Что такое претензионно-исковая работа
Претензионная работа – это процесс урегулирования конфликта между компанией и третьими лицами до того, как придется подавать иск. Как организовать такую работу в компании и какие документы издать.
В претензионно-исковую работу входит досудебный этап
Претензионная работа – это часть претензионно-исковой работы, которую ведет юридический отдел компании для защиты ее интересов. Претензионная работа включает в себя:
- выявление нарушений со стороны контрагента
- разработку документов, которые нужно направить контрагенту перед началом судебного этапа;
- направление документов контрагенту;
- отслеживание реакции контрагента на поступившее от компании обращение;
- работу с претензиями, которые приходят от контрагентов компании, и направление отзывов на поступившие обращения. В частности, это может быть работа с претензиями клиентов. Клиентом может быть как юридические лица, так и граждане, в зависимости от рода деятельности компании и специфики бизнеса.
Поручите работу с претензиями профессионалам
Претензионная работа в организации направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, убирать причины разногласий и предотвращать необходимость судебного разбирательства. Если в компании нет своего юридического отдела или штатного юриста, претензионная работа ведется сотрудниками других подразделений, например, менеджерами или делопроизводителями. Но чтобы избежать проблем на этапе претензионной работы или судебного разбирательства, лучше поручить работу с претензиями юристу.
Претензионно-исковая работа на предприятии нужна для защиты его интересов
В целом претензионно-исковая работа – это процесс, который нужен для того, чтобы защитить материальные интересы компании. Когда компании не платят или не исполняют другие обязательства по сделке, необходимо начать претензионно-исковую работу в отношении контрагента-нарушителя.
Если сама компания допустила нарушение и получила претензию от бизнес-партнера, нужно выяснить, почему нарушение произошло, и принять меры, чтобы его ликвидировать. Если по условиям договора за нарушение нужно выплатить штраф или неустойку, компания на досудебной стадии урегулирует конфликт. Сроки на урегулирование указывают в договоре, если этого не сделали, стороны должны разрешить конфликт в течение 30 дней с момента направления претензии.
Не всегда удается снять разногласия на стадии претензионной работы. Контрагент не соглашается с претензией, или сама компания возражает против требований контрагента. Тогда наступает следующий этап претензионно-исковой работы на предприятии: подготовка обращения в суд. По правилам АПК РФ для многих типов споров существует обязательный порядок досудебного разрешения (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Если компания не выполнит эти требования, суд не примет иск. Необходимо подтвердить, что компания предприняла усилия по разрешению конфликта до того, как обратилась за судебной защитой.
В претензионную работу юриста входит подготовка доказательств
Чтобы подтвердить, что компания выполнила требования закона, понадобится представить суду претензию и ответ не нее, доказательства отправки – почтовые квитанции, опись вложения и т. п. Возможно, потребуется электронная переписка или другие документы.
Подготовить необходимые доказательства – часть того, в чем заключается претензионная работа юриста. Нужно выполнять процедуру, а также своевременно и надлежащим образом обеспечивать доказательства, которые позволят компании отстоять свою позицию в суде. На этапе подготовки иска и для ведения процесса многие компании приглашают юридических консультантов, но обеспечения доказательств – задача юриста, который состоит в штате компании.
Положение о претензионно-исковой работе необходимо для организации рабочего процесса
Для организации претензионной работы юриста или сотрудника, которому ее поручили, в компании издают положение о претензионно-исковой работе. Это локальный акт, в котором прописывают порядок претензионной работы. Здесь нужно изложить задачи сотрудников, цели претензионно-исковой работы, механизм работы с претензиями.
В чем заключается рекламационно-претензионная работа?
Рекламация, с точки зрения отечественной практики гражданско-правовых отношений (законодательно закрепленное определение данного термина отсутствует), представляет собой документ, в котором излагаются нарушения при исполнении контрагентом обязательств по сделке и конкретные требования по устранению недостатков, компенсации понесенных затрат и выплате неустойки либо иных штрафных санкций.
Таким образом, рекламация является синонимичным понятием по отношению к претензии. Оба этих документа направлены на досудебное урегулирование споров между контрагентами. Регулирование вопросов их составления, направления и рассмотрения осуществляется разделом договора о порядке разрешения споров. Более широким понятием по отношению к рассматриваемому является претензионно-исковая работа.
