Унификация и стандартизация документов (стр. 1 из 6)
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1 стандартизация в целом
1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты
1.2. Международный опыт в области стандартизации
1.3.Развитие отечественной стандартизации
ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация документов
2.2 Стандартизация документов
2.3 Унифицированные системы документации
2.4 Требования ГОСТ 6.30-2003
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.
Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.
В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.
Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.
Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
В современных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.
Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: «Унификация и стандартизация документов».
Объект – управленческие документы.
Предмет – особенности унификации и стандартизации управленческих документов.
Цель – охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов.
Задачи:
1. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;
2. Изучить международный и отечественный опыт в области стандартизации;
3. Изучить систему унификации и стандартизации документов;
4. Сделать заключение по работе.
1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты
В 1993 г. принята новая редакция комплекса государственных основополагающих стандартов «Государственная система стандартизации Российской Федерации (ГСС)». Изменения и дополнения к ней в большей степени приближают организацию стандартизации в РФ к международным правилам и учитывают реалии рыночной экономики. В частности, введена новая категория нормативного документа — технический регламент, сформулировано правило по информации о нормативных документах.
Эти нововведения весьма важны в плане присоединения России к Кодексу ГАТТ/ВТО по стандартизации. Полностью обновлены положения ГСС, касающиеся государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований стандартов и правил сертификации. Соответствующие изменения внесены в терминологию, гармонизующие ее с рекомендациями ИСО/МЭК. Так, вместо употреблявшегося ранее у нас термина «утверждение» стандарта официально установлен термин «принятие» стандарта.
По-новому сформулированы формы применения в России международных и региональных стандартов. Приближение правил отечественной стандартизации к международным отражено и в трактовке требований государственного стандарта (разделение их на обязательные для выполнения и рекомендательные). Исключены правила по установлению в стандартах требований к изготовителям о предоставлении гарантии.
Следуя международному опыту, их относят к коммерческим, которые не подлежат стандартизации, а оговариваются в договорных отношениях. Однако практика подсказала, что все же нужны какие-то официальные документы, устанавливающие гарантийные обязательства.
Поэтому согласно «Новым правилам продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров» разрабатываются правила (обычно отраслевого характера), которые запрещают реализацию товара без инструкций, технических паспортов, гарантийных талонов и т.п. Особенно актуально соблюдение этих установлений для бытовой электро-радиотехники и других товаров долговременного пользования.
Приведенные примеры подчеркивают, что деятельность по стандартизации весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества, прежде всего в экономической, должна стремиться успевать и даже предвосхищать их, чтобы стандарты способствовали развитию, а не отставанию отечественного производства.
Кроме того, действующая система стандартизации явно смещает приоритеты к оценке качества объектов стандартизации и методам их испытаний, что также согласуется с мировым опытом стандартизации и необходимо для обеспечения взаимопонимания между партнерами как в сфере техники и технологии, так и в конечном итоге в торгово-экономических связях.
Новая система стандартизации предоставляет возможность для широкого участия в процессе создания стандарта всех заинтересованных сторон. Это реализуется законным правом изготовителей продукции, потребителей, разработчиков проектов, представителей общественных организаций, отдельных специалистов участвовать в работе технических комитетов, которых в России уже несколько сотен.
Фонд стандартов, служащий базой для информационного обеспечения работ не только по стандартизации, но также и по сертификации, метрологии и управлению качеством, приобрел и межгосударственное значение для СНГ. Это содействует как развитию стандартизации в странах содружества, так и укреплению экономических связей между ними.
Стандартизация — это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда.
Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.
Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.
Источник: https://mirznanii.com/a/164800/unifikatsiya-i-standartizatsiya-dokumentov
Унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов
Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.
Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение – ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее – к автоматизированному.
Цели и задачи унификации
Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов. Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе. Данный процесс оказывает огромное влияние на непосредственное составление любой документации. Принципы стандартизации и унификации документов заключаются в следующем:
- Единая типизация форм.
- Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений.
- Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов.
- Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.
Функции унифицированного документооборота
Стоит понимать, что любая деятельность по руководству и управлению организацией, предприятием, страной, в конце концов, является системой, каждым элементом которой становится та или иная функция. Среди них существуют общие (или типичные) – те, которые являются свойственными деятельности любого учреждения: организационной, распорядительной, исполнительной, функциям планирования, учета и т.д. Между тем деятельности отдельных организаций присущи особые функции. К примеру, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов данной сферы.
