В чем заключается цель регистрации документов?

Регистрация документов. Делопроизводство

Главным моментом в организации документационного обслуживания будет рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с приϲʙᴏением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, кᴏᴛᴏᴩую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Стоит заметить, что он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, кᴏᴛᴏᴩых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрациитрадиционно ᴏᴛʜᴏϲᴙтся:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.

Стоит сказать, для каждой категории документов обычно разрабатывается ϲʙᴏя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек.

При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Исключая выше сказанное, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — ϶ᴛᴏ невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть данные недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

При этом наиболее рациональной на сегодняшний день будет автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Стоит заметить, что она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на базе кᴏᴛᴏᴩой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей ϶ᴛᴏ документ;
• дата документа, приϲʙᴏенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, приϲʙᴏенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, данные данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке данные же данные могут быть расположены так:

Именно такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в кᴏᴛᴏᴩую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. К примеру, добавить:

• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и ϲʙᴏи особенности.

Форма электронной регистрационной карточкитрадиционно содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, кᴏᴛᴏᴩые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списковтрадиционно заполняются данные (поля):

• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции -список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, ϶ᴛᴏ поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы — данные данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с кᴏᴛᴏᴩыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ будет ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);
• краткое содержание;
• подразделение, подготовившее документ;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (ход исполнения);
• номер дела, куда подшит документ.

Аналогично тому как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Стоит сказать, что каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. К примеру, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Источник: http://xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai/book/3745/150274/%D0%A0%D0%B5%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F+%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2.html

Регистрация документов: наши советы

Регистрация документов – необходимый компонент повседневной деловой практики любой современной организации. задача и основной смысл работы по регистрации документов – придание им юридической силы. Еще одна задача регистрационной деятельности – обеспечение возможности учета, контроля и поиска бумаг, которые используются в процессе ДОУ. Благодаря грамотно организованной работе по регистрации документов значительно облегчается процедура выдачи справки о их местонахождении на всех этапах работы.

Организация, которая создала, получила или отправила документ, является ответственной за него. Для оформления этой ответственности документ должен быть надлежащим образом зарегистрирован: ему должен быть присвоен регистрационный номер (индекс), фиксирующий факт его создания, отправления или получения, что и придает ему юридическую силу.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Все бумаги, которые требуют учета, исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации. К ним относятся распорядительные, учетно-статистические, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др. деловые бумаги. Это может быть документация, которая создается и используется внутри организации, так и направляемая в другие компании.

К последней относятся все поступления из вышестоящих и подведомственных органов, а также от частных лиц (т.е. обращения граждан). Регистрации подлежат вся деловая документация, не зависимо от того, каким способом и с помощью каких средств она произведена – рукописная, машинописная, электронная.

В отдельную категорию выделяют документы, которые принято называть «нерегистрируемые». Отдел ДОУ каждой организации самостоятельно составляет перечень бумаг относящихся к этой категории. Он должен быть приложен к инструкции по делопроизводству.

При составлении перечня бумаг, не подлежащих регистрации, следует иметь в виду, что некоторые из них не регистрируются в принципе. Это рекламная продукция, поздравительные письма, различные приглашения.

Есть и другие деловые бумаги, которые не регистрируются непосредственно службой ДОУ. Эту процедуру проводят в тех отделах, куда бумаги передают для исполнения. Например, в бухгалтерии – бухгалтерскую и расчетно-денежную, в плановом отделе – плановую и т.д.

Другими словами, перечень нерегистрируемых документов состоит из наименований, которые не подлежат регистрации службой ДОУ или секретарем, а не тех, которые не регистрируются в принципе.

В некоторых организациях принято учитывать все бумаги, в т.ч. и бухгалтерские, и плановые, и снабженческие. Такое положение дел возможно, но оно обязательно должно быть прописано в инструкции по делопроизводству. Такая практики позволяет контролировать службой ДОУ весь делопроизводственный процесс и даже создать единый банк данных, но нагрузка на сотрудников отдела неизбежно возрастет.

Регистрация документа в делопроизводстве

Главное правило процедуры регистрации – однократность. Что это значит? Это значит, что любая деловая бумага регистрируется только один раз. Входящая – в тот день, когда она поступила в организацию, внутренняя или исходящая – в тот день, когда она была подписана или утверждена. В случае передачи одной бумаги из одного отдела в другой, повторной регистрации она не подлежит.

