В чем заключается обработка бухгалтерских документов?

В этой статье:

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов — Finance-EXP.ru

Статья затронет основные моменты, касающиеся обработки бухгалтерских документов. Какие документы являются первичными, каким образом необходимо их обрабатывать и что для этого необходимо – далее.

Когда в бухгалтерию поступают документы, их необходимо обработать. Сделать это нужно до того, как они будут вписаны в счет. Каким образом это сделать, чтобы не допустить ошибок, кто этим занимается?

Основные моменты ↑

Согласно законодательству, любая хозяйственная операция должна сопровождаться документами. Бухгалтерский учет должен вестись в организации с момента ее регистрации.

На основании учета оформляется отчетность для налоговой инспекции и прочих служб. Операции хозяйственного характера должны отражаться в регистре бухгалтерского учета.

Первичная документация может оформляться на бумажном или машинном носителе. Во втором случае руководство предприятия должно изготовить копии в бумажном варианте для других участников операции.

Во время работы с первичной документацией (ПД) могут допускаться ошибки. Например:

используется форма, которую не утвердили приказом;
в документах отсутствуют реквизиты;
нет лиц, которые обладают правом подписывать ПД;
кассовые документы содержат поправки;
запись ведется карандашом;
свободные графы не содержат прочерк;
нет печати.

При получении бухгалтерских данных происходит:

Предварительная работа перед оформлением документации.
Оформление ПД.
Их утверждение.
Обработка первичных данных.

В первичном документе отображается:

название предприятия;
юридический адрес (месторасположение);
номер счета и прочая информация.

Требования:

Документ необходимо составлять	Во время осуществления операции или после нее
Обязательные реквизиты	Дата, название организации и документа, содержание операции и ее измерители, ответственные лица и их подписи
Форма должна быть стандартной	Утвержденная службой статистики
Исправления	В документах не допустимы
Хранение обязательно	—

Дата в первичных документах ставится та, которая являлась днем осуществления операции. Бывает разовая и накопительная.

Разовая первичная документация (расчеты, платежи) используется единожды для подтверждения проведения операции, после чего отправляются в бухгалтерию.

Накопительная (карты, наряды) используется в течение месяца или квартала, если операции повторяются. После того, как документ принят, информация с него переносится в регистр.

Если документы по каким-либо причинам пропали, необходимо:

С помощью приказа назначить комиссию	Которая будет расследовать причины утери. Если имеется необходимость, то можно привлекать следственные органы
Принять меры для восстановления документов	Например, взять в банке выписки по счетам или попросить договоры и акты у контрагентов

Если документы восстановить не удалось, налоговую инспекцию уведомлять об этом не обязательно. В любом случае, штрафа избежать не удастся.

Плательщику налогов предлагается несколько вариантов:

восстановить хотя бы некоторые документы;
сделать исправительные записи в налоговой декларации на прибыль;
во время налоговой проверки предоставить возможность инспектору определить сумму, которую придется выплатить в бюджет государства.

Для правильного ведения списка документации существует график документооборота. Им определяются сроки движения, порядок передачи документов.

Снимать копии с документов имеет право бухгалтер, но только в присутствии представителей органов налоговой службы. Для этого необходимо указать им основание.

Изымать первичные документы разрешено только органам налоговой службы. Производиться оно должно в присутствии руководящих органов учреждения.

Определения

Первичный учет	Начальная стадия восприятия регистрации операций, которые характеризуют происходящие в компании действия
Первичный документ	Документ, в котором содержится информация о проведении на предприятии хозяйственной операции. Данный документ подтверждает ее осуществление
Хозяйственная операция	Событие, на основании которого произошли изменения в структуре активов, капитале организации
Обработка первичных бухгалтерских документов	Это проверка документации на наличие правильности оформления, заполнения реквизитов и других сведений
Учетный регистр	Специальные листы бумаги, необходимые для регистрации и обработки данных, их учета. Информация в регистре является коммерческой тайной
Внешние документы	Те, которые поступают из других учреждений, например, из банка, налоговой службы. Это платежи, счета
Внутренние	Оформляются на предприятии

Что относят к первичным документам

Первичные документы подразделяются на несколько типов – организационно-распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления.

К первым относятся приказы начальства, распоряжения и различные указания. Необходимы для разрешения проведения операций. Оправдательные – накладные, требования, акты.

В подобной документации отображается факт проведения операций. Информация, которую они содержат, вносится в Регистр. Некоторые документы могут являться и разрешительными, и оправдательными.

