Положение об отделе материально-технического снабжения
Сохрани ссылку в одной из сетей:
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение определяетназначение, цели, задачи, функции, права,ответственность и основы деятельностиотдела материально-техническогоснабжения (далее — отдел).
1.2. Отдел осуществляетматериально-техническое обеспечениепроизводственной деятельностиорганизации.
1.3. Отдел является самостоятельнымструктурным подразделением организациии подчиняется непосредственно ееруководителю или одному из егозаместителей.
1.4. В своей деятельности отделруководствуется действующимзаконодательством, нормативно-правовымиактами и методическими материалами поматериально-техническому обеспечению,организационно-распорядительнымидокументами самой организации и настоящимположением.
1.5. Деятельность отдела осуществляетсяна основе текущего и перспективногопланирования, сочетания единоначалияв решении вопросов служебной деятельностии коллегиальности при их обсуждении,персональной ответственности работниковза надлежащее исполнение возложенныхна них должностных обязанностей иотдельных поручений начальника отдела.
1.6. Начальник и другие работникиотдела назначаются на должности иосвобождаются от занимаемых должностейприказом руководителя организации всоответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации.
1.7. Квалификационные требования,функциональные обязанности, права,ответственность начальника и другихработников отдела регламентируютсядолжностными инструкциями, утверждаемымируководителем организации.
1.8. Отдел возглавляет начальник, надолжность которого назначается лицо,имеющее высшее профессиональное(экономическое или инженерно-экономическое)образование и стаж работы по специальностив области материально-техническогоснабжения не менее 5 лет.
1.9. Начальник отдела:
— руководит всей деятельностьюотдела, несет персональную ответственностьза своевременное и качественноевыполнение возложенных на отдел задачи функций;
— осуществляет в пределах своейкомпетенции функции управления(планирования, организации, мотивации,контроля), принимает решения, обязательныедля всех работников отдела;
— распределяет функциональныеобязанности и отдельные поручения междусотрудниками отдела, устанавливаетстепень их ответственности, принеобходимости вносит предложенияруководителю организации об изменениидолжностных инструкций подчиненныхему работников;
— вносит руководству организациипредложения по совершенствованию работыотдела, оптимизации его структуры иштатной численности;
— участвует в перспективном и текущемпланировании деятельности отдела, атакже подготовке приказов, распоряженийи иных документов, касающихся возложенныхна отдел задач и функций;
— принимает необходимые меры дляулучшения материально-технического иинформационного обеспечения, условийтруда, повышения профессиональнойподготовки работников отдела;
— участвует в подборе и расстановкекадров отдела, вносит руководствуорганизации предложения о поощрении иналожении дисциплинарных взысканий наработников отдела, направлении их напереподготовку и повышение квалификации;
— совершенствует систему трудовоймотивации работников отдела;
— осуществляет контроль за исполнениемподчиненными ему работниками своихдолжностных обязанностей, соблюдениемтрудовой дисциплины и деятельностьюотдела в целом.
1.10. В период отсутствия начальникаотдела его обязанности исполняет егозаместитель (при его наличии) илиназначенный приказом руководителяорганизации другой работник.
1.11. Начальник отдела или лицо,исполняющее его обязанности, имеютправо подписи документов, направляемыхот имени отдела по вопросам, входящимв его компетенцию.
1.12. Отдел осуществляет свою деятельностьво взаимодействии с другими службамии структурными подразделениямиорганизации, а также в пределах своейкомпетенции со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнениедолжностных обязанностей и нарушениетрудовой дисциплины работники отделанесут ответственность в порядке,предусмотренном действующимзаконодательством.
1.14. Настоящее положение, структураи штатное расписание отдела утверждаютсяруководителем организации.
2. Основные задачиотдела
2.1. Организация снабжения подразделенийорганизации необходимыми материаламитребуемого качества в заданные сроки.
2.2. Организационно-методическоеруководство, координация и контрольдеятельности структурных подразделенийорганизации по вопросам материально-техническогоснабжения и рационального использованияматериальных ресурсов.
