Порядок введения режима коммерческой тайны

В этой статье:

Правовой режим коммерческой тайны: установление, введение пошагово, приказ, порядок

У каждого предпринимателя есть свои секреты, начиная от производства и заканчивая отношениями с клиентами. И эта информация во всем мире считается коммерческой тайной, которую обязаны хранить все сотрудники фирмы.

Нормативное регулирование

В Российской Федерации режим коммерческой тайны регулируется федеральным законом №98 от 29. 07. 04 г., а также Гражданским кодексом РФ. Эти нормативные акты регламентируют порядок определения коммерческой тайны, ее передачу, охрану и меры наказания за ее разглашение.

Под коммерческой тайной следует понимать определенные сведения, имеющие ценность для лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. К ней относятся все секреты производства и сбыта продукции. В частности, коммерческая тайна защищается в первую очередь от конкурентов.

Понятие и суть коммерческой тайны

Когда и кто должен соблюдать ее

Законом не устанавливается особый перечень лиц, которые являются хранителями секретной информации и обязаны ее соблюдать. По сути, это может быть любое физическое или юридическое лицо. Организационно-правовая форма при этом не имеет значения.

Тем не менее, некоторые требования законодательство все же предъявляет. Если обладателем коммерческой тайны является физ. лицо, то оно должно быть зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя. В противном случае соблюсти порядок сохранения коммерческой тайны будет очень сложно.

Еще одно важное условие – это подтверждение права на коммерческую тайну. У обладателя все сведения должны храниться на материальном носителе. ФЗ №98 не определяет список этих носителей для ИП или организаций, в отличие от физических лиц. Для подтверждения прав владельца также используют регистрацию прав интеллектуальной собственности.

Классификация сведений, составляющих коммерческую тайну

Как установить режим коммерческой тайны в 2026

Введение режима коммерческой тайны – серьезная процедура, состоящая из нескольких этапов. Не так просто засекретить и сохранить определенную информацию. Нужно соблюсти установленный порядок:

Определить список информации, которая должна быть конфиденциальной.
Ограничить к ней доступ.
Установить порядок обращения с этими сведениями. То есть, научить лиц, которые имеют доступ, пользоваться информацией таким способом, чтобы она оставалась секретной.
Определить меры наказания за разглашение коммерческой тайны.
Издать соответствующий локальный акт, включающий все вышеперечисленные пункты.
Ознакомить с документом всех сотрудников, имеющих и не имеющих доступ к коммерческой тайне. Процедура осуществляется под роспись, а учет работников следует вести отдельно.
Некоторые нюансы регулирования отношений по использованию секретной информации работниками и третьими лицами можно внести в гражданско-правовые и трудовые договора.
На все секретные документы поставить гриф «Совершенно секретно».

После проведения этих процедур в организации начинает действовать режим сохранения коммерческой тайны. Это означает, что при нарушении этих правил можно требовать возмещения убытков и привлечения лица к другим мерам наказания.

Комплекс мер по защите коммерческой тайны

Что понадобится

Если у владельца компании есть коммерческие тайны, о которых не должны знать конкуренты, он должен защищать их всеми возможными способами. И для того чтобы установить порядок использования секретной информации, понадобятся следующие документы:

Положение о коммерческой тайне. Это внутренний локальный акт организации, с которым должны быть ознакомлены все сотрудники.
Список лиц, имеющих доступ к секретным сведениям. Он утверждается, как приложение к основному документу о режиме коммерческой тайны.
Список помещений, где используется секретная информация.
Порядок нанесения специальных грифов может быть определен руководством с помощью отдельного документа.
Акты, устанавливающие использование отдельных секретов производства. С ними знакомятся под роспись только те сотрудники, чья трудовая деятельность связана с их использованием.
Трудовые контракты работников и ГПД, заключаемые с третьими лицами. Они могут содержать дополнительные пункты о неразглашении, если определенная информация станет им известна.

Сведения, касающиеся бухгалтерского учета, также относятся к коммерческой тайне, но для этого не нужно принимать отдельные меры по ее сохранению. Должностное лицо, которое имеет доступ к этим сведениям, обязано хранить их в соответствии с ФЗ №98.

Положение о коммерческой тайне (образец)

Принципы и особенности

К коммерческой тайне относится:

способы, технологии производства;
списки заключенных договоров;
различные проекты организации;
сведения о партнерах и клиентах;
финансовое положение фирмы и т. д.

