Назначение и состав распорядительной документации

В этой статье:

Понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия

Как известно, система документационного обеспечения деятельности предприятия содержит широкий комплекс деловых документов, систематизируемых службой делопроизводства на отдельные категории.

Выделяют следующие категории, отражающие основную деятельность конкретного предприятия (организации): организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационно-справочную и справочно-аналитическую, отчетную, договорно-претензионную, по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовую, по обеспечению кадрами (личному составу) и др.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) выделяет следующие системы документации: организационно-распорядительную, первичную учетную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую, по труду и т.п.

Традиционно всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

систему организационно-правовой документации;
систему организационно-распорядительной документации;
систему информационной документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовая документация – это совокупность документов, содержащих правила, положения, нормы, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав. Кроме того, организационно-правовые документы определяют функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его структурных подразделений, работников, их права, обязанности, ответственность и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа.[3]

С точки зрения срока действия, эти документы относятся к бессрочным (исключение – штатное расписание) и действуют до их отмены или до утверждения новых.

Оформляются организационно-правовые документы на стандартных листах бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Текст большинства таких документов состоит из разделов и пунктов, имеющих собственные заголовки, нумеруемые арабскими цифрами.

Основные виды организационно-правовых документов:

Устав;
Учредительный договор
Положение об организации, структурном подразделении, коллегиальном (или совещательном) органе;
Регламент;
Штатное расписание;
Инструкция (документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение»;
Должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др.

Основное назначение всех организационно-распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организации. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали — они содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

В юридическом плане организационно-распорядительные документы относятся к правовым актам, которые с учетом сферы своего действия делятся на:

правовые акты федерального уровня;
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

К правовым актам организаций, учреждений, предприятий относятся следующие виды организационно-распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение, постановление, решение.

Основанием для издания организационно-распорядительного документа организации может быть как необходимость исполнения законодательных, нормативных правовых актов вышестоящих органов так и необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Процесс принятия решения базируется на определенной совокупности информации. Данная информация содержится в различных источниках, среди которых важнейшее место занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Деление на эти группы достаточно условно.[2]

К справочно-информационным документам относятся: деловые записки, протокол, предложение, представление, переписка (деловые письма телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные документы).

К справочно-аналитическим документам относятся: акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.[3]

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-6.html

Распорядительные документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Узнайте, что представляют собой распорядительные документы, какие их виды может содержать система распорядительных документов организации в 2016 году, где искать общие стандарты оформления и требования к распорядительным документам в 2016 году, почему приказ — основной распорядительный документ, а также какие элементы включаются в состав распорядительных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

какую функцию выполняют распорядительные документы;
какие существуют виды распорядительных документов;
как происходит оформление распорядительных документов;
какие требования к распорядительным документам предъявляются действующим законодательством.

Распорядительные документы закрепляют задачи, функции и цели всей организации или ее отдельных сотрудников (как руководящих, так и рядовых). Если в ходе операционной деятельности учреждения возникает потребность в выполнении конкретных действий, именно распорядительными документами утверждается порядок их реализации, а также права и обязанности работников, которые привлекаются к процессу.

Виды распорядительных документов

Согласно ГОСТ («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003), в 2016 году система распорядительных документов любой организации может быть представлена:

постановлениями;
распоряжениями;
решениями;
приказами;
указаниями.

Все виды распорядительных документов должны использоваться по назначению. В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.

Важно: особенности формирования в дела отдельных категорий документов

Основной распорядительный документ

Приказ — основной распорядительный документ. Это самый распространенный вид управленческого документа в практике делопроизводства, обычно издаваемый по основным вопросам. Приказами утверждаются локальные акты, инструкции, перечни и номенклатуры, отчеты и планы развития производства, штатные расписания и типовые формы документов, решения о реорганизации предприятия или смене режима его работы. Изданием приказов сопровождаются прием, перемещение и увольнение работников, а также другие процедуры, касающиеся внутренней жизни организации.

Внесение изменений в распорядительные документы организации

В приказах отражаются решения конкретных задач, стоящих перед организацией, причем любой приказ позже можно отменить другим распорядительным документом. Издавая приказ об отмене предыдущего решения руководства, необходимо указывать дату, с которой действие распорядительного документа прекращается, а также его номер и точное наименование.