Что представляет собой система документов
Унификация и стандартизация управленческих документов представляет собой систему материалов, образованную на основе их взаимосвязи по:
- признакам возникновения;
- предназначению;
- отрасли;
- типу;
- требованиям к составлению.
Какими бывают документы в унифицированной системе
Системная документация может быть общефункциональной и отраслевой. Что касается первого типа, то здесь вопросов возникнуть не должно. К отраслевым системам относят документооборот, отражающий специфику деятельности предприятия или организации. Например, стандартизация и унификация таможенных документов будет содержать материалы, регламентирующие процедуры проверки и пропуска на государственной границе вывозимых, импортируемых товаров.
Насколько взаимосвязаны материалы и каким образом соотносятся между собой документы обеих систем – функциональной и отраслевой, зависит от множества факторов. В частности, их значение предопределяется характером деятельности той или иной организации.
Кроме того, унификация и стандартизация управленческих документов далеко не всегда подразумевает создание положений об организационной, исполнительной или распорядительной деятельности.
Между тем документация организационно-распорядительного плана, в которой содержатся основополагающие моменты управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, предприятий, подразделений и должностных лиц основана на отраслевых и функциональных структурах.
Основные этапы унификации и стандартизации
Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов нередко возникают из-за несвоевременного выделения блока организационно-распорядительной документации, которая для подобных систем служит правовым подспорьем. Проведение своевременной унификации в документообороте торгового предприятия подразумевает:
- В рамках структуры единообразных документальных форм происходит установление соответствующей номенклатуры.
- Общая модель построения системы документов основана на использовании формуляра, взятого за образец.
- Отдельное внимание уделено правилам синтаксического построения документации.
До этого унификация и стандартизация первичных документов проходила с учетом всех требований к материалам на всех этапах создания, заполнения, обработки и сбережения. Учитывались и психофизиологические возможности человека, и параметры машинно-технических приборов.
Особенности создания стандартов
Стоит отметить, что результатом проведенного процесса унификации стало приведение самых часто используемых шаблонов к единой правовой форме. Стандарты, разработанные на услуги, продукцию и работу, имеют свое объяснение на федеральном законодательном уровне. Понятие «унификация и стандартизация документов» в этом случае определяется государственной деятельностью по фиксированию норм и характеристик для многократного применения в добровольном порядке.
Задачей создания стандартов является упорядоченность в производственной сфере и повышение конкурентных качеств выпускаемой продукции, сферы услуг или работ. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов также преследует цель достижения информационной и технической совместимости.
Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации
Кроме того, термин «стандарт» означает не только документ нормативного содержания. В законе четко прописан механизм его добровольного непринудительного применения. Государственные стандарты довольно быстро сменились национальными. После внедрения кардинальных перемен прежними остались лишь проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов.
Особенно остро и по сей день стоит вопрос о государственных стандартах, регламентирующих процесс составления сопроводительной документации к экспортируемой продукции. Согласно унифицированной системе, принятой федеральным законом «О техническом регулировании» от 01.07.2003 г., положения, присутствующие в ней, полностью не соответствуют унифицированным требованиям ведения документации, однако продолжают массово применяться и сегодня.
Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации
Унификация и стандартизация документов – стезя Госстандарта России. Любые общероссийские классификаторы в технической, экономической, социальной сфере приобретают юридическую силу сразу же после прохождения государственной регистрации. Контроль над реализацией всех требований, включенных в отдельные акты, осуществляет Госстандарт России и другие органы, уполномоченные государством в пределах обозначенной компетенции.
Основные направления унификации и стандартизации документов заключаются в установлении единообразных образцов, шаблонов, формуляров. Это могут быть стандарты, необходимые при составлении документов, для стандартов по отдельным видам товаров и унифицированные документационные системы. Последнее представляет собой систему материалов, созданную по установленным единым правилам и запросам. Унифицированная система документации содержит, как правило, сведения, необходимые для осуществления управленческих функций в конкретной сфере влияния.
Основные унифицированные и стандартизированные системы в России
На сегодняшний день среди унифицированных систем выделяются:
- структура, касающаяся документации организационного и распорядительного характера;
- система, контролирующая документооборот в банковском учреждении;
- унификация и стандартизация бухгалтерских документов, а также отчетной и учетной финансовой документации в учреждениях бюджетной сферы;
- сфера статистических документов;
- система документации, регулирующей вопросы труда;
- унифицированные документы для осуществления внешней торговли.