2.3. Подготовка и представлениеруководству информационно-аналитическихматериалов о состоянии и перспективахразвития материально-техническогообеспечения деятельности организации.
2.4. Совершенствование и внедрениеновых методов организации работы, в томчисле на основе использования современныхинформационных технологий.
2.5. Участие в пределах своей компетенциив подготовке и исполнении управленческихрешений руководства организации.
2.6. Решение иных задач в соответствиис целями организации.
3. Основные функцииотдела
3.1. Обеспечение организации всеминеобходимыми для ее деятельностиматериальными ресурсами требуемогокачества.
3.2. Разработка предложений порациональному использованию материальныхресурсов с целью сокращения издержекпроизводства и получения максимальнойприбыли.
3.3. Разработка проектов перспективныхи текущих планов, балансовматериально-технического обеспеченияпроизводства, ремонтно-эксплуатационныхнужд организации и ее подразделений,создание необходимых производственныхзапасов на основе определения потребностив материальных ресурсах (сырье, материалах,полуфабрикатах, оборудовании, комплектующихизделиях, топливе, энергии и др.) сиспользованием прогрессивных нормрасхода.
3.4. Поиск возможностей и источниковпокрытия материально-техническихпотребностей организации за счетвнутренних ресурсов.
3.5. Подготовка заключения договоровс поставщиками, согласование условийи сроков поставок, изучение возможностии целесообразности установления прямыхдолгосрочных хозяйственных связей попоставкам материально-техническихресурсов.
3.6. Изучение оперативной маркетинговойинформации и рекламных материалов опредложениях мелкооптовых магазинови оптовых ярмарок с целью выявлениявозможности приобретения материальнотехнических ресурсов в порядке оптовойторговли.
3.7. Обеспечение доставки материальныхресурсов в соответствии с предусмотреннымив договорах сроками, контроль ихколичества, качества и комплектности,организация их хранения на складахорганизации.
3.8. Подготовка претензий к поставщикампри нарушении ими договорных обязательств,контроль составления расчетов по этимпретензиям, согласование с поставщикамиизменений условий заключенных договоров.
3.9. Разработка стандартов организациипо материально-техническому обеспечению,экономически обоснованных нормативовпроизводственных (складских) запасовматериальных ресурсов.
3.10. Контроль за состоянием запасовматериалов и комплектующих изделий,оперативным регулированием производственныхзапасов, соблюдением лимитов на отпускматериальных ресурсов и их расходованиемв подразделениях организации по прямомуназначению.
3.11. Разработка и участие в проведениимероприятий по повышению эффективностииспользования материальных ресурсов,снижению затрат, связанных с ихтранспортировкой и хранением, использованиювторичных ресурсов и отходов производства,совершенствованию системы контроля заих расходованием, использованием местныхресурсов, выявлению и реализацииизлишнего сырья, материалов, оборудованияи других видов материальных ресурсов.
3.12. Организация работы складскогохозяйства, контроль за соблюдениемнеобходимых условий хранения.
3.13. Механизация и автоматизациятранспортно-складских операций.
3.14. Учет движения материальныхресурсов на складах организации, участиев проведении инвентаризации материальныхценностей.
3.15. Составление установленнойотчетности о материально-техническомобеспечении деятельности организации.
3.16. Осуществление в пределах своейкомпетенции иных функций в соответствиис целями и задачами организации.
