначала собираются необходимые данные. Основой для этого служат справки, отчёты, свидетельства и другие бумаги. Далее составляется проект будущего акта.

Иногда для этого задействуются несколько отделов организации. Готовый проект нужно согласовать. Если нет замечаний, документ подписывается должностным лицом.

Организационные документы

Устав оформляется юридически. Он составляется перед созданием организации. В уставе чётко прописаны её структура, функции, правовая форма и другие важнейшие вопросы.

Положение регламентирует деятельность правительственного аппарата, к примеру, какого-либо министерства.

Инструкция создаётся на длительное время. Она содержит набор правил, касающихся действий подразделений и сотрудников.

Протокол фиксирует ход собрания или обсуждения важного вопроса, стоящего на повестке дня.

Документы по личному составу

Такие формуляры касаются сотрудников организации. Многие из них содержатся в личном деле. Наиболее значимыми унифицированными формами являются трудовые книжки, заявления, характеристики, приказы, касающиеся персонала.

Документация по каждому сотруднику ведётся с момента его официального принятия в штат.

Источник: https://mikrozaymy-onlayn.ru/chto-takoe-unifikatsiya-dokumentov/