Претензионная работа хозяйствующего субъекта включает в себя:
- отслеживание исполнения обязательств контрагентами;
- формирование требований об устранении нарушений закона и договора, допущенных противоположной стороной сделки;
- направление претензий в установленные сроки и отслеживание сроков, отведенных для их рассмотрения другой стороной;
- рассмотрение входящих претензий и направление мотивированных ответов на них.
Претензионно-исковая работа помимо указанных пунктов предполагает также составление и направление искового заявления в суд, сбор необходимых для его составления документов и иных доказательств.
Чем регулируется порядок претензионной работы?
Законодательные нормы, в соответствии с которыми хозяйствующим субъектом осуществляется претензионная работа, не кодифицированы и содержатся разрозненно во множестве нормативных правовых актов. К числу источников регулирования осуществления претензионной работы можно отнести:
- Гражданский кодекс, устанавливающий общие положения о заключении договора, разрешении споров, исполнении обязательств, а также регулирующий претензионный порядок разрешения споров в отношении конкретных видов сделок;
- Арбитражный процессуальный кодекс в части установления обязательного досудебного претензионного порядка разрешения споров в большинстве исков, вытекающих из гражданских правоотношений, сроков рассмотрения претензий;
- Специальные нормы в отношении различных видов сделок и правоотношений, регулирующих порядок направления и рассмотрения требований, сроков их рассмотрения и др. (например, ст. 120 Устава железнодорожного транспорта, ст. 403 Кодекса торгового мореплавания и т. д.).
Претензионно-исковую работу в целом может регулировать соответствующее Положение, принимаемое локальным правовым актом организации и содержащее основные правила осуществления данной работы.
Претензионная работа на предприятии: участники
Участниками (субъектами) претензионной работы в организации в зависимости от ее структуры и наличия тех или иных самостоятельных служб и отделов являются:
- юридические (правовые) отделы, юристы либо иные лица, отвечающие за непосредственное составление претензий в соответствии с требованиями закона и условий конкретного договора, юридически обоснованных ответов на претензии, полученных от контрагентов;
- бухгалтерии или бухгалтеры, отслеживающие поступление денежных средств на расчетные счета организации от контрагентов, а также отвечающие за перечисление платежей второй стороне договора;
- заинтересованные в исполнении условий договора подразделения или должностные лица организации (например, проектный отдел заинтересован в передаче исходных документов заказчиком).
Непосредственную координацию данной деятельности, а также подписание претензий и ответов на них осуществляется руководителем предприятия либо его заместителем, курирующим данное направление.
Судебно-претензионная работа: формы (этапы)
Понуждение контрагента к исполнению взятого на себя обязательства может осуществляться в двух формах:
- досудебная ― чаще всего в виде направления претензии с требованием исполнить обязательство, компенсировать причиненные убытки и выплатить предусмотренные законом или договором штрафные санкции;
- судебная ― предполагает обращение в судебный орган в соответствии с правилами подведомственности и подсудности с исковым заявлением о защите своего нарушенного права.
В силу ч. 5 ст. 4 АПК в отношении подавляющего большинства споров между хозяйствующими субъектами, вытекающими из гражданско-правовых отношений, предусмотрен обязательный претензионный порядок. Это означает, что предприятия и индивидуальные предприниматели должны прибегать к указанным формам последовательно: лишь при неурегулировании спора в претензионном порядке они имеют право обратиться в суд.
Как ведется претензионная работа: порядок предъявления и рассмотрения требований
Среди основных общих правил ведения претензионной работы можно выделить следующие:
- требование должно предъявляться и рассматриваться в установленные правовым актом или договором сроки;
- если указанный выше срок не установлен, то выполнять действия необходимо с соблюдением принципа разумности, а также с учетом особенностей конкретного обязательства ― срок должен быть достаточным для рассмотрения (удовлетворения) претензии;
- претензия направляется определенным сторонами способом по реквизитам, указанным в договоре в качестве контактных;
- по умолчанию обмен корреспонденцией между сторонами осуществляется заказными почтовыми отправлениями;
- претензия и ответ на нее должны быть обоснованы и аргументированы с опорой на нормы закона и условия договора;
- претензия составляется, как правило, на фирменном бланке организации, содержащем ее реквизиты.
Претензионная и исковая работа: когда и как необходимо прибегать к судебной защите
Обращение за судебной защитой нарушенного права может быть осуществлено как непосредственно после выявления его нарушения, так и после получения ответа на претензию или истечения срока, отведенного на ответ. Выбор зависит от того, предусмотрена ли законом или договором обязательная досудебная процедура в каждом конкретном случае.