Не подлежит сохранению сведения о численности сотрудников, а задолженностях работодателя по зарплате или о нарушениях руководством законов РФ. Что касается принципов по установлению режима коммерческой тайны, то их обязательно нужно соблюдать.

Самыми важными принципами являются экономическая целесообразность сохранения тайны и контроль за введенными мероприятиями. В первом случае необходимо удостовериться, что сведения действительно обладают определенной ценностью, в противном случае режим будет введен напрасно.

Контроль сохранности сведений необходим не только для того, чтобы они не попали в руки конкурентов, но и для привлечения лиц к ответственности. Кроме того, есть вероятность того, что эффективность этих мероприятий со временем будет снижаться, особенно, если коммерческая тайна хранится на носителях, доступ к которым можно получить благодаря постоянно развивающимся современным технологиям.

Алгоритм и сроки

Алгоритм действий по сохранению коммерческой тайны остается неизменным – выявление секретной информации, принятие соответствующих мер по ее сохранности и контроль за их выполнением.

Срок охраны секретной информации не ограничен. Режим коммерческой тайны сохраняется до тех пор, пока информация является ценной как для владельца, так и для третьих лиц. Тем не менее, есть ряд требований к указанию сроков в документах организации.

К примеру, в трудовых договорах с сотрудниками запрещено указывать условие, что человек обязан хранить тайну и после увольнения. Для этого с работниками заключают отдельное соглашение о неразглашении.

Правовые последствия и ответственность

Лицо, предавшее огласке коммерческую тайну, должно понести ответственность. Она может быть дисциплинарной, гражданско-правовой, административной либо уголовной:

Тип ответственностиЧто подразумевает

Дисциплинарное наказание	применяется только по отношению к работникам ИП. К нему относится выговор, замечание или увольнение
Гражданско-правовая ответственность	подразумевает выплату ущерба, который понес владелец коммерческой тайны
Административное наказание	в соответствии со ст. 13. 14 КоАП РФ предусматривает штраф до 1 тыс. рублей для обычного работника и до 5 тыс. рублей для должностного лица
Уголовное наказание	применяется в исключительных случаях, то есть, когда нарушитель для разглашения коммерческой тайны использует противоправные методы. Максимальный штраф составляет 120 тыс. рублей, а срок лишения свободы – 3 года

Если в компании не установлен режим коммерческой тайны, то требовать сохранения определенной информации ее руководство не имеет права. Для этого необходимо осуществить все вышеперечисленные этапы ее внедрения и только после этого привлекать нарушителей к ответственности.

Условные сроки существования коммерческой тайны в различных отраслях бизнеса

Как установить режим коммерческой тайны? Расскажет это видео:

Источник: http://km-tt.ru/trudovoe-pravo-apelljacija-2019/usloviya-truda-vozrazhenie/rezhim-kommercheskoj-tajny-reglament/

Инструкция: как установить режим коммерческой тайны

Так называют особый порядок хранения и обработки данных, которые имеют большое значение для организации. Этот порядок предполагает охрану данных от разглашения. Охраняют любые внутренние сведения компании, если это позволит более эффективно вести хозяйственную деятельность, извлекать прибыль или избежать убытков. К коммерческой тайне относят сведения:

производственные;
технические;
экономические;
организационные.

Не признается охраняемой информация, указанная в статье 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ, например:

о загрязнении окружающей среды, которое производит компания;
о численности и составе работников, об условиях их труда;
о нарушениях организацией действующего законодательства.

Зачем вводить режим коммерческой тайны

В организациях режим коммерческой тайны устанавливается, чтобы:

обезопасить информацию, с помощью которой компания ведет рыночную деятельность, получает прибыль и сохраняет позиции на рынке товаров, работ или услуг;
обезопасить компанию и сотрудников;
избежать дополнительных расходов;
устранить или минимизировать убытки.

Кому обязательно вводить

Законодательно не предусмотрен перечень организаций, для которых коммерческая тайна и режим конфиденциальности информации являются обязательными. Введение этого порядка в интересах организаций, но они не обязаны его устанавливать.

Кому рекомендовано

Это полезная практика для большинства организаций. В условиях рыночной конкуренции сохранение в тайне секретов, которые дают преимущества на рынке, — важное условие сохранения лидерства и стабильного получения прибыли.