Децентрализация – основной метод фиксирования документов в крупных компаниях, проще говоря, где они созданы или исполняются, там и регистрируются.

Приведем пример такой децентрализации. Документация, регулирующая деятельность предприятия в сфере материально-технического снабжения фиксируется в отделе снабжения. Распорядительная документация по основной деятельности предприятия, а также протоколы, постановления и письма на имя руководителя – в отделе ДОУ. Разумеется, что все места, в которых осуществляется регистрация бумаг, должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству.

В относительно небольших компаниях всю документацию регистрирует канцелярия или просто секретарь, если канцелярия в организации отсутствует.

Согласно правилам, учет деловых бумаг осуществляется по группам, которые формируются на основе вида документа, его автора или содержания. Например, отдельно регистрируются приказы, которые поступают из вышестоящих инстанций. В свою очередь, приказы, которые издаются внутри самой организации также фиксируются отдельно. Свой порядок учета имеют акты ревизии и бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и приказы по личному составу.

Порядковые номера присваиваются бумагам каждой группы на протяжении календарного года.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210929-qqq-17-m5-registratsiya-dokumentov

Регистрация документов

Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Цель регистрации документов — ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учета, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые— в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, например отдельно регистрируются приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.

Распорядительные документы и переписка за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются службой делопроизводства или сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Документы регистрируются в РКФ — на традиционных бумажных или электронных карточках, журналах. После первичной регистрации документы передаются на рассмотрение руководству организации.

На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции. После рассмотрения документы передаются в службу делопроизводства (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации.

Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения.

Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов — немедленно.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Целью работы по контролю за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременной передачи документа исполнителю, учет и обобщение результатов исполнения, информирование о результатах руководства организации. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов.

Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Напомним, что документы, которые исполняются несколькими подразделениями или исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях (изготовляются на копировальном аппарате). Подлинник передается ответственному исполнителю.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя c eгo содержанием до рассмотрения документа у руководства организации. Предназначенные для передачи исполнителям документы помещаются в папки, закрепленные за определенными сотрудниками организации.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Регистрационно-контрольные картотеки ведутся в течение одного делопроизводственного года и хранятся до минования надобности.

Источник: funnycong.ru

01-03-2013

Источник: http://bfmac.com/pravila-deloproizvodstva-kak-pravilno-organizovat/deloproizvodstvo-registraciya-dokumentov.html

Регистрация документов как ключевой этап работы с документами

Регистрациядокументов-важнейший этапработы с документамии определяетсякак «Записьучетных данныхо документепо установлен­нойформе, фиксирующаяфакт его создания,отправленияили получе­ния».

Каквытекает изопределения,регистрацияпрежде всегопридаёт юридическуюсилу документу,так как фиксируетфакт его созданияили получения.Пока документне зарегистрирован,не получилсвоего номе­ра,он не оформлен,он как бы ещёне существует.Например, приказ,постановлениеи т.п. Если полученныйдокумент незарегистрирован,учреждениеза него не отвечает,так как фактполучения неподтверж­дён.

Регистрацияпреследуеттри цели: учетдокументов,контроль заих исполнениеми справочнаяработа по документам.

Регистрацииподлежат вседокументы,требующиеспециальногоуче­та, исполненияи использованияв справочныхцелях независимоот спо­собаполучения. Сампроцесс регистрации- это снятие сдокументапо­казателей(реквизитов)и занесениеих в определённуюрегистрационнуюформу (журнал,картотеку,ПЭВМ) для созданиябазы данныхо доку­ментахучреждения.Таким образомв процессерегистрациисоздаётсяинформационно-поисковаясистема по всемдокументаморганизации(фирмы).

Каждыйдокумент, отнесённыйк числу регистрируемых,получает свойрегистрационныйномер. Он несовпадает исущественноменьше учёт­ногопорядковогономера, проставленногов отметке опоступлениидо­кументав организацию.

Документырегистрируютсяодин раз. В небольшомучреждении,фирме все документырегистрируетцентрализованносекретарь. Вуч­реждении,имеющем отделы,регистрациявнутреннихдокументовпро­водитсядецентрализованнопо группам: вбухгалтерии,отделе кадров,канцелярии.При этом внутренниедокументыдолжны регистрироватьсяв день подписанияили утверждения,входящие-в день поступления,исходящие-в день отправки.

длявходящих, исходящихи внутреннихдокументовведутся раз­дельныерегистрационныеформы с самостоятельнымирегистрационны­миномерами.