Все приказы обязательно проходят регистрацию, причем отсчет порядковых номеров ведется в пределах календарного года. Иногда в порядке, установленном номенклатурой дел организации, порядковый номер приказа дополняется буквенными или цифровыми обозначениями. Например, для группы приказов по личному составу может применяться обозначение «л/с», а для приказов по основной деятельности — «о/д».

Издание приказов: важные нюансы, о которых следует знать делопроизводителю

Оформление распорядительных документов

Оформление распорядительных документов в 2016 году обычно начинается с подготовки проекта, которая может поручаться как одному исполнителю, так и рабочим группам, комиссиям и целым структурным подразделениям. Сначала производится сбор данных по рассматриваемому управленческому вопросу, затем составляется черновой вариант документа. После согласования документ подписывается уполномоченным лицом. Количество согласующих инстанций в каждом конкретном случае определяется обстоятельствами, по мере согласования документ может неоднократно редактироваться и дополняться.

Каждой организации рекомендуется разработать унифицированные стандарты и единый порядок оформления распорядительных документов, закрепив их локальным актом и отразив в инструкции по делопроизводству. Применяемые стандарты не должны противоречить общим требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). После согласования и утверждения распорядительный документ необходимо донести до исполнителя.

Как эффективно осуществлять контроль исполнения документов, рассказывает эксперт

Состав распорядительных документов

Состав распорядительных документов стандартен, все включаемые в него элементы перечислены в ГОСТ Р 6.30-2003. Среди них — государственный герб РФ, контактные данные и наименование организации, регистрационные индексы, название вида документа, заголовок к тексту и сам текст, данные об исполнителе или адресате, а также всевозможные отметки — визы или пометки о контроле, наличии приложений, заверении копий, исполнении, ограничении доступа, расписке в получении и т. д.

Внесение изменений в распорядительные документы организации

Текст обычно состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной: в первой части освещается суть рассматриваемого вопроса или цитируются предыдущие решения, во второй формулируется поручение. И если констатирующая часть не считается обязательной (во многих распорядительных документах она попросту отсутствует), то распорядительная как раз несет основную смысловую нагрузку.

Требования к распорядительным документам

Подробные требования к распорядительным документам изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляя реквизиты, необходимо указывать код организации (по ОКПО) и код формы документа (по ОКУД), а также следить, чтобы используемое при оформлении название организации совпадало с данными учредительных документов. В качестве автора указывается должностное лицо, представляющее организацию.

Внедрение корпоративной электронной системы управления в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Не забывайте вносить справочные данные: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные об организации, а также наименование документа и дату. Если речь идет о приказе или распоряжении, обязательно ставится дата его утверждения или подписания, а в постановлении или решении указывается дата заседания, на котором оно было принято.

Регистрационный номер документу присваивается в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, в случае необходимости на первом листе проставляется гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Строго секретно» и т. д.). Распорядительные документы организации в 2016 году подписываются исключительно должностными лицами, за которыми уставом закреплено соответствующее право.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210542-qqq-16-m7-rasporyaditelnye-dokumenty

Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оглавление

Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г.

№9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г.

Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

Разное

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

Источник: http://delo-up.ru/org/organizatsionno-rasporyaditelnye-dokumenty.html

Назначение, определение и состав УСОРД – унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Оглавление

Введение. 2

1 Назначение унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 4

2 Состав организационно-распорядительной документации. 9

3 Тенденции развития системы управления организационно-распорядительной документацией. 16

Заключение. 18

Список литературы.. 19

Введение

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объема информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа офисов, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных товаров и усложнением процесса их производства, расширение экономических и культурных связей.

В связи с этим возникла необходимость в оптимизации потоков информации, создании необходимого и достаточного количества типов документов, выполняющих роль информационного обеспечения управленческих функций. Ручная обработка не позволяла своевременно и качественно обрабатывать растущие информационные потоки. Возникла потребность в механизации, а затем автоматизации обработки информации.

Однако практическая реализация и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования напрямую зависят от степени упорядочения документации, для которой они разработаны. Основным направлением совершенствования документов является унификация и стандартизация.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Проблема развития систем стандартизации и унификации документов поднимается в условиях информатизации и глобализации общества. Существующая классификация систем управленческих документов и документации не отвечает современным требованиям и нуждается в дальнейшей разработке с точки зрения унификации, стандартизации и терминологии.