Рекомендуется устанавливать охранный порядок для организаций, чьи конкурентные преимущества заключаются в инновационных разработках и внедрении уникальных способов производства. Пока эти способы остаются уникальными и не доступны другим участникам рынка, у компании есть конкурентное преимущество.

Очень важно сохранить в тайне информацию компаниям, которые занимаются производством развлекательных продуктов, например игровым и кинокомпаниям. Сохранение в секрете подробностей новых идей до релиза конечного продукта повышает потенциальную прибыль от продажи.

Компания самостоятельно определяет, какая информация для нее является ценной и нуждается в засекречивании.

Какие документы понадобятся

Порядок введения режима коммерческой тайны предполагает разработку и издание организацией документов:

перечня охраняемых сведений;
положения об установлении режима охраны;
инструкции по работе с засекреченными данными;
перечень должностей компании, допущенных к работе с тайной.

Весь пакет документов по введению режима коммерческой тайны утверждается и вводится в действие отдельным приказом об установлении секретности.

Инструкция, как установить режим охраны данных

Следуйте алгоритму установления режима коммерческой тайны, чтобы не допустить ошибок.

Шаг 1. Составление перечня данных, на которые налагается секретность. Чтобы его составить, компания должна оценить собственную производственную ситуацию и составить список того, что засекречивать.

Скачать образец перечня сведений, которые относятся к служебной тайне

Шаг 2. Подготовка необходимых документов: положения, инструкции по делопроизводству с документами, содержащими секретные сведения.

Скачать пустой бланк положения о служебной тайне

Скачать образец перечня сведений, которые относятся к служебной тайне

Шаг 3. Составление перечня должностей, которым доступна коммерческая тайна.

Шаг 4. Издание приказа о введении порядка обращения с засекреченной информацией, этот документ утверждает все подготовленные документы. Режим коммерческой тайны считается установленным после издания этого приказа.

Скачать пустой бланк приказа о введении режима коммерческой тайны

Скачать заполненный образец приказа о коммерческой тайне

Шаг 5. Ознакомить сотрудников с приказом и всеми утвержденными документами. Они должны знать, что та или иная информация охраняется и разглашать ее нельзя.

Шаг 6. Маркировать охраняемую информацию грифом секретности и создать условия для ее хранения: организация сейфов, закрывающихся шкафов или охраняемых помещений.

Шаг 7. Прописать пункт о соблюдении коммерческой тайны в должностной инструкции и в трудовом договоре. Дополнительно рекомендуется разработать соглашения о конфиденциальности с сотрудниками и контрагентами.

Можно ли вывести часть информации из статуса засекреченной

Если со временем и по мере работы информация перестала представлять ценность, ее удаляют из числа охраняемой. Вот инструкция, как вывести информацию из режима коммерческой тайны:

Составить список сведений, которые потеряли актуальность.
Подготовить служебную записку на имя руководителя организации с просьбой рассекретить сведения и причинами этого. Готовит ее руководитель подразделения, которое работает с этими данными.
Издать приказ о выводе их из числа засекреченных.

Скачать образец приказа, чтобы рассекретить информацию

Что грозит за нарушение режима

Если работодатель правильно ввел режим секретности и ознакомил сотрудников со всеми документами, соблюдение режима коммерческой тайны — их обязанность. За разглашение охраняемых сведений работнику грозит несколько видов ответственности:

материальная — работник возмещает прямой ущерб работодателя, возникший в связи с разглашением охраняемых сведений;
дисциплинарная — разглашение засекреченных сведений признается Трудовым кодексом РФ грубым нарушением трудовой дисциплины, за него работодатель вправе сотрудника даже уволить;
административная, которая наступает в порядке ст. 13.14 Кодекса об административных нарушениях РФ. Административная ответственность налагается в виде штрафа от 500 до 1000 рублей, и от 4000 до 5000 рублей, если правонарушитель — должностное лицо;
уголовная ответственность предусмотрена статьей 183 Уголовного кодекса РФ. Вид уголовной ответственности варьируется в зависимости от тяжести совершенного преступления и опасности его последствий — от штрафа до лишения свободы до семи лет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-kak-ustanovit-rezhim-kommercheskoy-tayny

Коммерческая тайна: как защитить коммерческую тайну компании

Ибрагимова Аида, Руководитель кадровой службы КСК групп

«Кто владеет информацией, тот владеет миром»

Натан Ротшильд

В современном мире информация представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность. Для компаний наиболее важной является та информация, разглашение которой может создать угрозу безопасности предпринимательской деятельности. В связи с этим, компаниям приходится принимать меры по защите информации, используемой в процессе производственной деятельности. Одной из таких мер является введение режима коммерческой тайны, которую мы и рассмотрим в данной статье.