Источник: https://bizneskontent.ru/deyatelnost/posrednik/chto-takoe-pretenzionno-iskovaya-rabota
Оформление претензионно исковой документации
Бесплатная юридическая консультация:
1. Претензионные письма
2. Исковые заявления
3. Обращения и жалобы граждан
1. Претензионные письма
Письма, оформляющие обоснование требований одной организации к другой, связанные с нарушением договорных обязательств, называются претензионными.
Согласно действующему законодательству претензионные письма служат средством урегулирования разногласий на добровольных началах и являются обязательной предварительной стадией пред предъявлением иска через народный суд или арбитраж.
https://www.youtube.com/watch?v=moRQRh9QDx8
Претензии могут быть предъявлены в отношении количества и качества продукции, расчетов, просрочки в поставке товаров, порчи и утраты груза и других нарушений договорных условий.
Бесплатная юридическая консультация:
Претензии должны быть предъявлены в определенные сроки в зависимости от вида претензии. Например, претензии по количеству и качеству товаров предъявляются в течении 10 дней после составления коммерческого акта.
Претензии к транспортным организациям о возмещении за утрату груза, недостачу или повреждение предъявляют в течении шести месяцев. Претензии по полной утрате груза принимаются в течении 30 дней со дня окончания срока поставки.
Как правило, претензия составляется в трех экземплярах:
1 – направляется поставщику;
2 — остается у заявителя;
Бесплатная юридическая консультация:
3 – прилагается к исковому заявлению.
Претензионные письма должны содержать следующие реквизиты:
— извещение о прибытии товара с указанием станции отправления и станции назначения, даты прибытия, наименование парохода или номер вагона, договор в соответствии с которым прибывает партия продукции;
— наименование полученного груза и его документация;
— состояние прибывшего товара;
Бесплатная юридическая консультация:
— повод или основание для предъявления претензии;
— предполагаемые причины недостачи товаров;
— конкретные требования потерпевшей стороны по удовлетворению ее претензий;
— порядок и сроки выполнения требований;
— банковские реквизиты заявителя;
Бесплатная юридическая консультация:
— перечень приложений с указанием количества листов.
К претензионному письму по недостаче товаров прилагается коммерческий акт, удостоверяющий недостачу, транспортные документы и другие необходимые документы.
2. Исковые заявления
Исковое заявление – документ, предоставляемый его составителем в судебные органы с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке сумм или какого-либо имущества.
Исковые заявления предъявляются в том случае, если претензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных началах.
Бесплатная юридическая консультация:
Для предъявления иска необходимо наличие подтверждающих документов:
— транспортные документы и т. д.
Копии исковых заявлений необходимо отправить ответчику, а почтовую квитанцию приложить к исковому заявлению.
Исковые заявления должны в обязательном порядке иметь следующие реквизиты:
1. наименование и адрес организации, предъявляющей иск;
Бесплатная юридическая консультация:
2. номер и дату искового заявления;
3. наименование судебного органа, куда подается заявление;
4. полное наименование и адрес истца;
5. полное наименование и адрес ответчика;
7. текст заявления с указанием документов, подтверждающих иск;
Бесплатная юридическая консультация:
8. перечень приложений с указанием количества страниц;
9. фамилии свидетелей;
10. подписи должностных лиц.
3. Обращения и жалобы граждан
Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны:
Бесплатная юридическая консультация:
— произвести необходимые действия;
— дать мотивированный ответ в установленный срок.
Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан.
Обращения бывают трех видов:
Обращения могут быть: индивидуальными (поданные одним лицом), коллективными (поданные от имени двух и более лиц).
Жалоба — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
Жалоба может содержать: просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов; критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий которых произошло нарушение.
Заявление — документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан. Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.
Предложение — документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач.
Запрещается направлять обращения граждан в те органы или тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
Бесплатная юридическая консультация:
— не требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 15 дней;
— требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 1 месяца.
Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.
Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных формах.
Бесплатная юридическая консультация:
На обращении ставится: дата поступления, входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например № Л-17).
Штамп с регистрационным номером проставляется на нижнем поле первой страницы обращения (справа).
Руководители организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям.
Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами направляются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой организации. Документы располагаются в деле в хронологическом порядке.
Вопросы для самоконтроля
Бесплатная юридическая консультация:
1. Порядок оформления претензий.
