Как оформить право подписи первичных документов?

Как оформить право подписи первичных документов?

В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством.

Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку.

Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.

Виды документов в организации

Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись.

Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы — регистры учета.

А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.

Что такое первичный документ

Суть первичного документа — фиксация факта осуществленной операции. Документ выписывается в момент ее совершения или сразу после него. В нем отражается ряд реквизитов, необходимых для подтверждения реальности операции, установления участвующих в ней лиц, а также ее состава.

Организация должна соблюдать все требования, выставленные законодательством и контролирующими органами в отношении первичной документации. К требованиям относится и вопрос о том, кто может подписывать первичные документы. Законодательством выпущено достаточно инструкций, постановлений и законов.

Самым главным правовым актом, регламентирующим оформление первички, считается ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Примеры первичной документации

Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:

• ТОРГ-12 или транспортная накладная;
• счет-фактура;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• акты выполненных работ и услуг;
• акты передачи материальных ценностей;
• товарно-транспортная накладная;
• платежные поручения и выписки банка;
• требование на выдачу материальных ценностей.

К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности — оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.

Регламент

Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.

Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности.

Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета.

Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.

Реквизиты документов

Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией.

Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.

К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:

• наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
• банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
• номер и дата документа;
• номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
• единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
• итоговая сумма по всем позициям в документе;
• подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
• марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
• количество мест, масса и категория перевозимого груза;
• основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.

Кто может подписывать первичные документы

Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия.

Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, — все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:

• генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
• главный бухгалтер;
• кладовщик, отпустивший товар;
• водитель, принявший товар к перевозке;
• кладовщик, принявший товар на склад;
• специалист, принявший к учету документацию;
• сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.

Доверенность на подпись

Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу.

Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации.

Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку.

В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное — на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.

Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный — на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.

В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени.

Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц — водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая — самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика.

Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей — сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания.

Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.

Электронная подпись

Первичка может быть подписана и другим способом — электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи.

На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность.

После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.

Источник: https://transmskru.com/kak-oformit-pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/

Составляем приказ на право подписи первичных документов

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

• приказе;
• должностной инструкции;
• положении;
• доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права. Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность. Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Скачать

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Скачать

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура — это доказательство свершившейся отгрузки товара или оказания услуг. Указывается в нем и стоимость. Оформление регламентировано 169 статьей Налогового кодекса Российской Федерации, которая допускает следующие варианты подписания бумажного варианта:

• руководителем и главным бухгалтером;
• руководителем;
• иным лицом по приказу;
• лицом по доверенности.

Электронная версия визируется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Скачать

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст. 73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Скачать

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

• какой акт отменяется;
• с какой даты;
• графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnykh-dokumentov

Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).

 Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.

В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в  статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено.

Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.

А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).

Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.

При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.

 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи. Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами.

При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями.

При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.

постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов.

В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.

Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов.

Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права.

То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см.

постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.

09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству.

Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса.

Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий.

Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность.

Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть).

Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации.

Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров.

То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа.

То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет.

Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.

) будут подтверждены приказом и доверенностью.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2016/9/11537

Приказ на право подписи первичных документов. Образец 2026 года

Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа на право подписи первичных документов .docСкачать образец приказа на право подписи первичных документов .doc

Что такое первичные документы

К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:

В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.

Кто наделяется правом подписи первичных документов

В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

• специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
• менеджеры и начальники отделов продаж,
• водители-экспедиторы,
• логисты,
• сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

Кто составляет приказ

Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.

Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

Порядок предоставления права подписи

Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:

• составление специальной доверенности,
• написание приказа.

Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.

После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Основание для приказа

По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.

Как написать приказ: основные правила и образец

Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

• номер приказа,
• дату составления,
• название компании,
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

• должности,
• фамилии-имени-отчества,
• списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

Как оформить приказ

Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

После написания приказа

После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.

Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/

Кто может подписывать первичные документы? Обязательные реквизиты первичных документов :

В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством. Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку. Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.