Что же такое коммерческая тайна? В Законе используются два понятия: «коммерческая тайна» и «информация, составляющая коммерческую тайну». Под коммерческой тайной подразумевается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Под информацией, составляющей коммерческую тайну (секрет производства), понимаются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании, и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Таким образом, работодатель сам должен определить какую информацию он относит к коммерческой тайне, и принять меры по ее защите. Целью данных мер является предотвращение разглашения коммерческой тайны работниками как умышленно, так и неосознанно. Ведь если работник подпишет документы, то он будет знать, что несет ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Для того, чтобы ввести режим коммерческой тайны, необходимо:

1. Издать приказ «Об обеспечении охраны коммерческой тайны»

(образец приказа приведен на рисунке 1).

Рисунок 1. Приказ о введении режима коммерческой тайны

2. Разработать локальный нормативный акт, который будет регулировать порядок защиты конфиденциальной информации — Положение «О коммерческой тайне»

В данное положение целесообразно включить следующие разделы:

перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
порядок определения информации, составляющей коммерческую тайну;
перечень должностных лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне;
порядок допуска к информации, составляющей коммерческую тайну;
процедура работы с документами, содержащими коммерческую тайну;
права и обязанности сторон;
порядок учета, хранения, обращения и уничтожения носителей, содержащих коммерческую тайну;
ответственность за разглашение информации, составляющей коммерческую;
сроки действия положения.

С Положением «О коммерческой тайне» необходимо ознакомить всех работников, трудовая деятельность которых связана с использованием информации, относящейся к коммерческой тайне.

Порядок утверждения Положения «О коммерческой тайне» законодательно не урегулирован, поэтому данный локальный нормативный акт может быть утвержден как с учетом либо без учета мнения представительного органа работников.

3. Определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну

К информации, составляющей коммерческую тайну, могут относиться сведения любого характера. Например, производственные, технические, экономические, организационные и другие, если они имеют коммерческую ценность. Данный перечень должен быть зафиксирован в документах, устанавливающих режим коммерческой тайны, например, в Положении «О коммерческой тайне». Если информация не включена в данный перечень, то она не является секретной, то есть не относится к охраняемой законом коммерческой тайне.

При определении перечня информации, необходимо помнить, что Закон запрещает устанавливать режим коммерческой тайны в отношении следующих сведений:

— содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

— содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

— о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

— о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

— о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

— о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

— о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

— об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

— о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

— о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

— обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа, к которым установлена иными федеральными законами.

4. Определить перечень лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне

Рекомендуем приказом руководителя компании внести в перечень лиц имеющих доступ к коммерческой тайне, работников допущенных к ней. Образец приказа на приведен на рисунке 2.

Рисунок 2. Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне

5. Прописать в договорах с работниками и контрагентами, имеющими доступ к коммерческой тайне, порядок регулирования отношений по использованию такой информации

Для установления коммерческой тайны во взаимоотношениях с работниками:

— в трудовом договоре необходимо прописать обязанность работника соблюдать режим коммерческой тайны, установленный в организации и не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну организации третьим лицам.

Необходимо закрепить в трудовом договоре с работником следующее:

«Работник обязуется в течение срока действия настоящего трудового договора и в течение трех лет после его прекращения не разглашать охраняемую законом коммерческую тайну Работодателя, ставшую известной Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.»

Если работник на момент введения режима коммерческой тайны уже работает в компании, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Образец дополнительного соглашения с работником приведен на рисунке 3.

Рисунок 3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Для установления коммерческой тайны во взаимоотношениях с контрагентами необходимо заключить соглашение о конфиденциальности.

6. Ознакомить работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну,

необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, под расписку, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой является работодатель и его контрагенты. С работником можно заключить соглашение о неразглашении коммерческой тайны или взять с него обязательство о хранении коммерческой тайны.

В обоих случаях в документах необходимо указать перечень информации, относящейся к коммерческой тайне, которую работники не должны разглашать.

В случае, если работник под роспись не ознакомлен с перечнем информации, то работодатель не может предъявить к нему претензий и привлечь к ответственности, в случае разглашения им коммерческой тайны.

