Тема 3 Организационно-распорядительная документация
План изложения
31. Особенности распорядительной документации
32. Приказы
33. Распоряжение
34 постановления
35. Решение
36 Указания и решения
31 Особенности распорядительной документации
Независимо от характера и содержания деятельности предприятия, его организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, органы управления предприятия наделяются правом издания распорных ядчих документе.
Распорядительные документы — это документы с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенной учреждении, организации или на предприятии
Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.
Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д.. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.
В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов. В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.
Основными видами организационно-распорядительных документов являются:
o приказы;
o распоряжения;
o постановления;
o решения;
o указания и постановления
Условно их можно разделить на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности и документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений
На основе коллегиальности действуют:. Правительство Украины, органы местного самоуправления, высшие органы власти, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления предприятий (собрание акционеров в. Совет директоров, совет учредителей и др.). В условиях коллегиальности решений выдаются постановления и решенияня.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную отв повидальнисть руководителя за принятые решения. На основании единоличного принятия решений действуют министерства (министр), государственные администрации (главы администраций), директора, председателя правления. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряженияя. *
32 Приказы
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководитель для решения основных и оперативных задач, поставленных перед данным предприятием, учреждением, органом власти
Часто приказы издают на основании и во исполнение действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов
Приказы также выдаются по вопросам создания, организации, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности предприятия или структурного подразделения, утверждения (введения в действие) или изменения положений ь, правил, инструкций, планов, структур.
По назначению приказы делятся на два вида:
o приказы по вопросам основной деятельности (общим вопросам), которые, в свою очередь, подразделяются на:
инициативные для оперативного влияния на процессы
возникающие внутри предприятия;
приказы на выполнение распоряжений вышестоящих органов
o приказы по личному составу
Приказ документируется на бланках формата. А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:
o название предприятия;
o название вида документа;
o дата, индекс, место составления или издания;
o заголовок к тексту;
o текст;
o подпись;
o визы;
o оттиск печати
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой подаются факты и мнения, которые являются основой для издания приказа; во второй перечисляются приписаны действия. Если приказ издается на основе п письменного указания вышестоящей организации (постановление, приказ), то в констатирующей части приказа указываются название вида документа, его номер, дата и заголовкамиок.
Распорядительная часть приказа начинается словом. ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами от нулевого положения табулятора. При необходимости текст разделяют на пункты, которые номерують арабс скими цифрами.
В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, которым поручен контроль за выполнением приказа
При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые этим приказом отменяются, изменяются или дополняются
Приказ соглашается с заместителем руководителя организации, с руководителями структурных подразделений, которых касаются пункты приказа, с юристом организации. Для этого ниже подписи руководителя рас ташовуються их визы может осуществляться и внешнее согласование с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациямми.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указано в тексте. Приказ действует до тех пор, пока он не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в самом тексте. Отменить приказы может только уполномоченное лицо или инстанцийія.
С приказом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке
Приказы имеют отдельную самостоятельную индексацию, которая начинается с начала каждого календарного года
Источник: http://uchebnikirus.com/documentovedenie/spetsialne_dokumentoznavstvo_-_kislyuk_kv/organizatsiyno-rozporyadcha_dokumentatsiya.htm
Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление
Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
— Создание организации, предприятия;
— Реорганизация организации, предприятия;
— Ликвидация организации, предприятия;
— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
— Распорядительная деятельность организации, предприятия;
— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;
Оглавление
Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных
Виды
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.
Функции
Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.
Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.
В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.
Составление
Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
краткость и компактность изложения официального документа;
точность и определенность формулировок;
однозначность и единообразие терминов;
последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.
Правила оформления
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.
Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г.
№9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г.
Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
По пожарной безопасности
Перечень документации по пожарной безопасности
Приказы пожарной безопасности
1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;
2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;
3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;
4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;
5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;
6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;
7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;
8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;
9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».
Журналы пожарной безопасности
10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;
11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;
12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;
13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;
14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;
15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».
Инструкции пожарной безопасности
16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;
17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;
18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;
19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;
20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;
21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;
22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;
23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;
24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;
25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;
26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».
Разное
27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;
28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;
29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;
30. Тестовые задания по ПТМ;
31. План противопожарных мероприятий на год;
32. Программа вводного противопожарного инструктажа.
Для защиты персональных данных
Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.
Источник: http://delo-up.ru/org/organizatsionno-rasporyaditelnye-dokumenty.html
Распорядительные документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Узнайте, что представляют собой распорядительные документы, какие их виды может содержать система распорядительных документов организации в 2016 году, где искать общие стандарты оформления и требования к распорядительным документам в 2016 году, почему приказ — основной распорядительный документ, а также какие элементы включаются в состав распорядительных документов.