4. Права иответственность
4.1. Отдел имеет право:
— получать поступающие в организациюдокументы и иные информационные материалыпо своему профилю деятельности дляознакомления, систематизированногоучета и использования в работе;
— запрашивать и получать от руководителейорганизации и ее структурных подразделенийинформацию, необходимую для выполнениявозложенных на него задач и функций;
— осуществлять в пределах своейкомпетенции проверку и координациюдеятельности структурных подразделенийорганизации по вопросам материально-техническогообеспечения и рационального использованияматериальных ресурсов, о результатахпроверок докладывать руководствуорганизации;
— вносить предложения по совершенствованиюформ и методов работы отдела и организациив целом;
— участвовать в подборе и расстановкекадров по своему профилю деятельности;
— вносить предложения руководствуорганизации по повышению квалификации,поощрению и наложению взысканий наработников отдела и других структурныхподразделений организации по своемупрофилю деятельности;
— участвовать в совещаниях прирассмотрении вопросов материально-техническогообеспечения деятельности организации.
4.2. Начальник отдела несет персональнуюответственность за:
— выполнение возложенных на отделфункций и задач;
— организацию работы отдела,своевременное и квалифицированноевыполнение приказов, распоряжений,поручений вышестоящего руководства,действующих нормативно-правовых актовпо своему профилю деятельности;
— рациональное и эффективноеиспользование материальных, финансовыхи кадровых ресурсов;
— состояние трудовой и исполнительскойдисциплины в отделе, выполнение егоработниками своих функциональныхобязанностей;
— соблюдение работниками отделаправил внутреннего распорядка,санитарно-противоэпидемического режима,противопожарной безопасности и техникибезопасности;
— ведение документации, предусмотреннойдействующими нормативно-правовымидокументами;
— предоставление в установленномпорядке достоверной статистической ииной информации о деятельности отдела;
— готовность отдела к работе в условияхчрезвычайных ситуаций.
Источник: https://gigabaza.ru/doc/89028.html
Положение об отделе материально-технического снабжения и комплектации
1.1. Полное наименование — отдел материально- технического снабжения и комплектации, сокращенное — ОМТСиК.
1.2. Отдел материально- технического снабжения и комплектации (далее ОМТС и К) является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Компания» (далее предприятие). Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.
1.3. ОМТСиК подчиняется непосредственно коммерческому директору.
1.4. ОМТСиК возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.
1.5. В ходе осуществления закрепленных за отделом функций он взаимодействует с другими структурными подразделениями предприятия:
1.5.1. Производственными подразделениями1.5.2. Планово-экономическим отделом1.5.3. Бюро производственного заказа1.5.4.Финансовым отделом1.5.5 . Отделом технического контроля1.5.6. Конструкторско-технологическим отделом1.5.7. Транспортно-складским управлением1.5.8. С цехами1.5.9. Бухгалтерией1.5.10. Отделом кадров1.5.11. Юридическим отделом
1.5.12. Отделом промышленной безопасности и охраны окружающей среды.
1.6. В своей деятельности отдел руководствуется:
— Действующим законодательством РФ;— Приказами и распоряжениями генерального и коммерческого директоров;— Уставом предприятия;— Политикой предприятия в области качества;— Руководством по качеству;— Настоящим положением;— Документацией системы менеджмента качества предприятия;
— Правилами внутреннего трудового распорядка.
2 ЦЕЛИ
2.1 Организация своевременного обеспечения предприятия всеми необходимыми для производства материалами и комплектующими изделиями требуемого качества.
2.2 Формирование оптимальных размеров производственных запасов, снижение затрат, связанных с приобретением и доставкой.
3 ВНУТРЕННЯЯ СТРУКТУРА
3.1 Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор предприятия, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника ОМТСиК.
3.2 Начальник ОМТСиК имеет одного заместителя.
3.3 Обязанности заместителя и начальников бюро определяются начальником ОМТСиК.
3.4 Заместитель, начальники бюро ОМТСиК, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора предприятия по представлению начальника ОМТСиК.
3.5 Отдел материально-технического снабжения имеет в своем составе бюро:
— планово — нормативное;— металлов;— химикатов, лакокрасочных изделий, кабельной продукции, эмальпроводов и изоляции;— комплектации и вспомогательных материалов;
— покупного инструмента.
3.6 Заместитель начальника ОМТСиК подчиняется начальнику ОМТСиК.