Документы, которые приходят к бухгалтеру, проверяются на:

Форму	Правильное оформление и заполнение, точность реквизитов и данных
Арифметические подсчеты	—
На наличие противоречий и расхождений

В первичных документах обязательно указывается:

название документа и дата его составления;
наименование учреждения, от имени которого оформлялся документ;
содержание хозяйственной операции;
перечень лиц, ответственных за проведение операции;
подписи.

Действующие нормативы

Согласно Федеральному закону № 129 от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете» первичные документы подлежат хранению сроком не менее 5 лет.

На основании 18 статьи закона «О бухгалтерском учете», в случае отказа от ведения бухгалтерского учета грозит уголовная или административная ответственность.

120 статья Налогового кодекса Российской Федерации гласит, что за нарушение учета доходов и расходов налагается штраф размером 5 тысяч рублей.

9 статья закона «О бухгалтерском учете» не допускает исправление ошибок в первичной документации бухгалтерии.

Как осуществляется обработка первичных бухгалтерских документов на предприятии ↑

Сбор и обработка – обязательный этап перед использованием документации. Документы, поступающие в бухгалтерию, должны тщательно проверяться.

Если они составлены неправильно или не в полной мере, то возвращаются обратно для пересмотра, исправления ошибок.

В случае обнаружения ошибки в реквизитах или подделки документа, они не отсылаются, а остаются в бухгалтерии, чтобы привлечь виновного к ответственности.

В результате проверки могут обнаруживаться ошибки. Их можно разделить на следующие типы:

По причине возникновения	Неграмотность бухгалтера, небрежное отношение, неисправная вычислительная техника
По месту обнаружения	В самом тексте документа, во время внесения в регистр
По значению	Ошибки в дате

Ошибки в первичной документации не допустимы. Если они все же возникли, то исправлять необходимо следующим образом:

Тонкой линией перечеркивается неправильная запись или цифра	Таким образом, чтобы ее было видно
Над исправлением	Пишется правильная запись
На полях сделать отметку «исправлено»	Обязательна подпись ответственного лица и дата исправления

На кого возложена ответственность

Все документы, поступающие в организацию, сразу же направляются в отдел делопроизводства. Обработкой может заниматься сотрудник данного отдела или секретарь учреждения.

Ответственность за содержание информации, которая передается, возлагается на того человека, который подготовил документ к передаче, а также на руководящее лицо организации.

Правом подписи первичных документов обладает руководитель организации и главный бухгалтер. Разрешается подписывать иными лицами, но их должен утвердить руководитель предприятия.

Технология приема входящих документов

Приемом и первичной обработкой поступающих документов занимается секретарь-референт или работник делопроизводственной службы.

Документы, которые поступают, проходят несколько этапов:

Первичная обработка.
Предварительное рассмотрение.
Регистрация.
Рассмотрение руководством.
Отправка на исполнение.
Его контроль.
Непосредственно процесс исполнения.
Подшивка документации.

Сначала необходимо проверить относится ли документ к бухгалтерским. К таковым не относятся – черновые варианты, записки, вырезки из газет.

В документе должны присутствовать реквизиты определенной организации или сотрудника. Если он не относится к предприятию, то необходимо отправить его обратно.

Обязательны к проверке реквизиты, в них не должно быть ошибок. Также необходимо проверить период документа – за квартал, год, или месяц. Это необходимо для того, чтобы определить, брать ли документ на учет.

Предварительное рассмотрение

При получении документации необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Если адрес указан не тот, то необходимо документы переправить в нужное место.

Конверт вскрывается и оценивается состояние документов, например, нет ли повреждений в тексте, в наличии ли приложения. Если на конверте стоит отметка «лично», то открывать его нельзя.

После этого конверт подлежит уничтожению. Но если на штемпеле стоит дата отправки или получения, то конверт подкладывается к документу.

В случае обнаружения повреждений необходимо оформить акт, один экземпляр которого направляется получателю.

Если письмо заказное, необходима расписка. Если имеется надпись «срочно», то нужно ставить дату получения и время.

Предварительное рассмотрение необходимо для распределения документации на те, которые должны рассмотреть руководящие органы организации. Цель – упрощение работы, ускорение движения документации.

В чем заключается процесс обработки

После проверки документы подлежат обработке. Состоит она из следующих этапов – таксировка, группировка, контировка, гашение. Таксировка проводится с целью оценки операции, которые фиксируются в документах.