Из этой статьи вы узнаете:
- какую функцию выполняют распорядительные документы;
- какие существуют виды распорядительных документов;
- как происходит оформление распорядительных документов;
- какие требования к распорядительным документам предъявляются действующим законодательством.
Распорядительные документы закрепляют задачи, функции и цели всей организации или ее отдельных сотрудников (как руководящих, так и рядовых). Если в ходе операционной деятельности учреждения возникает потребность в выполнении конкретных действий, именно распорядительными документами утверждается порядок их реализации, а также права и обязанности работников, которые привлекаются к процессу.
Виды распорядительных документов
Согласно ГОСТ («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003), в 2016 году система распорядительных документов любой организации может быть представлена:
- постановлениями;
- распоряжениями;
- решениями;
- приказами;
- указаниями.
Все виды распорядительных документов должны использоваться по назначению. В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.
Важно: особенности формирования в дела отдельных категорий документов
Основной распорядительный документ
Приказ — основной распорядительный документ. Это самый распространенный вид управленческого документа в практике делопроизводства, обычно издаваемый по основным вопросам. Приказами утверждаются локальные акты, инструкции, перечни и номенклатуры, отчеты и планы развития производства, штатные расписания и типовые формы документов, решения о реорганизации предприятия или смене режима его работы. Изданием приказов сопровождаются прием, перемещение и увольнение работников, а также другие процедуры, касающиеся внутренней жизни организации.
Внесение изменений в распорядительные документы организации
В приказах отражаются решения конкретных задач, стоящих перед организацией, причем любой приказ позже можно отменить другим распорядительным документом. Издавая приказ об отмене предыдущего решения руководства, необходимо указывать дату, с которой действие распорядительного документа прекращается, а также его номер и точное наименование.
Все приказы обязательно проходят регистрацию, причем отсчет порядковых номеров ведется в пределах календарного года. Иногда в порядке, установленном номенклатурой дел организации, порядковый номер приказа дополняется буквенными или цифровыми обозначениями. Например, для группы приказов по личному составу может применяться обозначение «л/с», а для приказов по основной деятельности — «о/д».
Издание приказов: важные нюансы, о которых следует знать делопроизводителю
Оформление распорядительных документов
Оформление распорядительных документов в 2016 году обычно начинается с подготовки проекта, которая может поручаться как одному исполнителю, так и рабочим группам, комиссиям и целым структурным подразделениям. Сначала производится сбор данных по рассматриваемому управленческому вопросу, затем составляется черновой вариант документа. После согласования документ подписывается уполномоченным лицом. Количество согласующих инстанций в каждом конкретном случае определяется обстоятельствами, по мере согласования документ может неоднократно редактироваться и дополняться.
Каждой организации рекомендуется разработать унифицированные стандарты и единый порядок оформления распорядительных документов, закрепив их локальным актом и отразив в инструкции по делопроизводству. Применяемые стандарты не должны противоречить общим требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). После согласования и утверждения распорядительный документ необходимо донести до исполнителя.
Как эффективно осуществлять контроль исполнения документов, рассказывает эксперт
Состав распорядительных документов
Состав распорядительных документов стандартен, все включаемые в него элементы перечислены в ГОСТ Р 6.30-2003. Среди них — государственный герб РФ, контактные данные и наименование организации, регистрационные индексы, название вида документа, заголовок к тексту и сам текст, данные об исполнителе или адресате, а также всевозможные отметки — визы или пометки о контроле, наличии приложений, заверении копий, исполнении, ограничении доступа, расписке в получении и т. д.
Внесение изменений в распорядительные документы организации
Текст обычно состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной: в первой части освещается суть рассматриваемого вопроса или цитируются предыдущие решения, во второй формулируется поручение. И если констатирующая часть не считается обязательной (во многих распорядительных документах она попросту отсутствует), то распорядительная как раз несет основную смысловую нагрузку.
Требования к распорядительным документам
Подробные требования к распорядительным документам изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляя реквизиты, необходимо указывать код организации (по ОКПО) и код формы документа (по ОКУД), а также следить, чтобы используемое при оформлении название организации совпадало с данными учредительных документов. В качестве автора указывается должностное лицо, представляющее организацию.
Внедрение корпоративной электронной системы управления в Группе компаний «Цифрал-Сервис»
Не забывайте вносить справочные данные: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные об организации, а также наименование документа и дату. Если речь идет о приказе или распоряжении, обязательно ставится дата его утверждения или подписания, а в постановлении или решении указывается дата заседания, на котором оно было принято.
Регистрационный номер документу присваивается в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, в случае необходимости на первом листе проставляется гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Строго секретно» и т. д.). Распорядительные документы организации в 2016 году подписываются исключительно должностными лицами, за которыми уставом закреплено соответствующее право.