2. Основные реквизиты искового заявления.
3. Работа с жалобами и обращениями граждан.
Источник: http://studopedia.org/.html
Контрольная работа на тему Претензионно-исковая документация
Разместил (а): marina
Бесплатная юридическая консультация:
- Исковая давность 3 23 кб.
- Организационно-правовая документация 46 кб.
- Документирование управленческой деятельности предприятия 24 кб.
- Исковая давностькб.
- Исковая форма защиты 13 кб.
- Граждане Исковая давность 33 кб.
- Исковая давность в семейном праве 23 кб.
РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ
ПРИЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ВОЛГО-ВЯТСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАОСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
Бесплатная юридическая консультация:
ФИЛИАЛ В г. РЫБИНСКЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПО КУРСУ «Делопроизводство»
Выполнила студентка гр. ФС – 05
Куличкова Марина Валентиновна
зачетная книжка № 1103
Бесплатная юридическая консультация:
Преподаватель Сичинава О.Н.
1.1 Претензионный порядок урегулирования споров
1.2 Исковые заявления
2. Составить приказ по основной деятельности ООО «Согласие — 2»
Исходные данные: Основанием составления приказа является докладная записка начальника маркетингового отдела Семенова Н.К. директору Смирнову А.А., в которой обосновывается производственная необходимость организации работы фирмы в субботние дни в период на ближайшие 3 недели, начиная с субботы на следующей неделе.
Бесплатная юридическая консультация:
При оформлении приказа учесть оплату сверхурочных дней, предложения по которой должна подготовить главный бухгалтер Глазкова С.А. Организацию контроля за исполнением приказа возложить на исполнительного директора Кувылева В.И.
3. Оформить исковое заявление работника от 15.05.2006 года о восстановлении на работе и оплате за время вынужденного прогула.
Источник: http://efridman.ru/oformlenie-pretenzionno-iskovoj-dokumentacii/
Особенности ведения и организации
Данный вид деятельности выдвигает требования к специалисту в роли наличия навыков в организации хозяйственной работы компании, а также знаний права и экономики.
Из-за этой специфики в более-менее крупных предприятиях для проведения претензионно-исковой деятельности выделяется отдельная юридическая должность либо целый штатный отдел. Без их деятельности представить нормальное функционирование организации достаточно сложно.
Читайте так же: Образец мирового соглашения в арбитражном процессе
Охват претензионной деятельности определяет необходимость создания подобной должности в филиале вне основного предприятия (в качестве примера можно рассмотреть сервисный центр). Этот вопрос особенно актуален для компаний, которые занимаются продажей товаров, имеющих длительный срок гарантийного обслуживания. Они, как правило, открывают ряд отдельных подразделений для оказания услуг по гарантийному обслуживанию. Если в отделах есть юрист, то это позволяет значительно ускорить процесс по урегулированию споров с покупателями.
Стоит отметить, что доверять данную работу лицам, не имеющим соответствующего образования, является ошибочным решением для компании. Деятельность подобного специалиста может принести убытки, вследствие чего пострадает репутация.
Единый образец регламента
Несмотря на то, что важность претензионно-исковой работы для осуществления хозяйственной деятельности на предприятии очень велика, в настоящий момент не существует законодательного акта, регулирующего форму регламента. К
Кроме того, законодательная база не накладывает обязательства для предприятий по составлению таких актов. Но, как правило, для обеспечения систематизации труда юридического штата регламент все-таки принимается.
Документы для скачивания (бесплатно)
- Положение о претензионно-исковой работе
Данная деятельность регулируется статьей 174 ГК РФ, а также положениями Федерального закона №44.
Составление положения и другой сопутствующей документации
Регламент составляется индивидуально для каждой компании, исходя из ее требований и особенностей проведения деятельности. При этом можно вывести общие положения, характерные для большинства организаций.
Так, при создании регламента следует внести пункты:
- общие положения;
- претензионная деятельность;
- исковая деятельность;
- исполнительное производство.
Общие положения
В данном разделе необходимо отметить цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником юридического отдела компании при ведении претензионно-исковой работы. Это:
- Защита интересов предприятия (финансовых) и уменьшение убытков из-за несоблюдения обязанностей контрагентом.
- Защита репутации компании от необоснованных претензий конкурентов.
- Защита прав, касающихся имущества и не имущества, а также интересов организации.
- Проведение координации между вовлеченными в спорные отношения специалистами по вопросу, который связан с представительством интересов компании.