Издокумента впроцессе регистрациив регистрационнуюформу вы­писываются,как правило,следующиесведения:

-дата получения;

-входящий№(индекс);

-дата документа;

-индекс документа;

-регистрационныйномер документа;

-автор (корреспондент)-т.е. чей этодокумент;

-заголовок (очем документ);

-резолюция;

-срок исполнения;

-исполнитель(кто с ним работает);

-ход исполнения(фиксируютсявсе передачидокумента икак ис­полнен)

-№дела (куда документпомещен послеисполнения)

Прирегистрацииотдельных видовдокументов,например обращенийграждан, внутреннихи исходящихдокументовсведения, вписываемыев регистрационныеформы, частичноизменяютсяи дополняются.На­пример, прирегистрацииобращенийграждан записываетсяих адрес.

Учреждениеимеет право,учитывая своюспецифику,дополнятьсве­дения орегистрируемомвходящем документе.Например, частоучиты­ваетсяколичестволистов, наличиеприложенийи т.д.

Формырегистрациимогут быть трехвидов: журнальная,карточная иавтоматизированнаяэлектронная(на ПЭВМ).

Журнальнаясистема регистрациинужна толькотогда, когдаучет до­кументоввыступает напервое место,предотвращаетпретензии состо­роны граждан,конфликтныеситуации. Например,при выдачедокумен­товоб образовании,трудовых книжек,пропусков. Это,как правило,Документы,регистрационныйиндекс которыхсостоит изпорядковогономера.

Можнооставить журнальнуюсистему и в томслучае, когдапоступа­еточень незначительноеколичестводокументов.

Вовсех остальныхслучаях этаформа регистрацииустарела48,так как затрудняетведение контроляза исполнениемдокументови спра­вочнуюработу по ним.

Болееудобной являетсякарточнаясистема регистрациидокументов.Форма карточки(РКК регистрационно-контрольнойкарточки) ираспо­ложениев ней реквизитовмогут бытьопределеныв самом учреждениии записаны винструкциюпо делопроизводству.

Можнопредложитьследующую формурегистрационнойкарточки наформате А5(148х210)или А6(105х148):

Вычертивна формате А5или А6 такуюформу карточки,ее размножаютна копировальномаппарате, выбравдостаточноплотную бумагу.Для различныхрегистрируемыхгрупп документовможно использоватькарточки разныхцветов, цветовыеполосы по верхнемуполю или подиагонали.

Дляведения карточнойсистемы регистрациив ручном режименеоб­ходимоиметь тиражкарточек нагод и как минимумдва картотечныхящика для хранениякарточек: всроковой контрольнойкартотеке испра­вочнойкартотеке.

Количествоэкземпляровзаполняемыхрегистрационныхкарточек (ихобычно называютрегистрационно-контрольнымикарточками-РКК) оп­ределяетсяучреждением.Как правило,таких карточекзаполняетсякак минимумдве.

Наиболеерациональнойявляется сегоднярегистрациядокументовна компьютере.Но и в этом случаена экран выводитсяформа карточки(экранная формаРКК) с аналогичнымиполями и в неезаносятсясведе­ния одокументе.

Карточкуна документможно заполнитьсначала неполностью, допередачи документаруководителю,т.е. без резолюции,срока исполне­нияи исполнителя.После рассмотрениядокументаруководителемкар­точкадозаполняется,т.е. эти сведениявносятся в нее.

Причетком взаимодействиис руководителем,если руководительутром просматриваетполученнуюкорреспонденцию,можно сначаладать документына просмотрруководителю,а затем уже,имея его резолю­цию,заполнитьполностьюрегистрационнуюформу.

Заполнивкарточку, однуиз них помещаютв сроковуюкартотеку,другую винформационно-справочную,а документпередают исполните­людля работы сним.

Прирегистрациина ПЭВМ, данныео документе,заложенныепри его регистрации,будут использованыв программахпо автоматизированно­муконтролю исправочнойработе. Приэтом поискможно вестипо любо­му извведённыхпоказателей.

РоссийскийГосударственныйГуманитарный

Университет

Реферат

Тема:«Регистрациядокументовкак ключевойэтап работыс документами»

Учебнаядисциплина«Делопроизводство»

Студент:Карасев АндрейВикторович

Группа:ЭЗПС

Преподаватель

Оценка«_______________»

Калуга– 2000

Источник: https://mirznanii.com/a/271184/registratsiya-dokumentov-kak-klyuchevoy-etap-raboty-s-dokumentami