3.7 Начальники бюро подчиняются начальнику ОМТСиК и заместителю начальника ОМТСиК.
3.8 Распределение обязанностей между сотрудниками подразделений (бюро) производится начальниками бюро.
4 Функции и задачи
4.1 Участие в реализации Политики предприятия в области качества.
4.2. Определение потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, комплектующих изделиях, топливе и др.).
4.3 Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах (выбор поставщиков, их оценка.)
4.4 Подготовка, анализ договоров с поставщиками до их заключения, согласование условий, сроков поставок, требований к качеству поставляемых материальных ресурсов.
4.5 Постоянный контроль за своевременным выполнением поставщиками своих обязательств по договорам.
4.6 Подготовка данных для предъявления претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств.
4.7 Осуществление контроля за состоянием запасов материалов, сырья, полуфабрикатов и комплектующих изделий, обеспечение бесперебойной работы предприятия своевременным завозом материалов на склад предприятия.
4.8 Осуществление контроля над отпуском материальных ресурсов со складов ТСУ и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
4.9. Принимать участие в разработке и внедрении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов (снижение затрат, связанных с транспортировкой, заменой дорогостоящих материалов на дешевые, использование вторичного сырья, реализация излишних ресурсов и др.).
4.10 Принимать участие в разработке проектов планов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений.
4.11 Принимать участие в разработке, функционировании и совершенствовании системы менеджмента качества (в соответствии с компетенцией отдела) предприятия.
4.12. Принимать участие в разработке и реализации корректирующих и предупреждающих действий (в соответствии с компетенцией отдела).
5 ПРАВА
5.1. Представительствовать от ОАО «Компания» в других организациях по вопросам приобретения материальных ресурсов.
5.2. Вести переписку, переговоры с поставщиками и оформлять договора на поставку материальных ресурсов за подписью ген. директора или иного лица, имеющего право подписи.
5.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
6 ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
В ходе выполнения функций и задач , отдел материально-технического
снабжения взаимодействует:
6.1. С производственными подразделениями по вопросам:
6.1.1 получения:
— заявок на материально-технические ресурсы;— копий актов о несоответствиях, оформленных в установленном порядке;— сведений об остатках сырья, материалов, комплектующих в кладовых подразделения;
-сведений о затруднениях, связанных с недостаточным обеспечением материалами, комплектующими.
6.1.2 предоставления:
— Требований — накладных на отпуск материально-технических ресурсов;— сведений о наличии материально-технических ресурсов на складах сырья и материалов;-сведения о сроках поступления материалов, комплектующих;
-сведения об изменении сроков завоза материалов;
6.2. С планово-экономическим отделом по вопросам:
6.2.1. Получения:
— годовых, квартальных планов производства;
6.2.2. Предоставления:
— информацию о ценах на сырьё и материалы.
6.3. С бюро планирования производства по вопросам
6.3.1 Получения:
-месячных производственных заданий, их изменений, дополнений;
6.3.2. Предоставления:— данных о наличии материалов на складах, сроках поступления, сведений
об изменениях сроков завоза;
6.4. С финансовым отделом по вопросам
6.4.1. Получения:
— месячной планируемой сметы оплат сырья, материалов,комплектующих (бюджет);
— данных о фактическом исполнении бюджета.
6.4.2. Предоставления:
— данных для планирования месячной сметы оплат сырья, материалов,комплектующих (бюджет);— информации о ценах на сырье, материалы, комплектующие изделия;— сведения об исполнении заявок на приобретение материалов.
— -счетов и служебных записок на оплату;
6.5. С конструкторско-технологическим отделом:
6.5.1. Получения:
— копий актов на материалы, не прошедшие входной контроль ;— консультации по вопросам СМК;— документации СМК;
— заключений по внешним и внутренним проверкам СМК.
6.5.2. Предоставления:
— сведений об условиях поставки материалов;— планов корректирующих мероприятий «отчетов о выполнениимероприятий по устранению несоответствий в системе менеджментакачества, вновь разработанную документацию СМК ;
— документов, необходимых для составления рекламаций.