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210542-qqq-16-m7-rasporyaditelnye-dokumenty
Документирование распорядительной деятельности организации
ID: 38528
Название работы: Документирование распорядительной деятельности организации
Категория: Дипломная
Предметная область: Архивоведение и делопроизводство
Описание: Задачи: Изучить порядок оформления реквизитов Распорядительной документации; Проанализировать разработки Распорядительной документации; рассмотреть требования к Распорядительной документации предъявляемых современной нормативно правовой и нормативно методической базой; Исследовать проблемы Распорядительной документации предприятия ЭМУП Жилкомхоз; Объект дипломной работы процесс распорядительной деятельности предприятия ЭМУП Жилкомхоз. Положения имеющие отношение к РД; научнометодические работы по указанной…
Язык: Русский
Дата добавления: 2013-09-28
Размер файла: 108.5 KB
Работу скачали: 134 чел.
Введение
Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функции и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.
С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, разрешаются все возникающие проблемы и ситуация.
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются юридическими документами, вызывающими возникновения конкретных административно – правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.
Среди большого разнообразия служебных документов в организациях первое место занимаю распорядительные документы. Распорядительные документы в большой степени затрагивают канцелярии и кадровой службы. Организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решении документации в распорядительной деятельности.
С помощью распорядительных документов:
- Совершенствуется организация управления
- Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности
- Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.
Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.
Целью дипломной работы является: изложение изученного материала по дисциплине «Делопроизводство» на тему: «Документирование распорядительной деятельности организации»
Распорядительной документацией является наиболее широко использованным видом управленческой деятельности. Распорядительные документы — это приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.
Цель дипломной работы: проанализировать совокупности требований к распорядительной документации предоставляемых нормативно-правовыми, и нормативно методическими – актами.
Задачи:
— Изучить порядок оформления реквизитов Распорядительной документации;
— Проанализировать разработки Распорядительной документации;
— рассмотреть требования к Распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно – правовой и нормативно — методической базой;
— Исследовать проблемы Распорядительной документации предприятия ЭМУП «Жилкомхоз»;
Объект дипломной работы — процесс распорядительной деятельности предприятия ЭМУП «Жилкомхоз».
Предмет — изучение и анализ распорядительной деятельности ЭМУП «Жилкомхоз».
Практическая ценность дипломного работы: теоретический материал, материалы анализа и сделанных выводов практической работы по организационно-распорядительной документации могут быть использованы в учебном процессе со студентами – будущими документоведами, а также на семинарах, занятиях и курсах с работниками делопроизводственной сферы.
Источниковедческая база дипломной работы: Конституция РФ, Федеральные законы, Кодексы, Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003, Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов», Типовая инструкция по делопроизводству (2005г.), Положения, имеющие отношение к РД; научно-методические работы по указанной проблематике; публикации в периодической печати, текущее делопроизводство предприятия ЭМУП «Жилкомхоз».
Структура дипломной работы: Введение, Глава 1 – Общие требования к распорядительной документации, Глава 2 – Технология разработки и оформления распорядительной документации, Заключение, Перечень источников и литературы, Приложения.
Пример 6
Заключение
Распорядительные документы – документы, посредством которых решаются административные и организационные вопросы т.е. важнейшие вопросы деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Наиболее распространенные виды распорядительных документов это постановления, решения, приказы, указания.
Этапы подготовки распорядительных документов представляет собой достаточно сложный процесс, отличающийся в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можно выделить четыре основных стадии подготовки документов:
- Изучение существа вопроса;
- Подготовка проекта документа;
- Согласование документа;
- Подписание документа.
Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам.
Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих.
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме (указывается действие или что нужно сделать т.е. требования). В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.
Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4.
В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения — автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Подробное составление распорядительных документов описано выше.
Примеры распорядительных документов находятся в приложении №1;2;3 и 4.
делопроизводство документирование распорядительный документ
Источник: http://5fan.ru/wievjob.php?id=38528
Организационные документы: требования к оформлению распорядительной или учредительной документации, что к ней относится и ее формы
Каждая компания, предприятие, организация образует достаточно большое количество различного рода и вида документации. Некоторые из них имеют предназначение в обеспечении внешней связи, иные же могут обеспечивать непосредственно деятельность внутренней структуры организации по разным ее основаниям. Каковы же функции документов в организации?
В период формирования всей системы документационного обеспечения (ДО) складывались разные системы документов, включая распорядительную документацию, по бухгалтерскому учету и отчетности, по личному составу и пр.
Что такое документ?
Поэтому, работая с ней, не следует забывать о связи с системой принадлежности документа. Возникают определенные требования в области структуры, оформления и его содержания.
Кроме того, важно понимать, к какому виду относится документ и какую функцию он выполняет. Данная статья посвящена рассмотрению понятия и функций документов.