При этом указывается цена и сумма. Это перевод натуральных показателей в обобщающие. Например, в документах указываются часы, дни работы. Их количество умножается на стоимость единицы времени.

Группировка – подбор документации по определенным признакам. Например, кассовые, расчетные. С помощью этого этапа ведение учета происходит быстрей и легче.

Контировка – указание номера счетов учета бухгалтерии, то есть обозначение дебета и кредита. Гашение – постановка отметки «оплачено» или штампа.

Используется для предупреждения повторного использования документа, поступающего в организацию. Документы бывают входящие и исходящие.

Обработка входящих включает:

проверку правильности доставки;
целостность вложенных документов;
их физическое состояние;
установление факта получения;
подготовку к выполнению документов;
передачу адресату.

Исходящие документы отправляются в различные учреждения. Направляться могут докладные, отчеты, письма и другое.

Обработка исходящей документации включает в себя:

составление чернового варианта;
подготовку проекта;
согласование с руководством;
заверение;
отправку.

После полной обработки документация подшивается и сдается в архив на хранение.

Таким образом, первичная документация бухгалтерии обязательна к проверке и обработке. Это касается приказов, распоряжений, различных уведомлений, актов.

После обработки документы необходимо подшить и отправить в архив. Согласно законодательству, первичная документации хранится не менее 5 лет.

Поделитесь в соц.сетях:

Источник: https://finance-exp.ru/poryadok-obrabotki-pervichnyh-buhgalterskih-dokumentov/

Подготовка и обработка первичной документации

Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций.

Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок.

Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

Требования, предъявляемые к первичной документации

Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.
Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

Этапы последующей бухгалтерской обработки первичной документации

После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы:

Контроль. Бухгалтер проверяет документы по существу – была ли оформленная операция законна и целесообразна, производит формальную проверку – проверяет своевременность и полноту заполнения документа, удостоверяется, что его форма правильная и есть подписи ответственных лиц. Кроме этого, бухгалтер проводит арифметическую проверку – проверяются расчеты, произведенные в документе.
Группировка документов и сведение данных. На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах. Обобщенная информация используется для составления накопительных и сводных документов (журналы-ордера, кассовые книги, оборотно-сальдовые ведомости и пр.) и для оперативного управления.
Составление проводок бухгалтерского учета. Проводки бухгалтер составляет на основании сводных документов.

Документооборот и его планирование

Для оперативного ведения бухгалтерского учета предприятия устанавливают сроки и порядок подачи в бухгалтерию оформленных первичных документов.

Порядок документооборота устанавливает главный бухгалтер и его распоряжения в этом направлении обязательны для исполнения теми работниками, которые занимаются оформлением хозяйственных операций и заполнением первичных документов.

бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер Новосибирск
Для рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
сроки и место подачи документов,
учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
место и время хранения сданных первичных документов.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив. Как правило, выдача первичных документов на руки после их сдачи в архив, не допускается.

Источник: http://MultiBuh.ru/podgotovka-i-obrabotka-pervichnoj-dokumentacii/

Документация хозяйственных операций

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Документация хозяйственныхопераций

Цельлекции: студент долженпознакомиться со способами ведениядокументации хозяйственных операций

1. Документация 1

2. Классификациябухгалтерских документов 2

3. Характеристикапервичных документов по классификационнымпризнакам 2

4. Бухгалтерскаяобработка документов 3

5. Требования,предъявляемые к первичным документам 4

6. Срокихранения документов бухгалтерскогоучета 5

7. Этапыдокументооборота 5

8. Защитаинформации 7

Контрольныевопросы: 8

Обязательные реквизиты первичныхдокументов:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации;
содержание хозяйственной операции;
измерители (в натуральном и денежном выражении);
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
личные подписи указанных лиц.

Все документы до их записи посчетам бухгалтерского учета предварительнодолжны быть обрабоu001fтаны.

Этапы обработки бухгалтерскихдокументов:

Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные)
Гашение
Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету и др.)
Перенос содержания документов в учетные регистры
Подшивка по группам документов и сдача в архив

Первичные документы, прошедшиеобработку, т.е. отраженные в учетныхрегистрах, должны иметь пометку,исключающую возможностьих повторного использования.

Гашением называетсяотметка на документах об их использовании.Гашение происходит путем переu001fчеркиваниядокумента или проставления штампа«Получено», «Оплачено» или«Погашено».

Оперативному гашению подвергаютсявсе денежные документы вцелях предупреждения их повторногоиспользования.