6.6. С отделом технического сопровождения по вопросам:
6.6.1 Получения:
— норм расходования материалов и извещений об изменениях нормрасхода;— разрешений на использование в производстве материалов сотклонениями по качеству;— сведений о материалах , необходимых для запуска в производствоновых изделий;
— сведений о взаимозаменяемости материалов.
6.6.2. Предоставления:— сведений о наличии материалов на складах;
— сведений об объемах и сроках отгрузки материалов.
6.7. С транспортно-складским управлением (ТСУ) по вопросам:
6.7.1. Получения:
— информации о поступлении; движении, наличии материалов на складах;
— заявок на приобретение материалов.
6.7.2. Предоставления:
— информации об отгруженных материалах;— заявок на транспортные средства для завоза материалов;
— данных для розыска грузов по железной дороге.
6.8. С цехами по вопросам
6.8.1. Получения:-заявок на материалы, комплектующие для ремонтно-
эксплуатационных нужд.
6.8.2. Представления:— сведений о наличии материалов на складах;
— сведений о приобретении материалов по заявкам.
6.9. С бухгалтерией по вопросам:
6.9.1. Получения:— данных о движении сырья и материалов, и остатка на конецотчетного периода;— итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;
-заявок на приобретение материалов.
6.9.2. Предоставления:
— приходно-расходных документов.
6.10. С отделом кадров по вопросам:
6.10.1. Получения:
— планов, графиков обучения персонала;
6.10.2 Предоставления:
-графиков отпусков;-заявок на подбор персонала;-заявок на обучение персонала;
-табеля учета рабочего времени.
6.11. С юридическим отделом по вопросам:
6.11.1. Получения:
-консультации по вопросам, касающимся приобретения материальных ресурсов, трудового законодательства.
6.12.2. Предоставления:— проектов договоров и дополнительных соглашений к ним для анализа;
-данные для ведения претензионно-исковой работы контрагентами.
6.13. С отделом промышленной безопасности и охраны окружающей среды
по вопросам:
6.13.1 Получения:-информации, необходимой для выполнения функциональных задач отдела.
6.13.2 Предоставления:
— сведений о наличии средств защиты на складах;
— сведений о приобретении спец.обуви, спец.одежды, средств защиты.
7 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
7.1 Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнениефункций отдела несет начальник отдела материально-технического
снабжения.
7.2. На начальника ОМТС и К возлагается персональная ответственность за:
7.2.1 не организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
7.2.2 Не организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
7.2.3 Не организацию соблюдения сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
7.2.4 Не обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.
7.2.5 Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.
7.2.6 Несоответствие действующему законодательству , подписываемых им проектов приказов, инструкций, положений постановлений и других документов.
7.2.7 Ответственность сотрудников отдела устанавливается должностными
инструкциями.
8 ЗАКЛЮЧЕНИЕ
8.1 Настоящее «Положение» составлено в соответствии с:
8.1.1 требованиями документов СТП СМК»Положение о структурном
подразделении. Общие требования»;
8.1.2 действующей на предприятие организационно-управленческой
структурой;
8.1.3. штатным расписанием ОМТС и К.
8.2. В настоящее «Положение» имеет право вносить предложения об егоизменении коммерческий директор предприятия и начальник отдела
метериально -технического снабжения и комплектации (ОМТСиК) .
8.3 Сроком введения в действие настоящего «Положения» считать дату
утверждения «Положения» Генеральным директором предприятия.
8.4 Срок действия данного «Положения» — 5 лет.