Итак, в целом основная деятельность той или иной организации заключается в формировании документов. Функции, выполняемые документом, разнообразны. К ним, например, относятся как материально-технические, так и организационно-распорядительные. Документ является материальным объектом, который подтверждает определенное право кого-либо или какой-нибудь факт.
При этом он может удостоверять личность человека или же являться свидетельством чего-либо.
Помимо этого, документ считается способом содержания информации, в которой могут отражаться умственная деятельность человека, а также любой факт из жизни. В России данный термин появился еще со времен Петра I.
Тогда так обозначалось письменное свидетельство. После чего стали появляться и иные определения, такие как «акт», «служебный документ» и др.
Неоднозначное понятие термина
Вся общественная деятельность использует вышеназванный термин.
При этом, в любом направлении деятельности того или иного учреждения, организации, отрасли есть непосредственное определение данному понятию.
Однако на сегодняшний день настолько много мнений по данному вопросу, что не представляется возможным дать однозначное определение для термина «документ». Функции документов интересуют многих.
Каждый специалист, который осуществляет свою деятельность в области документоведения или делопроизводства, имеет свое понимание данного аспекта, хоть в законодательном порядке для него и предусмотрено официальное определение.
Наиболее современным в данный момент считается информационный способ сохранения документов, чем на материальных носителях. А каждая организация имеет свой объем работы в области документоведения, в связи с чем документы можно классифицировать по разным основаниям. Далее мы рассмотрим функции нормативных документов, в зависимости от их предназначения и других признаков.
Классификация документов по назначению
По назначению документы бывают: организационно-распорядительными, отчетно-статистическими, учебно-методическими, плановыми, научно-техническими, документами по личному составу и многими другими.
В зависимости от функции, которую они выполняют, различают следующие виды документов:
- приказы;
- распоряжения;
- разного рода отчеты;
- инструкции;
- акты;
- протоколы;
- справки;
- бланки и пр.
Классификация документов по способу фиксации информации
В свою очередь, они делятся и по способу фиксации информации. К ним относятся письменные, графические, фото- и видеодокументы. Они могут содержаться как на материальном носителе, так и в информационном виде (на компьютере, в сети Интернет и т. д.).
Существуют документы, предназначенные для внешних и внутренних работ. Внешний вид включает в себя входящую и исходящую документацию. А по мере уровня трудности (сложности) преобладает следующая классификация: простые и сложные. Простыми документами является документация, которая предполагает присутствие одного вопроса, а сложные содержат некоторое число вопросов.
Классификация степени гласности
В зависимости от степени гласности информации, документы бывают открытыми и ограниченными в доступе, т. е. с различной степенью засекреченности: совершенно секретные, конфиденциальные и т. п.
По юридической силе следует выделить:
- подлинные;
- дубликаты;
- ложные (фальшивые).
Первый вид содержит данные, которые подтверждают их достоверность, при этом они правильно составлены и оформлены. Такие документы могут быть действительными и недействительными, в случае если истек срок действия, либо он отменен посредством замены другим актом. В полном объеме предоставленная информация данного вида не обладает юридической силой.
Под дубликатами понимаются копии документов. А ложные содержат фальшивую информацию о ком-либо, составлены в неверной форме и вопреки законодательству.
Классификация по срокам исполнения и обязательности
По срокам исполнения выделяют:
- срочные, которые предполагают в установленный срок исполнение документа;
- несрочные.
По срокам хранения следует отметить постоянные и временные. Срок хранения последних составляет до десяти лет и свыше.
По степени обязательности они могут быть:
- обязательными, то есть они должны быть непременно исполнены и имеют юрисдикционный характер;
- информационными, которые содержали бы информацию о деятельности компании.
Классификация по степени унификации
По степени унификации документы тоже разделяют на определенные виды. Среди них выделяют:
- специфические — разовые документы;
- типовые — сочетают однородную информацию;
- трафаретные — с ранее подготовленным печатным текстом, какой требуется заполнить в результате итогового оформления в той или иной ситуации;
- унифицированные.
В последних расположение текста должно быть слева на листе, а справа имеются строки. Соответствующая информация вносится в цифровом или текстовом виде в ту часть, где находится строка или таблица (анкетные исследования, например).
История документации
Как видите, общей классификации документов нет, несмотря на то, что при анализе мы наблюдаем многочисленные их виды. Еще в XV-XVII вв. структура делопроизводства была достаточно емкой, хотя среди документов преобладали лишь грамоты, наказы, приговоры.
Но каждый из этих видов имел много типов, например, приказы подразумевали и документацию, поступающую от воевод, а грамоты представляли собой документы, которые посылались из приказов боярам, приказным людям и пр.
Было такое понятие как «грамотка», подразумевающее личную переписку.