Учетному гашению подвергаютсявсе документы после их записи по счетамбухгалтерского учета во избежаниеошибочной повторной записи и дляпредупреждения злоупотреблений. Такоегашение провоu001fдится путем проставленияна документах разметочногоштампа.

Работники организации, которыеимеют дело с прохождением учетнойдокументации, создают и предu001fставляютдокументы, связанные с их деятельностью,в соответствии с графикомдокументооборота.

Ответственность за соблюдениеграфика документооборота, атакже ответственность за своевременноеи доброкачественное создание документови их передачу несут лица, составившиедокумент.

Контролирует процессдокументооборота в организации главныйбухгалтер

Необходимо соблюдать требованиестрогого соответствиямежду наименованием документа исодерu001fжанием проводимых по нему операций.

хозяйственной операциивытекает из наименования документа, вкотором оно имеется в общей форме.

Например, расходный кассовыйордер предназначен для оформлениявыдачи денежных средств из кассы,платежное поручение — для оформленияплатежей через банк.

https://www.youtube.com/watch?v=KvJuHYTxNGA

Документы должны составлятьсяработниками бухгалтерии четкои разборчиво.Каждый документ должен быть заполненвыбранным способом (вручную или на ПК)от начала и до конца. Для докуменu001fтов,как правило, используются типовыеформы, изготавливаемые ввиде бланков, образцы которых утверждаютсяфедеральным органом статистики.

В кассовых и банковских документахникаких исправлений,подчисток, помарок быть не должно,поэтоu001fму при обнаружениив них ошибки кассовые и банковскиедокументы не могут приниматься кисправu001fлению и должны быть составленызаново.

Для правильного составлениядокумента необходимо:

строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
точно излагать содержание документа;
четко и разборчиво проставлять текст и цифры;
незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подu001fписавших документ.

Документы бухгалтерского учета	Срок хранения, лет
Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки	10
Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы	10
Первичные документы и приложения к ним	5
Лицевые счета	75
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5
Инвентарные карточки	5
Учетные регистры ( книга, журналы-ордера и др.)	5
Кассовые книги	5
Книги регистрации счетов, кассовых ордеров	5
Документы об инвентаризации	5

Процесс документооборотарегулируется графиком, который составляетглавный бухгалтер и утвержu001fдаетруководитель организации

График должен устанавливатьрациональный документооборот,т.е. предусматривать:

оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;
минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.

График документооборота долженспособствовать:

улучшению всей учетной работы в организации;
повышению контрольных функций бухгалтерии организации.

График может быть оформлен ввиде схемы или перечняработ по созданию, проверкеи обработке документов, выполняемыхкаждым подразделением организации, суказанием их взаимосвязи и срокомвыполнения работ.

Каждому исполнителювручается выписка из графикадокументооборота, в нейперечисляются:

исполнители;
наименования документов;
сроки представления документов;
подразделения организации, куда представляются документы.

Пример графика документооборота

Наименование документа	Приходный ордер	Накладная на отпуск материалов
Созданиедокумента	Количество экземпляров	1	3
Ответственный завыписку	Кладовщик	Кладовщик
Ответственный за оформление	Кладовщик	Кладовщик
Ответственный заисполнение	Кладовщик	Кладовщик
Срок исполнения	Ежедневно до 17.00	В течение дня выписки
Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Главный бухгалтер
Проверка документа	Кто представляет	Бухгалтер	Бухгалтер
Порядок представления	Отчет за месяц	Отчет за месяц
Срок представления	До 2-го числа следуюu001fщегомесяца	До 2-го числаследующею месяца

Для защиты экономическойинформации, содержащейся в документах,от конкурентов необходимо разработатьи соблюдать схему движения охраняемойинформации, использовать программудезинфорu001fмации конкурентов, заботитьсяо материальной заинтересованностисотрудников, чтобы уберечь их от искушенияпохищать и продавать секреты организации.

Руководство организации должнопроводить политику взысканий и поощрений,направленную на профилактику возможныхнарушений.

Руководители организации должны:

предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательu001fства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;
продумать организацию движения информационных потоков во внутреннем акте о документообоu001fроте;
определить степень секретности документов;
предусмотреть вопросы зашиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательствоРоссийской Федерации предусматриваетответственность главu001fногобухгалтера за разглашениекоммерческой информации об организации.

Компьютерная форма бухгалтерскогоучета выдвигает свои задачи зашитыинформации от несанкциоu001fнированногодоступа к ней.

К средствам защитыотносят:

идентификацию субъектов и объектов;
разграничение доступа к информации на компьютере;
регистрацию действий.