7. Изготовить гриф «Коммерческая тайна»

Гриф «Коммерческая тайна» необходимо наносить на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включать в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию.

На грифе необходимо указывать обладателя информации:

— для юридических лиц — полное наименование и место нахождения;

— для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства.

Таким образом, для установления режима коммерческой тайны необходимо предпринять следующие меры:

— утвердить приказ по основной деятельности о введении режима коммерческой тайны,

— утвердить положение «О коммерческой тайне»,

— определить перечень информации, относящейся к коммерческой тайне и лиц, имеющих к ней доступ,

— на все материальные носители нанести гриф «Коммерческая тайна»,

— подписать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам.

В данной статье мы рассмотрели порядок введения режима коммерческой тайны. Защищайте свою информацию, помните, что привлечь к ответственности работника можно только в том случае, если работник должным образом ознакомлен с порядком хранения коммерческой тайны. Воспользовавшись советами данной статьи, Вы можете ввести режим коммерческой тайны и минимизировать угрозы разглашений ценной для Вас информации.

Источник: http://kskgroup.ru/

Источник: https://hr-portal.ru/cblog/hrreader/kommercheskaya-tayna-kak-zashchitit-kommercheskuyu-taynu-kompanii

Как установить режим коммерческой тайны

Многие предприятия, в виду своей коммерческой деятельности обладают информацией, которую они не хотели бы разглашать. Сокрытие ее от посторонних позволяет им извлекать большую прибыль и более твердо стоять на ногах на рынке при современной непростой экономической ситуации. Однако не любая информация может считаться коммерческой тайной, четкие определения понятий закреплены в ФЗ «О коммерческой тайне».

Если обратиться к ФЗ «О коммерческой тайне», то в соответствии со ст.

3, коммерческая тайна это «режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду», а «информация, составляющая коммерческую тайну это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны».

Многие предприятия не в полной мере представляют какие именно сведения могут составлять коммерческую тайну и тем самым они либо ставят себя в невыгодное положение перед более осведомленными конкурентами, либо нарушают права работников, навязывая им соглашения о неразглашении, противоречащие законодательству.

Шаг 1. Определяем и закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну

Устанавливая режим коммерческой тайны на предприятии, необходимо в первую очередь определиться с перечнем данных, которые составляют коммерческую тайну.

В этом вопросе законодатель не дает исчерпывающего перечня. Как правило, предприятия стараются скрыть от посторонних глаз, а в первую очередь от прямых конкурентов свои технические и производственные секреты, позволяющие им производить более качественный товар по более низкой цене, свои научно-технические разработки, то есть всю информацию, которая позволяет им опережать конкурентов.

Для установления режима коммерческой тайны на предприятии должен быть принят локальный акт, который будет содержать исчерпывающий перечень закрытой информации. Именно этот документ будет защищать информацию и привлечь работника за разглашение сведений к ответственности можно только в том случае, если они прямо прописаны в акте.

Статья 5 ФЗ «О коммерческой тайне» закрепляет список сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, даже в том случае если локальные акты предприятия распространяют режим коммерческой тайны на них. К таким данным относятся:

Сведения, содержащиеся в учредительных и разрешительных документах;
О деятельности, оказывающей воздействие на окружающую среду;
О численности штата предприятия;
О нарушениях трудового законодательства и других нормативно-правовых актов;
Об имуществе государственных, муниципальных и некоммерческих организаций;
О руководящем составе предприятия. Запрет работникам в вопросах разглашения этих данных считается неправомерным.

Шаг 2. Регламентируем порядок обращения с конфиденциальной информацией

Кроме перечня информации локальный акт должен регламентировать для каких именно целей может быть использована информация. Режим коммерческой тайны не предполагает полное сокрытие сведений, а только их рациональное использование во благо предприятия.

Шаг 3. Устанавливаем перечень должностей работников, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям

Доступ к информации на предприятии не должен быть одинаковым у всех сотрудников. В этом случае сотрудникам должен предоставляться доступ только к той части информации, которая необходима им для выполнения должностных обязанностей. Иными словами, объем информации, предоставленный сотруднику, прямо зависит от его места в иерархии предприятия. Как правило, руководители предприятия имеют доступ ко всему объему данных, руководители отделов и подразделений получают доступ к информации касающейся их отдела или подразделения, и т.д.