- Улучшение договорной работы в компании для избегания невыполнения взятых на себя обязательств.
Претензионная деятельность
Данный пункт в регламенте лучше всего разделить на несколько составляющих. Они будут касаться предъявления претензий и реагирования на требования, выдвинутые партнерами.
В части, касающейся реагирования на претензии, следует отметить:
- перечень документации, требуемой для согласования претензии;
- способ подтверждения факта поступления претензии;
- регламент проверки поданной документации;
- образец ответа, который выдается на требование партнера;
- регламент взаимодействия специалиста (юриста) с сотрудниками, деятельность которых связана со спорными положениями;
- сроки, за которые необходимо среагировать на выдвинутые требования;
- сроки, а также методы хранения претензий.
В регламент по выдвижению претензий нужно записать:
- Перечень случаев, при которых обязательно нужно начать претензионную деятельность (как правило, это просрочка обязательств партнера, неисполнение их, нарушение качества предоставляемых услуг и т.д.).
- Срок, в течение которого с момента зафиксированного нарушения вся необходимая документация будет передана сотруднику, ответственному за претензионно-исковую деятельность.
- Регламент сотрудничества специалистов компании с юридическим штатом при передаче требуемой документации (здесь стоит отметить важность передачи пакета документов в указанный срок, а также правильное оформление процесса).
- бланка претензии.
- Регламент привлечения сторонних специалистов (если будет необходимость).
- Регламент выдвижения и последующей передачи требований партнеру (здесь стоит отметить, кто наделен правом подписи претензии, а также ответственное лицо в досудебном регулировании).
Исковая деятельность
В основном вся исковая деятельность юриста регулируется АПК, КАС, ГПК и ГК Российской Федерации. Есть ряд положений, которые нужно отметить:
Читайте так же: Понятие международного коммерческого арбитража
- Ответственные лица за визирование искового документа и за мирное урегулирование.
- Регламент оценки и допустимой степени риска во время подачи искового требования.
- Сроки, за которые нужно среагировать на исковые требования партнеров.
- Ряд мер контроля внутри компании для своевременной подачи и реагирования на исковые требования.
- Регламент хранения документов, которые касаются искового делопроизводства.
Стоит отметить, что очень важно чтобы нормы, перечисленные в регламенте, не противоречили действующему законодательству Российской Федерации.
Претензионист – специалист в компании, который отвечает за выдвижение претензий контрагентам вследствие несоблюдения условий заключенного договора.
Автоматизация работы юристов
Автоматизация хозяйственной деятельности – современное требование к качеству и скорости работы, которое затронуло работу юристов. Для нее разрабатываются не только специальные поисковые системы, но и программы, систематизирующие работу сотрудников компании. Для введения полноценной автоматизации для претензионной работы требуется нанять IT-специалиста.
Цели автоматизации:
- ускорение времени работы;
- уменьшение вероятных ошибок;
- упрощение связи сотрудников между собой;
- прозрачность ведения претензионной работы;
- систематизация информации и ее хранение;
- улучшенный доступ к материалам;
- улучшенная работа по оценке рисков претензионных материалов.
Процесс осуществляется с помощью внедрения:
- специального программного обеспечения;
- электронных журналов учета (для хранения и выдачи документации);
- электронных журналов учета претензии.
Ресурсы хранят информацию, которая будет касаться рассматриваемого договора, в случае необходимости мгновенно выдадут доступ ответственным лицам. Благодаря автоматизации повышается скорость работы претензионной деятельности, а также взаимодействия между отделами компании.
Дополнительная информация по претензионно-исковой работе представлена на видео.
Рекомендуем другие статьи по теме
Источник: https://ZnayBiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/kontragenty/spory/pretenzionno-iskovaya-rabota.html
Претензионные документы организации
Бесплатная юридическая консультация:
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
О.В. Павлюк, руководитель юридической службы группы компаний «Техно»; И.И. Наделяева, главный специалист по кадровому учету и аудиту ООО «Юридическое агентство «ПРОФЕССИОНАЛ»»
Претензионная работа – это один из способов защиты прав и законных интересов предприятий. Она дает возможность (и в этом ее основное значение) предупреждать возникновение хозяйственных споров и устранять причины, их порождающие.