В процедуре идентификациииспользуются:

ключи;
пароли;
средства анализа индивидуальных характеристик.
назад

Контрольныевопросы:

Документация
Классификация бухгалтерских документов
Характеристика первичных документов по классификационным признакам
Бухгалтерская обработка документов
Требования, предъявляемые к первичным документам
Сроки хранения документов бухгалтерского учета
Этапы документооборота
Защита информации

Источник: https://works.doklad.ru/view/qEWMwBhUsdc.html

Бухгалтерская обработка документов

Проверки первичных документов:

— по форме (полнота и правильность заполнения);
— первичных документов арифметически (правильность расчетов);
— по существу (законность, целесообразность).

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.

— Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные).
— Гашение.
— Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).
— Перенос содержания документов в учетные регистры.
— Подшивка по группам документов и сдача в архив.

Первичные документы, прошедшие обработку (т.е. отраженные в учетных регистрах), должны иметь пометку, исключающую возможность их повторного использования.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования.

Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.

Необходимо соблюдать требования строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа.

Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денежных средств из кассы, платежное поручение предназначено для оформления платежей через банк и т.д.

Отсутствие в первичных документах какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно. Поэтому при обнаружении в них ошибок эти документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.

Для правильного составления документа необходимо:

— строго соблюдать утвержденную форму и реквизиты документа;
— точно излагать содержание документа;
— четко и разборчиво писать текст и цифры;
— незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
— сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
— снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

Page 3

Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки 10

Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы 10

Первичные документы и приложения к ним 5

Лицевые счета 75

Расчетные (расчетно-платежные ведомости) ведомости 5

Инвентарные карточки 5

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера) 5

Кассовые книги 5

Книги регистрации счетов, кассовых ордеров 5

Документы об инвентаризации 5

Документооборот — движение первичных документов в бухгалтерском учете от их

создания до сдачи в архив.

Основные этапы документооборота: составление и оформление документов;

— движение документов по рабочим местам;
— прием документов в бухгалтерии;
— обработка документов в бухгалтерии;
— сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

График документооборота — схема или перечень работ по проверке и обработке документов.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т. е. предусматривать:

— оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом;
— минимальный срок его нахождения в подразделении.
— График документооборота должен способствовать:
— улучшению всей учетной работы на предприятии;
— повышению контрольных функций бухгалтерии.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:

— исполнители;
— наименование документов;
— сроки предоставления документов;
— подразделения предприятия, куда предоставляются документы. Приведем пример графика документооборота:

Наименование документа	Приходный ордер	Накладная на отпуск материалов
Созданиедокумента	Количество экземпляров	1	3
Ответственный за выписку	Кладовщик	Кладовщик
Ответственный за оформление	Кладовщик	Кладовщик
Ответственный за исполнение	Кладовщик	Кладовщик
Срок исполнения	Ежедневно до 17.00	В течение дня выписки
Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Г лавный бухгалтер
Проверкадокумента	Кто представляет	Бухгалтер	Бухгалтер
Порядок представления	Отчет за месяц	Отчет за месяц
Срок представления	До 2-™—дующего месяца	До 2-™ —дующего месяца

Page 4

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов.Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия.Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.Руководители предприятия должны:

— предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;
— продумать организацию движения информационных потоков в документообороте;
— определить степень их секретности;
— предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от несанкционированного доступа к ней.К средствам защиты относят:

— идентификацию субъектов и объектов;
— разграничение доступа к информации на компьютере;
— регистрацию действий;
— ключи;
— пароли;
— средства анализа индивидуальных характеристик.

Источник: https://studref.com/412974/buhgalterskiy_uchet_i_audit/buhgalterskaya_obrabotka_dokumentov

Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документа от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Основные этапы документооборота:

составление и оформление документов;

движение документов по рабочим местам;

прием документов в бухгалтерии;

обработка документов в бухгалтерии;

сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который вставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первич-ным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым под-ведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпри-нял, куда представляются документы,

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождени-ем учетной документации, создают и представляют документы, [вязанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие до-кумент. Контроль за процессом документооборота на предпри-ми осуществляет главный бухгалтер.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в докумен-та, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использо-вать программу дезинформации конкурентов, заботиться о мате-риальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руково дство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерчесской информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 “О первичных учетных документах” на Госкомитет РФ по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Третье направление совершенствования документооборота — рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Источник: https://studbooks.net/859561/buhgalterskiy_uchet_i_audit/buhgalterskaya_obrabotka_dokumentov