Формирование и развитие общества предполагает наличие информационных связей, материальным воплощением которых является документированная информация (документ, комплект документов, система документации). Информация, являясь социальной по своей природе, предопределяет социальную сущность документа. Из-за этого изучение документа вне социальной среды и вне исторической эпохи, в которой оно появилось или использовалось, невозможно.

В то же время документ, являющийся продуктом общества и одним из показателей его развития, оказывает обратное воздействие на это общество. Через системы документов и документов фиксируются общественные отношения, регулируется социальная практика и формируется общественная память.

Среди множества документов, циркулирующих в обществе, выделяются официальные, организационные или управленческие документы. Значение таких документов объясняется масштабами их функционирования. Формируясь в недрах государственного аппарата, государственной власти и управления организациями, они оказывают влияние на различные аспекты жизнедеятельности общества. Ссылка на эти документы позволяет восстановить историю государства, государственного управления и управления компанией.

Документы прошли долгий путь развития: от простейших форм до сложных и многоуровневых систем, которые находятся в постоянном развитии и взаимодействии.

Поэтому проблема унификации и стандартизации документов является сегодня особенно актуальной в связи с процессами информатизации, позволяющими резко снизить трудоемкость изготовления и обработки документов.

1 Назначение унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) ─ это организованный рационально комплекс взаимосвязанных между собой документов, который отвечает единым требованиям и правилам и содержит необходимую информацию, требуемого для оптимального управления некоторым хозяйствующим экономическим объектом или организацией.

Все формы управленческой деятельности отражены в соответствующих документах, которые являются способом и средствами реализации функций, возложенных на управляющий аппарат. Но один документ — это единый акт документирования. Деятельность управленческого аппарата формализуется набором взаимодействующих документов определенным образом, обычно соответствуя функциям управления.

Ряд функций управления является типичным, присущим любому устройству управления. Такие функции включают, например, прогнозирование и планирование, организационную и административную деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т. д. Эти функции отражены в документах, общих для всех учреждений и фирм. Набор взаимосвязанных документов, используемых в определенной области деятельности, представляет собой систему документации[1].

Можно определить системы функциональной документации, имеющие общее значение для систем управления многими экономическими субъектами, но также можно рассмотреть всю документационную систему в целом. В ней будет отражена специфика той или иной сферы деятельности.

Унификация является одним из методов стандартизации. Унификация означает приведение чего-то в единую систему, форму, единообразие. В процессе унификации рациональное сокращение элементов исходного набора объектов (например, форм или типов документов, их показателей и реквизитов)[2].

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, стандарт, модель, взятый за основу для сравнения других подобных объектов. Стандарт в качестве нормативно-технического документа устанавливает набор норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании»[3] и правилами применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0- 2004 «Стандартизация в Российской Федерации: основные положения»[4].

Положения основных стандартов системы стандартизации в Российской Федерации разработаны для применения федеральными органами исполнительной власти, коммерческими структурами, комитетами технических стандартов, общественными объединениями и заинтересованными сторонами.

В управлении документами унификация и стандартизация — это процесс установления единообразия в создании и выполнении документов. Однако между этими двумя понятиями не может быть равного знака. Стандартизация документов — это высший уровень унификации, приведение ее результатов в соответствие с уровнем правовой нормы. Требования стандарта обязательны в рамках его распространения. Поэтому унификация обычно выполняется как предварительная стадия стандартизации, но она также может быть самостоятельной[5].

Деятельность учреждений формализуется набором документов, которые определяют соответствующие управленческие функции. В процессе реализации или реализации каждой функции управления создаются определенные документы, которые составляют систему документации.

Система документации представляет собой набор документов, взаимосвязанных по происхождению, месту назначения, типу, сфере деятельности, единым требованиям к их регистрация. Результатом работы по унификации документов могут быть:

общероссийские унифицированные формы;
отраслевые унифицированные формы;
унификация сформированных форм и документов компании.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) — система документации, созданная по тем же правилам и требованиям унификации и стандартизации, которая содержит информацию, необходимую для управления в определенной области деятельности.

Разработка единой системы документации связана с необходимостью информатизации процессов управления, создания процедур регистрации и передачи документов. Непосредственно к разработчикам конкретных форм и систем документации относятся министерства (ведомства), возглавляющие отрасль деятельности, документы.

Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, при этом необходимо принимать во внимание возможность компьютерной обработки форм.

Таким образом, например, Министерство финансов РФ несет ответственность за первичные бухгалтерские документы, а Росстат – за унифицированные формы первичной регистрации статистической документации.

Источник: http://geum.ru/?p=16621

Тема 3 Организационно-распорядительная документация

План изложения

31. Особенности распорядительной документации

32. Приказы

33. Распоряжение

34 постановления

35. Решение

36 Указания и решения

31 Особенности распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности предприятия, его организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, органы управления предприятия наделяются правом издания распорных ядчих документе.

Распорядительные документы — это документы с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенной учреждении, организации или на предприятии

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д.. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов. В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются:

o приказы;

o распоряжения;

o постановления;

o решения;

o указания и постановления

Условно их можно разделить на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности и документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений

На основе коллегиальности действуют:. Правительство Украины, органы местного самоуправления, высшие органы власти, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления предприятий (собрание акционеров в. Совет директоров, совет учредителей и др.). В условиях коллегиальности решений выдаются постановления и решенияня.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную отв повидальнисть руководителя за принятые решения. На основании единоличного принятия решений действуют министерства (министр), государственные администрации (главы администраций), директора, председателя правления. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряженияя. *

32 Приказы

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководитель для решения основных и оперативных задач, поставленных перед данным предприятием, учреждением, органом власти

Часто приказы издают на основании и во исполнение действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов

Приказы также выдаются по вопросам создания, организации, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности предприятия или структурного подразделения, утверждения (введения в действие) или изменения положений ь, правил, инструкций, планов, структур.

По назначению приказы делятся на два вида:

o приказы по вопросам основной деятельности (общим вопросам), которые, в свою очередь, подразделяются на:

инициативные для оперативного влияния на процессы

возникающие внутри предприятия;

приказы на выполнение распоряжений вышестоящих органов

o приказы по личному составу

Приказ документируется на бланках формата. А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:

o название предприятия;

o название вида документа;

o дата, индекс, место составления или издания;

o заголовок к тексту;

o текст;

o подпись;

o визы;

o оттиск печати

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой подаются факты и мнения, которые являются основой для издания приказа; во второй перечисляются приписаны действия. Если приказ издается на основе п письменного указания вышестоящей организации (постановление, приказ), то в констатирующей части приказа указываются название вида документа, его номер, дата и заголовкамиок.

Распорядительная часть приказа начинается словом. ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами от нулевого положения табулятора. При необходимости текст разделяют на пункты, которые номерують арабс скими цифрами.

В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, которым поручен контроль за выполнением приказа

При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые этим приказом отменяются, изменяются или дополняются

Приказ соглашается с заместителем руководителя организации, с руководителями структурных подразделений, которых касаются пункты приказа, с юристом организации. Для этого ниже подписи руководителя рас ташовуються их визы может осуществляться и внешнее согласование с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациямми.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указано в тексте. Приказ действует до тех пор, пока он не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в самом тексте. Отменить приказы может только уполномоченное лицо или инстанцийія.

С приказом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке

Приказы имеют отдельную самостоятельную индексацию, которая начинается с начала каждого календарного года

Источник: http://uchebnikirus.com/documentovedenie/spetsialne_dokumentoznavstvo_-_kislyuk_kv/organizatsiyno-rozporyadcha_dokumentatsiya.htm

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности :

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы.

Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству.

Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления.

Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее.

Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

Указания, приказы, инструкции. Их могут издавать административные работники предприятий.
Решения. Эти акты принимаются в кооперативных компаниях.
Распоряжения и постановления. Эти документы издаются в общественных организациях.

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами.

В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники.

Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

Исполнить изданные нормативные, законодательные или иные акты вышестоящих структур либо решения самого предприятия, утвержденные ранее.
Осуществить собственную управленческую функцию, обусловленную задачами и целями компании.

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

Изучение вопроса и разработка проекта.
Согласование.
Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа.

К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта.

Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: «Постановляет». В распоряжении – «Предлагаю», а в приказе, соответственно, — «Приказываю». Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. распорядительной части начинается с новой строчки.

В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей.

В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов.

В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры.

К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями.

При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации.

Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-organizacionno-rasporyaditelnyj-dokument-opisanie-vidy-trebovaniya-i-osobennosti.html