Для того что бы режим коммерческой тайны соблюдался необходимо утвердить список сотрудников имеющих доступ к информации, а так же указать какая именно информация может быть предоставлена тому или иному сотруднику или должности. Без такой конкретики все лица указанные в перечне лиц, допущенных к коммерческой тайне, получат доступ к полному объему информации, что может негативно сказаться на работе предприятия.

Шаг 4. Фиксируем нормы о режиме коммерческой тайны в должностных инструкциях

Обратимся к ст. 11 ФЗ «О коммерческой тайне». Трудовой договор должен содержать положения о том что деятельность работника связана с использованием конфиденциальной информации, что бы уже на момент трудоустройства работник понимал, что в рамках его деятельности ему будет доверена конфиденциальная информация, в ином случае работник может быть привлечен к подобной работе только с его согласия. Согласие работника на работу с такой информацией должно быть получено в письменном виде, иначе за ее разглашение работодатель не сможет привлечь его к ответственности.

Кроме того, утверждая должностные инструкции для работников, необходимо четко зафиксировать в них объем доступа к информации. Режим коммерческой тайны, закрепленный надлежащим образом, поможет избежать конфликтов между работниками и работодателем.

Шаг 5. Наносим гриф «Коммерческая тайна»

Для обеспечения режима коммерческой тайны мало четко прописать локальные акты предприятия, внимание стоит уделять каждому документы. В соответствии со ст. 6 ФЗ «О коммерческой тайне», на документах, содержащих подобную информацию должен стоять гриф «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» с указанием полных данных ее обладателя. На документы не обеспеченные таким грифом законодательство и локальные акты о коммерческой тайне не распространяются.

Сложнее дела обстоят с информацией на электронных носителях. В случае невозможности нанесения грифа по техническим причинам, такой гриф должен быть поставлен на сопроводительное письмо к электронному документу.

Шаг 6. Знакомим работников с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны, если он установлен на предприятии должен быть доведен до каждого работника. В том случае, если работник не был ознакомлен с локальными актами предприятия, то разглашение им какой либо информации не является нарушением правообладателя информации.

Шаг 7. Получаем у работников согласие о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну

Каждый работник должен быть не просто ознакомлен с локальными актами о режиме коммерческой тайны, но и дать свое письменное согласие на работу с такой информацией и ее неразглашение. В случае, если работник не давал подобного согласия, то применение к нему каких-либо санкций в рамках нарушения режима коммерческой тайны будет являться нарушением трудового законодательства РФ.

Шаг 8. Ведем учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну

Только четкий контроль за соблюдением режима и учет всех выданных и возвращенных документов позволит соблюсти режим коммерческой тайны на предприятии. Каким образом это делать законодатель не регламентирует, это могут быть различные журналы, реестры выдачи документов. Отсутствие такой учетной документации способствуют утечке информации, а их надлежащее ведение позволят использовать их в качестве доказательств в суде.

Шаг 9. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны

В соответствии с ст. 11 ФЗ «О коммерческой тайне», условия для соблюдения режима коммерческой тайны должны быть обеспечены работодателем. Это может быть достигнуто различными способами. Для бумажных, материальных носителей, как правило, используются запирающиеся шкафы, сейфы, ограничивается доступ в некоторые помещения предприятия. Что касается электронных носителей, то в данном случае можно использовать различные системы шифрования, использование паролей к электронным ресурсам.

Лучше доверьте работу по корпоративному праву юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.

Найти юриста

Поиск по опытным юристам и адвокатам недалеко от Вас

Сравнить цены

Работайте с опытными юристами по фиксированным ценам

Режим коммерческой тайны считается установленным на предприятии с момента утверждения руководителем. А ответственность работника наступает с момента его ознакомления с документацией и получения его согласия. Следует максимально серьезно относиться к режиму коммерческой тайны, как работодателю, так и работникам, так как за нарушение режима предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая и даже уголовная ответственность.

Источник: http://JurProvodnik.ru/soveti/593-rezhim-kommercheskoj-tajny

Как устанавливается режим коммерческой тайны | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Коммерческая тайна – режим, позволяющий компании сохранить свой секреты и ноу-хау. Как установить режим коммерческой тайны, какие именно сведения он защищает и как правильно построить работу с коммерческой тайной – читайте в нашей статье.