Соответственно, к каждой из вышеуказанных систем прилагается свой государственный стандарт, разрабатывают которые центральные ведомства, координирующие функционирование в конкретной сфере деятельности. К примеру, Министерство финансов в России отвечает за создание форм для бухгалтерской и банковской документации. В свою очередь, Росархив определяет шаблоны организационно-распорядительной документации. Эти же органы власти утверждают реквизиты документов. Их унификация и стандартизация подразумевает создание формуляров для применения в той или иной отрасли.
Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации
Реквизитом документа считают его обязательный элемент, без которого невозможно прохождение процедуры официального оформления, регистрации материала. К реквизитам относят подпись, печать, штамп, дату, текст и т.д. Естественно, что для каждого вида официального документа применяют отдельный набор реквизитов. При этом в каждой из систем унификация реализовывается за счет создания образцового формуляра документов для одной из систем. На его основании разрабатывают наиболее подходящие реквизиты всех документов, входящих в определенную базу данных.
Формуляр, как уже говорилось, представляет собой шаблонную форму документа. Такая модель составления документа в установленной сфере применения учитывает его формат, размеры полей и отступов, особенности создания конструкционной сетки и главных реквизитов.
Унификация и стандартизация документов организационно-распорядительного направления способствует упрощенному использованию форм в деятельности любой организации, учреждения, промышленного и производственного предприятия. ГОСТы, которыми регулируется применение унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, распространяются на:
- постановления;
- приказы и распоряжения;
- решения;
- протоколы;
- акты;
- письма.
Письма фиксируют решения вопросов административно-организационного характера, в т.ч. управление, координацию и обеспечение деятельности:
- государственных органов власти субъектов РФ (в перечень субъектов входят автономные округа и республики, законодательством которых национальный язык наряду с русским установлен главным);
- предприятия и объединения, независимо от формы собственности и организационно-правовой деятельности.
ГОСТ устанавливает не только состав реквизитов, но и требования к их оформлению, а также изготовлению, учету, применению и сбережению бланков с присутствующим Государственным гербом РФ и гербом субъектов. Приложением ГОСТа является схематическое изображение реквизитов.
Источник: https://autogear.ru/article/260601/unifikatsiya-i-standartizatsiya-dokumentov-razvitie-unifikatsii-i-standartizatsii-dokumentov/
Унификация и стандартизация документов 2
Унификация и стандартизация документов 2
Введение…………………………………………………………………………………………………6
Унификация и стандартизация документов……………………………………………. 8
Унифицированные системы документации……………………………………………12
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18
Заключение ………………………………………………………………………………25
Введение
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
· Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
· Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6. 30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил.
оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
· экономии всех видов ресурсов;
· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
· применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
· правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
· стандарты отраслей;
Государственные стандарты Российской Федерации — нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Стандарт устанавливает:
· состав реквизитов документов;
· требования к составу реквизитов документов;
· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6. 30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6. 30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
· единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
· новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
· делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
· правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
· правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
· правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.
ГОСТ 1. РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
Источник: http://referat-lib.ru/view/referat-technique/207/206784.htm
Стандартизация и унификация
Рисунок 1. Определение унификации документов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Управленческая информация в огромных массивах закреплена в виде различных документов. Во всем мире процесс документооборота во многом имеет схожие признаки, которые имеют свойства многократной повторяемости. Этим характеризуется весь процесс управления.
Рабочие ситуации уже имеют свою систему по разрешению конфликтных ситуаций. Поэтому предпринимаемые действия фиксируются в документальной форме. Иногда количество подобных документов имеет неоправданно раздутые размеры.
Для того, чтобы избежать негативной тенденции, активно стали использовать возможности по стандартизации и унификации документов.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации
Стандартизация и унификация дает ощутимую эффективность на экономическом уровне. Такими методами можно:
- снизить затраты на составление, изготовление и оформление документов;
- снизить затраты на обработку документов;
- получить повышение уровня оперативности за счет сокращения времени на составление документов.
Ничего непонятно?
Попробуй обратиться за помощью к преподавателям
Косвенный экономический успех выражается в приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам за счет повышения качественного уровня документов.
Замечание 1
Отсюда следует, что процесс унификации представляет собой решение задач, направленных на совершенствование формы и содержание документов.
В управлении используются документы, в которых существует составная часть и значение реквизитов.
Реквизиты могут быть различными, но к ним всегда применяются одинаковые требования. Объектами стандартизации и унификации являются форма, состав, входящих в нее реквизитов.