Начальник отдела
метериально -технического снабжения и комплектации М.М. Снабженцев
Коммерческий директор К.К. Раскукуев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Начальник отдела менеджмента качества В.В. Васильев
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Источник: https://oformitely.ru/polojenie_ob_otdele_materialyno_texnicheskogo_snabjeniya_i_komplektacii.html
Отлаженное функционирование системы материально-технического обеспечения (МТО) — обязательное условие экономической эффективности предприятия. Учитывая текущее положение экономики, неоправданные расходы, ставшие следствием ошибок в организации МТО, не могут оставаться незамеченными. Первая часть статьи рассказывает о трех наиболее часто встречающихся проблемах МТО. Даются рекомендации по: построению организационной структуры подразделений МТО; распределению полномочий и ролей в области МТО; разработке и внедрению единой концепции и регламентов бизнес-процессов снабжения.
Деятельность служб МТО направлена на снабжение подразделений предприятия всеми необходимыми видами материально-технических ресурсов. От цены и качества ресурсов, своевременности их поставок зависит результат производственного процесса (отсутствие брака, сбоев, простоев, низкая себестоимость), качество готовой продукции и уровень обслуживания потребителей.
Основные проблемы МТО
Недостаточная эффективность работы подразделений материально-технического обеспечения в первую очередь связана с низкой степенью организованности всех участников цепи снабжения и отсутствием формализованных процедур выполнения ключевых операций. Можно выделить три наиболее часто встречающиеся проблемы.
- Отсутствие практики детального планирования — одна из самых распространенных проблем служб МТО. При правильно организованной работе подразделения заявки на приобретение материально-технических ресурсов в определенный плановый период формируются заблаговременно: организовывается централизованный сбор информации о потребностях всех структурных образований и материально-ответственных лиц компании. Заявки содержат информацию о количестве, стоимости и всех характеристиках необходимых ТМЦ.
При отсутствии подробного плана закупки часто производятся в оперативном авральном режиме. В результате период времени, отведенный на поставку ресурсов, оказывается недопустимо малым, что не позволяет оценить рынок и провести конкурс среди поставщиков должным образом.
Как итог, вероятность приобретения предприятием ТМЦ неудовлетворительного качества по завышенным ценам существенно увеличивается.
Закупать при отсутствии детального плана ТМЦ заранее и в количестве, перекрывающем все возможные потребности, — тоже не выход: закупленные ТМЦ могут оказаться так никем и не востребованными, в процессе хранения потерять свои потребительские свойства и пойти под списание — еще один необоснованный перерасход денежных средств.
При отсутствии плана вообще сложно рассчитать объем финансов, необходимых для закупки ТМЦ в каждый период времени. При выделении излишне больших сумм запланированные на закупку сырья денежные средства будут изъяты из общего оборота и лягут «мёртвым грузом». Такая ситуация приведет к тому, что компания будет нести потенциальные потери. С другой стороны, при слишком малых суммах, зарезервированных на нужды МТО, компании придется покрывать возникающий дефицит бюджета за счет кредитов и тем самым понести уже реальные финансовые потери на выплату процентов.
- Отсутствие единого классификатора материальных ресурсов на всех этапах МТО также приводит к проблемам. Следствием становится рассогласованность при передаче информации из одного подразделения в другое, ошибки в процессах (при планировании потребности заказывается один вид номенклатуры, а оформление договорных документов и поставка могут быть осуществлена без сверки и согласования по другим позициям), получение некорректной аналитической отчетности.
- Децентрализованные закупки, когда едва ли не каждое подразделение самостоятельно обеспечивает себя ТМЦ: ищет поставщиков, осуществляет закуп, производит хранение и ведет учет товаров, — источник немалых финансовых потерь для большинства крупных предприятий. У разных подразделений не всегда есть возможность поделиться свежей информацией о рынке поставщиков, наличных запасах ТМЦ друг друга и т. д. В результате они повторно осуществляют поиск наиболее выгодных предложений, закупая товары, аналоги которых уже давно хранятся невостребованными на складе соседей.
Цели и задачи МТО
Цель материально-технического обеспечения предприятия (МТО) — своевременная оперативная поставка ресурсов надлежащего качества в требуемом количестве, а также максимально эффективное использование этих ресурсов. Эффективность использования ресурсов приводит к повышению производительности труда и фондоотдачи, обеспечению ритмичности процессов, сокращению длительности производственных циклов, оборачиваемости оборотных средств, полному использованию вторичных ресурсов, повышению эффективности инвестиций и других показателей.