Поскольку не все компании могут позволить себе иметь отдельное структурное подразделение (претензионно-исковой или претензионный отдел), часто работу по подготовке обращений к контрагентам – претензий – и ответов на них поручают непрофильным подразделениям организации, в т.ч. секретарям или отделу делопроизводства. Такой подход обычно оправдывается фразой наподобие «Ну вы же все равно письма пишете».
В настоящей статье мы обсудим, что сотрудникам-делопроизводителям делать с такой «нештатной» работой, и рассмотрим ситуацию с двух сторон: как написать претензию и как ответить на нее.
Бесплатная юридическая консультация:
Претензионный порядок урегулирования споров – форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд. В соответствии с ППУС кредитор обязан предъявить к должнику требование (претензию) об исполнении лежащей на нем обязанности, а должник – дать на нее ответ в установленные срок. При полном или частичном отказе должника удовлетворить претензию или неполучении от него ответа кредитор вправе предъявить иск[2].
СИТУАЦИЯ 1: ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ НАПРАВЛЯЕТ ПРЕТЕНЗИЮ
Претензия представляет собой требование к контрагенту о выполнении им своих обязательств, которые имеют под собой конкретное и четкое основание.
Обычно таким основанием является сделка (договор), однако это могут быть также обязательства, возникающие из причинения вреда – например, офис залили соседи сверху или произошло ДТП.
Информацию по факту возникновения проблемы или просрочки первыми получают сотрудники, ответственные за конкретные участки работы: с поставщиками общаются менеджеры, за техническим состоянием помещений следят сотрудники хозяйственного отдела, за автопарк отвечает начальник транспортного цеха.
https://www.youtube.com/watch?v=Hixk4xR3Y_c
Что с такой информацией делать дальше? В крупных организациях существуют специализированные службы, прямой обязанностью которых является отстаивание интересов компании перед третьими лицами. В юридической службе может быть отдел или специалист, в обязанности которого входит подготовка подобных обращений.
Вместе с тем примерно 90 % претензий требуют не столько специализированных знаний, сколько знания конкретной ситуации. Для таких типовых претензий привлечение специализированных сотрудников или просто других специалистов (например, секретарей) является нецелесообразным. Действительно, если есть человек, который владеет стандартной ситуацией, он затратит на подготовку документа 10–15 минут, тогда как новичку потребуется еще и дополнительное время на то, чтобы разобраться в ситуации.
Поэтому подготовку стандартных претензий разумно доверить тем специалистам, которые ведут соответствующие участки работы. Так, подготовку претензий, связанных с нарушением сроков оплаты, поставки и т.п., разумно возложить на менеджеров, ответственных за данные сектора работы.
И только в том случае, если ситуация выходит за рамки обычной, следует привлекать профильных специалистов-юристов, которые будут заниматься ею с оглядкой на возможные последствия, среди которых может оказаться судебное разбирательство в рамках административного и даже уголовного дела.
Самый простой способ распределить ответственность за претензионную работу – это разработать соответствующий документ. Это может быть Положение о претензионной работе, Регламент работы с поставщиками или Регламент по взысканию задолженности.
Инициировать разработку такого документа может отдел делопроизводства (секретарь-референт), поскольку именно на него возложена функция по формированию номенклатуры дел внутреннего и частично внешнего документооборота компании. Поскольку документ является, по сути, т.е. затрагивающим область ответственности нескольких служб, для работы над ним необходимо привлечь всех заинтересованных лиц.
Положение о претензионной работе утверждается приказом руководителя. Порядок подписания приказа и последующего ознакомления с ним сотрудников компании ничем не отличается от других приказов по общей деятельности.
Бесплатная юридическая консультация:
Претензия по сути является разновидностью делового письма и оформляется на бланке письма организации.
В претензии должно быть указано полное наименование организации, в которую направляется претензия предъявляется, и ее почтовый адрес.
В претензии должны содержаться ссылки на дату и номер договора, в связи с которым предъявляется претензия, ссылки на даты и номера документов, подтверждающих претензию.
Например, если претензия предъявляется в связи с недостачей товара, в ней должны быть даны ссылки на товарно-транспортную накладную, доверенность и другие документы, по которым получен товар, ссылки на документ, в котором зафиксирована недостача товара (коммерческий акт, акт приемки товара по количеству и т.д.).
Если в претензии обосновываются штрафные санкции или возмещение убытков, она должна содержать ссылку на законодательный акт или договор, в котором установлена эта ответственность.
Требования, заявленные в претензии, подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в виде заверенных копий или выписок из документов.