Пожалуй, у каждой компании имеются свои собственные секреты и «ноу-хау», помогающие получить какие-то конкурентные преимущества. Естественно, что компании напрямую заинтересованы в сохранении таких секретов и для этого вынуждены вводить режим коммерческой тайны, устанавливая требования к их неразглашению в отношении тех наемных работников, которым эти секреты становятся известными в силу служебной необходимости. Как работодателю обезопасить себя, вводя режим коммерческой тайны на предприятии, рассказывается в статье.

Что такое коммерческая тайна

Законом понятие «коммерческая тайна» определяется как режим, направленный на сохранение преднамеренно скрываемых экономических интересов, технологических «ноу-хау» и сведений, представляющих деловой интерес. Режим коммерческой тайны может действовать в отношении производственно-хозяйственных, управленческих, научно-технических, финансовых процессов, касаться любых сторон деятельности фирмы.

Такой режим, обеспечивающий конфиденциальность, обусловлен интересами компании, позволяя повысить и сохранить ее преимущества в конкурентной борьбе и отразить возможные угрозы ее экономической безопасности.

Введение такого режима позволяет компании при существующих или возможных условиях получить более высокий доход, сократить расходы, сохранить или приумножить конкурентные преимущества или получить иной вид деловой выгоды.

Важно: Срок действия режима коммерческой тайны определяется в каждом конкретном случае. Он может действовать бессрочно или до наступления какого то события, а также определяться конкретной датой.

Обладателем ноу-хау является юридическое лицо, ставшее владельцем этих сведений на законных основаниях и владеющее подтвержденными правами на нее в полном объеме.

При этом ноу-хау охраняется только службой безопасности самой компании и позволяет обеспечивать свободу предпринимательства, поскольку ограничивает возможности государства вмешиваться в производственную и иную деятельность компании.

Таким образом, организация напрямую заинтересована в сохранении ноу-хау, обладателем которого она является, поэтому работодателю необходимо установить ответственность за сохранение конфиденциальности в отношении лиц, имеющих доступ к ней, и принять меры по обеспечению ее сохранности.

Пример статьи Положения о коммерческой тайне

Лица, в установленном порядке получившие доступ к секретной информации, обязаны не предоставлять и не разглашать такую информацию в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в т. ч. с использованием технических средств) без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому договору. Сотрудникам Общества запрещается выносить вышеуказанную информацию за пределы офиса Общества на бумажных, машиночитаемых и иных носителях за исключением случаев, когда это необходимо в силу производственной необходимости для выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей.

Как установить на предприятии режим коммерческой тайны

Если работодатель не хочет стать жертвой собственной беспечности и сохранить имеющееся конкурентное преимущество, первое, что необходимо сделать, это составить перечень секретных сведений. Необходимо тщательно проанализировать все виды деятельности компании и отнести к конфиденциальным, например:

уникальные технологии, используемые в производстве;
полезные деловые контакты;
знания в области реализации продукции;
базу данных поставщиков и заказчиков;
финансовую и бухгалтерскую отчетность;
данные аналитических и маркетинговых исследований;
прогноз направлений развития предприятия;
сведения о зарплатах сотрудников;
информацию о заключенных и планируемых к заключению контрактах, условия их заключения;
деловую переписку, в том числе, конфиденциальную;
формы и виды расчетов с поставщиками и клиентами, и пр.

По каждому из пунктов, составляющих коммерческую тайну, определите необходимый и достаточный круг лиц, которые в силу служебной необходимости будут иметь доступ к этой информации. Условие необходимости и достаточности тут главное — с одной стороны, чем меньше сотрудников владеют коммерчески значимыми секретами, тем они будут в большей сохранности, но с другой — чрезмерное ограничение доступа не позволит использовать потенциальные преимущества этих уникальных сведений в полной мере.

Пример

Швейное предприятие готовилось к выпуску новой линии одежды и, чтобы информация о дизайнерских решениях и новых технологиях изготовления изделий не стала доступна конкурентам, директором было принято решение о введении режима коммерческой тайны.

В перечень конфиденциальной информации также вошли сведения о новом оборудовании, эскизы изделий, договоры на поставку тканей и фурнитуры и пр. Доступ к этим сведениям получили дизайнеры, швеи, менеджеры по сбыту и работники финансового отдела.

Они под роспись были ознакомлены с соответствующим Положением и подписали обязательство о ее неразглашении.

Отдельным вопросом следует продумать меры по обеспечению компьютерной безопасности, поскольку какая-то часть засекреченных сведений, хранится в электронном виде.