Для достижения целей службы МТО вынуждены решать целый ряд задач:
- задачи интеграции и координации закупок с производством, сбытом, складированием, транспортированием и с поставщиками (например, согласование плана закупок с планом производства);
- информационные задачи — определение потребности в МТР, принятия решения о том, закупать ли те или иные МТР или производить самим, а также задача выбора поставщика;
- задачи организации закупок:
- организация и осуществление закупок (согласование цены, заключение договора на поставку, выбор метода закупок, определение требуемых складских площадей, подача заказов, документальное оформление поставок, организация платежей, организация доставки к месту хранения, экспедирование, составление графика поставок, согласованного со всеми поставщиками, организация приемки и размещения товаров на складе и т. д.);
- контроль поставок (соблюдение обоснованных сроков закупки, соблюдение требований по объему поставок и качеству МТР и др.);
- подготовка бюджета закупок.
Первоочередные организационные меры в области МТО
- Эффективность системы МТО может быть повышена в первую очередь за счет формализации и унификации процессов обеспечения. Для этого на предприятии разрабатывается и внедряется единая методология управления МТО, унифицируются принципы, подходы и бизнес-процессы (см. также, как описать бизнес-процесс). По опыту компании AXELOT для повышения эффективности МТО нужно предпринять несколько первоочередных организационных мер:
- построение организационной структуры подразделений МТО;
- распределение полномочий и ролей в области МТО;
- разработка и внедрение единой концепции и регламентов бизнес-процессов снабжения.
1. Построение организационной структуры подразделений МТО — первая рекомендация предприятиям.
Необходимо разработать и внедрить такую структуру подразделений МТО в компании, которая позволит реализовать основную цель и стратегию организации МТО. Здесь необходимо решить вопрос о распределении полномочий по способам закупок на основании единой методики и эффективной организации распределения ролей и ответственности.
Внутреннее построение службы МТО может выполняться по принципам выделения подразделений по функциям (рис. 1) или по типам потребляемых материалов (рис. 2).
Рис. 1. Организация службы МТО по функциям.
На рисунке 1 показано, как производится деление специалистов службы МТО по функциональной специализации подразделений. В зависимости от специфики бизнеса выделяемые функции могут отличаться. Наиболее характерными являются функции планирования потребностей в МТР, выбора поставщиков (функция проведения конкурсных процедур может быть вынесена отдельно и выполняться конкурсным комитетом, не подчиняющимся службе МТО), оперативно-закупочной деятельности, складирование и хранение МТР.
Специалисты группы планирования изучают рынок и анализируют потребности предприятия в материально-технических ресурсах, формируют планы и бюджеты МТО.
Группа по организации конкурсных процедур и выбору поставщиков готовит предложения поставщикам, формирует карты предварительной оценки поставщиков, организует подготовку комплектов документов для тендеров и согласование проектов договоров и спецификаций на поставку.
Группа оперативной закупочной деятельности контролирует исполнение договоров поставки (сроки поставки, финансовые условия, качество) и сбор комплекта документов по поставке МПЗ. Склады принимают, размещают, хранят и передают материальные ресурсы в производственные подразделения.
Рис. 2. Организация службы МТО по типам потребления материалов.
В службах МТО также могут создаваться материальные группы, выполняющие все функции в пределах закрепленной за ними номенклатуры материалов (рис. 2). На практике самым распространенным является смешанный принцип организационной структуры службы МТО, который предполагает объединение первой и второй структур. Деятельность групп, работающих по определенной номенклатуре материалов, координирует руководитель службы МТО.
2. Распределение полномочий и ролей в области МТО. После проработки структуры службы МТО требуется предусмотреть типовое распределение ролей (определение основных прав, полномочий, обязанностей и выполняемых функций) участников процесса на каждом из этапов закупочной деятельности. Распределение ролей и функций должно быть эффективным и не допускать конфликты интересов при принятии решений.
