ГОСТ оформление писем делопроизводство

В этой статье:

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

название (и сокращённое наименование);
фактический и почтовый адреса;
адрес электронной почты;
контактные телефоны;
адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
отдельно нумеруется каждое приложение;
в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

«С уважением,» «Искренне ваш»;
«С наилучшими пожеланиями»;
«С надеждой на продолжение сотрудничества»;
«Всегда рады оказать вам услугу»;
и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

«К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
«Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
«Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
Используйте только стандартные шрифты.
Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

direktor-ivanov@site.com

http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

объективность;
краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
нейтральность тона изложения;
отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
отсутствие эмоциональных оценок;
чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-pravil-no-pisat-i-oformlyat-delovye-pis-ma.html

Новые требования к оформлению документов по делопроизводству

Успех в ведении предприятия во многом зависит от верной организации документооборота. Каждая фирма независимо от формы принадлежности и информационного потока должна вести делопроизводство. Это могут быть приказы, сообщения и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Управление записями — это работа по созданию документов для организации, выполняемая в соответствии с определёнными правилами и требованиями. Чаще всего фирмы выделяют специальных работников, занятых только в этой области. В компаниях не каждый сотрудник может выполнять функции секретаря.

Если понятна суть терминологии делопроизводства, то и происхождение, и весь цикл прохождения документа становится ясным. Прежде всего это фиксация на реальных носителях официальной информации. Во время этого процесса формируется организационный и административный документ, который впоследствии активирует конкретные действия.

Термин «делопроизводство» не был замечен в течение длительного времени, только в середине прошлого века был формализован, зафиксирован в нормативных документах на муниципальном уровне.

Организация не может работать независимо от закона. Каждый раз есть документ и делопроизводственный процесс. Все документальные вопросы решают специалисты:

секретари;
архивариусы;
сотрудники отдела кадров.

Управление включает запись информации на физическом носителе, создание бумажного или электронного документа. На этом основано управление документацией организации — передача сообщения начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправкой в дело или удалением.

В зависимости от пространства для создания деловых бумаг, относящихся к сотрудникам и руководству организации, поток данных распределяется на внешний и внутренний. Будущий порядок действия сообщения будет зависеть от источника.

Внутренний документооборот организации связывает следующие действия:

составление плана документа;
оформление;
подписание плана, проставление даты и регистрационного номера;
со стадии оформления принятие к исполнению;
передача исполнителям и контроль;
выполнение требований;
регистрация бумаг для дальнейшей записи в зависимости от времени и потребностей;
устранение просрочки или регистрация для архивных накоплений.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Смешанный тип лучше известен в крупных организациях. Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от формы, в которой будет принят Секретариат.

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

Инструкция считается внутренним нормативным актом организации, утверждённым приказом или распоряжением руководства. Он содержит все строки документа, что являют подлинность официальных бумаг, примеры оформления, формы.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.

Есть типа документов:

Входящие (приходящие в организацию).
Исходящие (отправленные из компании).
Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

Работа с бумагами в организации распространяется и за пределы компании. Все процессы должны быть верно задокументированы.

Для входящих важным является следующее:

метод первичной обработки;
предварительное обсуждение секретарём;
регистрация;
управленческая инструкция по внедрению;
обработка, подготовка ответов;
проверка производительности.

Данные, которые отправляются из учреждения, важно правильно оформить и зарегистрировать. Это важная информация, влияющая на отношения между компаниями. Важно соблюдать требования к оформлению писем в делопроизводстве.

Для исходящих важно выполнять следующее:

правила оформления писем по делопроизводству, образца;
регистрацию;
своевременную отправку.

Внутренние информационные процессы также очень важны в организации. От документов зависят отношения и производительность работы предприятия.

Для внутреннего документооборота важно следующее:

разработка;
регистрация;
обработка, подготовка ответов;
мониторинг производительности.

Скорость обработки документации зависит от правильности оформления документов, а также от утверждённых стереотипов документооборота в организации.

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

инструкции;
нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

в целях обеспечения действительности информации;
для обработки бумаг;
для эффективного поиска документации;
для создания правильной рабочей среды.

Расположение деталей бланка по ГОСТ позволяет не только работать с документацией быстро и качественно, без временных затрат, но и придать документу качественный вид.

Основное нововведение

Новый ГОСТ определяет ряд требований к офисной работе, явно отличающихся от тех, что были представлены ранее.

Более актуальными являются:

Критерии создания и оформления текстовой документации, таблиц в Ворд. В них рассматриваются такие проблемы, как шрифты, отступы и интервалы между абзацами, поля и форматирование.
Руководство, что нужно унифицировать, и заверение копий. Надпись расширена.
Информация о системах регистрации.

Новые требования по оформлению

С учетом учебных определений появились общие критерии оформления официальных документов. Для тех, кто ещё не узнал о наличии стандарта в области делопроизводства из представленного закона, будет полезен текст разделов ГОСТа.

Стоит обратить внимание на раздел пособия «создание документов», который систематизирует и описывает критерии для всех типов деталей, охватывающих текст:

номер страницы;
предпочтительные шрифты и их размеры;
отступ абзаца;
значение межстрочного интервала, расстояние между символами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина линии углового и продольного расположения;
критерии разметки для жирного текста;
регистрация титульного листа;
ограничение доступа;
шаблон электронной подписи;
написание структурного подразделения и создателя документа.

Раздел «регистрационные данные» дополняется правилами подачи вступительных обращений и окончательной маркировкой, электронной подписью лица, исполняющего обязанности непосредственного руководителя.

Размер формы снова был добавлен в раздел «формы» — A6, было определено значение левого поля для документов с долгосрочным хранением (более 10 лет) и установлены критерии для использования форм на 2 языках. Приложения дополняются стандартами титульного листа, формой структурного подразделения, продольной формой сообщения организации на двух языках.

Принимая во внимание вышеперечисленные дополнения и изменения, целесообразно подготовить или пересмотреть государственные кадровые принципы для существующей рабочей организации.

С начала нововведений в документах указывается имя лица структурного подразделения создателя документа. При необходимости в правом верхнем углу может быть ограничительная пометка.

При разработке столбца «адресат» инициалы теперь должны быть строго после имени. То же самое относится и к символу официального утверждения. Но все подписи также должны использоваться до наименования.

Оптимизация деятельности

Игнорируя быстрое развитие цифровых технологий, многие организации испытывают трудности с улучшением своего рабочего процесса. Продолжают обязательную бумажную переписку и заполняют очередной журнал.

Это обычно происходит по следующим причинам:

противодействие инновациям;
отсутствие денег в организации.

Стоит напомнить, что фактическая современная оптимизация параметров рабочего процесса со значительными инвестициями принесёт в скором времени очевидный финансовый эффект компании и усовершенствует работу с документами.

Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/oformleni%D0%B5-dokumentov.html

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

общий — в части деятельности предприятия в целом;
кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
входящие (присланные из внешних структур);
исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

проверка факта правильной доставки до адресата;
проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
проверка целостности входящих, в том числе приложений;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

руководителя учреждения;
заместителя руководителя;
начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

разрабатываются проекты, оформляются;
визируются заинтересованными сотрудниками;
проверяются на предмет правильности оформления;
регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
передаются на отправку;
контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

подготовки проекта;
согласования с заинтересованными сотрудниками;
направления на проверку правильности формирования;
передачи руководителю для подписания;
регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
контроль исполнения;
формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

формирование текста;
регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
хранение подлинников в делах по месту регистрации;
контроль исполнения;
направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

ГОСТы по делопроизводству

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-kak-pravilno-organizovat-dokumentooborot-v-byudzhetnoy-organizatsii