Претензия подписывается руководителем организации или его заместителем.
Бесплатная юридическая консультация:
Если претензию подписывает другой сотрудник, то его право подписи должно быть подтверждено доверенностью, которая прикрепляется к направляемой претензии.
Претензия регистрируется в журнале регистрации исходящих документов как исходящее письмо.
Как принято писать претензию?
Текст претензии обычно включает несколько частей:
- первая – вводная – содержит описание правоотношений, существующих между сторонами;
- во второй части описывается характер нарушения обязательств, допущенных контрагентом;
- третья часть содержит требования отправителя к адресату.
Кроме того, в претензию может быть добавлена и четвертая часть, касающаяся возможных последствий отказа от исполнения обязательств.
Бесплатная юридическая консультация:
В претензии желательно указывать почтовый адрес, по которому следует отправить ответ на претензию, в т.ч. для того, что если с момента заключения договора у организации изменится местонахождение, то юридический адрес будет не совпадать с фактическим местонахождением организации.
ГОСТ Р ИСО7 не устанавливает специальных требований к оформлению претензии, но дает схему, которая иллюстрирует, какая информация должна быть в претензии (см. Пример 1).
В наше время, когда большое количество документов переводится в цифровую форму, а общение с покупателями или поставщиками в большинстве случаев сводится к обмену электронными письмами, постоянно возникает вопрос: можно ли отправить претензию в электронной форме, не дублируя ее на бумаге? Ответ на него не так прост, как может показаться на первый взгляд.
Дело в том, что в дальнейшем претензия может быть использована в качестве доказательства в суде. Причем по целому ряду споров (по транспортным и страховым отношениям либо когда такой порядок указан в договоре) претензионный порядок разрешения спора является обязательным, и при его несоблюдении суд просто откажет в иске.
Необходимость использовать документ в качестве доказательства в суде накладывает свой отпечаток на его подготовку. В настоящее время при соблюдении определенной процедуры можно предоставить и распечатки электронных документов, но этот процесс потребует большего объема трудозатрат и выполнения ряда дополнительных условий по сравнению с обычным бумажным документом.
Так, во избежание проблем электронные адреса для переписки нужно закреплять в тексте договора, соответственно, необходимо отслеживать и адресатов переписки. До предъявления в суд электронную переписку необходимо перевести в бумажную форму, причем осуществить это в рамках особой нотариальной процедуры по обеспечению доказательств.
Если этого не сделать, возрастает риск того, что судья не примет представленные в качестве доказательств распечатки электронной переписки.
Бесплатная юридическая консультация:
Кроме того, электронные письма в большинстве случаев составляются без соблюдения элементарных правил и представляют собой скорее обмен репликами, нежели полноценные документы. Это затрудняет их адекватное восприятие человеком, не участвовавшим в переписке с самого ее начала, не владеющим той информацией, которую получили стороны помимо данной переписки в личном или телефонном общении.
Так что письменная форма претензии хотя и требует текущих трудозатрат, но экономит время в дальнейшем. Электронная же переписка должна служить для дополнительного информационного обмена между сторонами.
Претензия может содержать альтернативные требования: например в случае недостачи товара получатель может потребовать возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара либо дослать недостающее количество товара.
Претензия может быть краткой, требующей минимальных усилий со стороны исполнителей (Пример 2) и расширенной, в которой более детально описываются разногласия между сторонами (Пример 3).
Каким способом лучше отправить претензию?
Бесплатная юридическая консультация:
Вопросу отправки претензии следует уделить особое внимание. Это связано с тем, что при доведении дела до судебного разбирательства заявителю необходимо будет доказать в суде о том, что претензионный порядок был соблюден и должнику отправлена именно претензия, а не иной документ.
Претензии целесообразно направлять по адресу местонахождения оппонента заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении через отделения «Почты России» либо курьером с предоставлением расписки о получении претензии адресатом.
При отправлении претензии по почте у заявителя, кроме квитанции об отправлении, на руках будет еще два документа: уведомление о вручении и опись вложения с датой отправки. Такой тандем документов будет являться доказательством направления претензии (в случае пропуска срока на ответ). При возникновении судебного спора почтовая квитанция предъявляется в арбитражный суд в качестве доказательства того, что организация принимала меры по досудебному урегулированию спора.
из постановления ФАС Московского округа от 13.12.2012 по делу № А/
Источник: http://bankrot-stop.ru/pretenzionnye-dokumenty-organizacii/