Задачи совершенствования документа
Среди основных задач, которые направлены на совершенствование документа выделяют: отбор реквизитов для процесса унификации и установку общих требований к реквизитам, которые включают в различные документы.
При унификации реквизиты должны полностью соответствовать назначению документа, где они используются, а также методам его обработки.
Основные задачи совершенствования форм документов:
- разумное уменьшение в разнообразии массива документов по форме и правилам оформления;
- формирование и внедрение как обязательная норма определенных ограничений, которые позволяют использовать наиболее эффективные правила и формы оформления документов.
Подобные меры позволяют сохранять архив документов на длительный срок без потери качества и эффективности использования.
Под стандартизацией принято считать деятельность, которая направлена на установление характеристик и правил в целях многократного добровольного использования. Она играет существенную роль в процессе упорядочивания в различных сферах производства, а также при обращении продукции и повышению конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Замечание 2
Качество документа сегодня имеет особое значение, поскольку он является главным носителем управленческой информации.
Отсюда следует, что особое внимание уделяется повышению уровня унификации и информативности. Эти показатели должны повышаться по форме и содержанию. Подобная задача может быть решена путем внедрения стандартизации документов.
Стандартизация складывается из ряда принципиальных особенностей. Прежде всего, этот термин означает установление на длительный промежуток времени общих государственных требований (стандартов), которые используются при создании документов. Стандартизация не только вводит ряд норм обязательных для всех, но и гарантирует соблюдение этих норм.
Стандартизация предполагает унификацию качеств и свойств документов, то есть на основе введения и действия единых правил, форм и размеров для всех существующих документов.
Также стандартизация закрепляет и распространяет такие качества и свойства документа, которые имеют самую серьезную функциональную оправданность. В этом случае документы способны в полной мере обеспечить наибольший управленческий эффект.
Стандартизация в делопроизводстве трактуется в качестве необходимого процесса применения оптимальных норм и правил по оформлению документации. Эти правила принимаются в установленном порядке для многократного и общего использования.
В России действует государственный стандарт по унификации системы документации. На его основе происходит процесс разработки унифицированной системы документации, имеющей признаки организационно-распорядительной функции. В делопроизводстве используют основной стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, который имеет различные аспекты применения. Обычно он действует для правильного составления документов различных форм собственности, в организациях при разработке правил, инструкций и стандартов по обеспечению управленческой деятельности.
Работа по стандартизации может иметь различные результаты. Специалисты разрабатывают стандарты на отдельные виды документов, регламентирующих любую сферу деятельности человека или организации, а также на их отдельные части. Итогом работы по стандартизации также может стать выпуск норм по унифицированной системе документации.
Унификация на государственном уровне
Унификация документов проводится на государственном уровне и заключается в создании унифицированных систем документации. Сама унификация родилась из-за проблемы по неоправданной разновидности документов. Встал вопрос о серьезном их сокращении, то есть приведению к единой форме, структуре, языковых конструкций, а также действий по обработке, составлению и хранению информации.
Унификацию можно представить в процессе единообразного установления форм и состава управленческих документов, которые фиксируют одинаковые функции и задачи в области управления.
В процессе проведения унификации происходит:
- Разработка, внедрение и функционирование унифицированных систем документации.
- Разработка комплексов отраслевых унифицированных форм документов.
- Разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, которые отражают всю специфику сферы применения.
Определение 1
Унифицированная система документации представляет собой такую систему документации, которая создана по единым требованиям и правилам.
В ней содержится вся информация, которая необходима для процесса управления в конкретной области деятельности.
Такую систему разрабатывают обычно высшие органы исполнительной власти государства (министерства и ведомства). Сегодня ведется разработка подобных классификаторов сразу по нескольким направлениям, в том числе обеспечивающих работу в сфере социальной информации и технико-экономической информации.
По общегосударственному классификатору России управленческой документации действуют основные системы управленческой документации: унифицированная система документации по труду, унифицированная система первичной учетной документации, унифицированная система банковской документации, а также ряд иных УСД, которые полностью обеспечивают работу финансовых учреждений, учреждений культуры и спорта, пенсионного фонда РФ и др.
Стандартизация и унификация документов тесно переплетены между собой. Унификацию часто видят в образе эффективного метода стандартизации. Унификация документов может проводиться на самостоятельной основе. В таком случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения.
Источник: https://spravochnick.ru/standartizaciya/standartizaciya_i_unifikaciya/