Совет: Физические носители (бумажные и электронные), на которых хранятся конфиденциальные сведения, необходимо пометить грифом «Коммерческая тайна» и решить вопрос их хранения, обеспечивающего защиту от потери и порчи, а также от несанкционированного доступа.

Определившись с этим, останется только грамотно разработать и утвердить такой локальный нормативный акт, как Положение о коммерческой тайне и ознакомить с ним тех сотрудников, которые будут иметь доступ к конфиденциальной информации.

Скачать образец Положения

Как разработать документ, регламентирующий режим коммерческой тайны

Как показывает практика, такой режим обеспечивается с большей степенью эффективности, когда этот вопрос регламентируется единым документом. В его разработке должны принять участие не только штатные юристы компании, но и руководители подразделений, должностные лица, осуществляющие взаимодействие с поставщиками, заказчиками и клиентами.

Главной задачей юристов является обеспечение соответствия разрабатываемого документа действующим нормам трудового и гражданского права с учетом определенного на законодательном уровне перечня сведений, которые не могут являться ноу-хау. Например, к таким сведениям нельзя отнести:

информацию о наличии вакансий, штатной численности и составе работников, условиях их труда и действующей в их отношении системе оплаты;
сведения об охране труда, данные о производственном травматизме и профессиональных заболеваниях;
сведения о имеющейся у работодателя задолженности по зарплате и иным полагающимся выплатам работникам;
сведения о имеющихся на предприятии фактах нарушения законов РФ и привлечения нарушителей к ответственности;
информацию о лицах, наделенных правом действовать без доверенности от имени юридического лица;
иные сведения, обязательность раскрытия доступа к которым установлена законом.

Кроме общих положений и перечня используемых терминов в Положение о коммерческой тайне могут быть включены такие разделы:

Перечень конфиденциальной информации;
Порядок определения статуса «коммерческая тайна»;
Порядок допуска к секретным сведениям;
Порядок учета, хранения, использования и уничтожения физических носителей, на которых хранится секретная информация;
Ответственность, предусматриваемая за нарушение правил обращения и разглашение сведений конфиденциального характера.

Те сотрудники, которые получат допуск к этим сведениям, должны быть ознакомлены с Положением о коммерческой тайне еще на этапе приема на работу (ст. 68 ТК РФ). В качестве приложения к этому локальному нормативному акту, в документ могут быть включены лист ознакомления и инструкция по работе с документаций, имеющей гриф «Коммерческая тайна», также можно оформить отдельный Журнал ознакомления с документом.

Скачать образец Журнала

Как оформить сотруднику доступ к информации, составляющей коммерческую тайну

Если режим секретности вводится на предприятии впервые, для сотрудников, которым будет открыт доступ к конфиденциальной информации, это означает изменение условий труда, то есть существенных условий трудового договора. Поэтому оформить такой доступ необходимо с соблюдением всех установленных законом формальностей.

В соответствии с положениями ст. 74 ТК РФ, сотрудники должны быть уведомлены о предстоящих изменениях условий трудового договора не позднее, чем за два месяца до предстоящих нововведений.

С работником, согласившимся продолжить свою трудовую деятельность в новых условиях, следует заключить дополнительное соглашения по образцу представленному ниже. В дополнительном соглашении необходимо упомянуть и то, что режим секретности работник обязуется соблюдать и в отношении конфиденциальных сведений партнеров, если работник будет использовать принадлежащее им «ноу-хау».

Если согласие работника получено, его можно также обязать подписать обязательство о неразглашении секртеной информации. Этим документом только конкретизируются положения дополнительного соглашения, но не устанавливаются какие-либо другие.

В случае, когда работник отказался продолжать свою трудовую деятельность в новых условиях, ему, в соответствии с нормами ст. 77 ТК РФ, необходимо предложить другое рабочее место, которое он может занять в соответствии со своей профессиональной квалификацией и состоянием здоровья. Когда подходящих вакансий нет или работник не захочет сменить рабочее место, написав отказ в письменном виде, он может быть уволен в общеустановленном порядке. Образец записи, которую нужно будет сделать в его трудовой книжке, представлен ниже.

Скачать образец оформления трудовой книжки

Также об увольнении за разглашение коммерческой т айне

Источник: https://www.kdelo.ru/art/67317-vvodim-rejim-kommercheskoy-tayny