Распределение степени ответственности каждого сотрудника подразделения за ту или иную задачу удобнее всего оформлять в виде матрицы ответственности, где с одной стороны перечисляют должности, входящие в структурное подразделение, а с другой — функции данного подразделения (таблица 1) . На пересечениях функций и должностей вводят обозначения (код) в виде букв, определяющих вид ответственности данного работника к этой функции.
Таблица 1. Пример матрицы ответственности процесса закупок предприятия.
| Определение потребности в материальных ресурсах | О | У | У | С |
| Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг | И | И | О | У |
| Анализ и определение возможных источников снабжения | И | О | У | |
| Определение цены и условий закупок | И | И | У | О |
| Подготовка и размещение заказа на закупку | И | О | У | |
| Контроль выполнения заказа и/или экспедирование | У | У | О | |
| Получение и проверка товаров | У | О | &bnsp; | |
| Обработка и оплата счетов | О | У | У | С |
| Учет поступлений материальных ресурсов | О | С | ||
| Подбор, подготовка и аттестация кадров | О | У | У |
Примечание:
О (ответственный) — полностью отвечает за проведение и результат операции (работы, функции) или выполнение задачи;
У (участвующий) — исполняет задачу, участвует в проведении данной операции (работы, функции);
И (информируемый) — должностное лицо (или подразделение), которое получает информацию о принятых решениях и документах.
Закрепление функций за сотрудником прописывается в регламенте и должностных функциональных инструкциях. Перед утверждением проект регламента должен быть согласован с каждым сотрудником, чью профессиональную деятельность охватывает данный документ. Даже самый опытный специалист по бизнес-процессам не в состоянии знать всех тонкостей организации процесса снабжения.
3. Разработка и внедрение единой концепции и регламентов бизнес-процессов снабжения — третья задача, которая должна быть решена. Зачастую службы МТО не являются самостоятельными бизнес-единицами — они только обеспечивают основное производство продукции. Единая регламентированная деятельность МТО позволит выстроить соответствие целей системы МТО общей стратегии компании, оценить эффективность работы служб МТС и улучшить их работу. Бизнес-процессы и регламенты МТО необходимо унифицировать.
Рассмотрим один из упрощенных вариантов регламентации процессов с помощью карт процессов. На ней фиксируется поток задач, который переходит от подразделения к подразделению. Детализация обычно соответствует уровню управления всей организацией и уровню управления взаимодействием подразделений, в отдельных случаях прописываются процессы внутри подразделения. При разработке карт процессов наиболее часто используются графические и табличные формы документирования или их сочетания. Пример графического документирования бизнес-процессов — процесс «Приемка МТР» — приведен на рис. 3.
Рис. 3. Пример карты процесса «Приемка МТР».
Специфика систем управления в каждом подразделении должна быть учтена в ролях, которые выполняются в бизнес-процессах. На предприятиях должны быть разработаны регламенты бизнес-процессов МТО, включающих в себя решение нештатных ситуаций и наличие альтернативных технических и технологических решений в области обеспечения производства сырьем и материалами.
* * *
Во второй части статьи мы продолжим разговор о практиках, повышающих эффективность МТО, а также поговорим об их поддержке информационной системой.
Источник: http://upr.ru/article/rossiyskie-praktiki-upravleniya/KAK_POVYSIT__EFFEKTIVNOST__MTO__CHAST__1__OSNOVNYE_PROBLEMY_I_PERVOOCHEREDNYE_ORGANIZACIONNYE_MERY_.html
Об организации материально-технического обеспечения системы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Приказ МЧС России от 18 сентября 2012 года №555
В соответствии с Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 года N 868 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28, ст.2882; 2005, N 43, ст.4376; 2008, N 17, ст.1814, N 43, ст.4921, N 47, ст.5431; 2009, N 22, ст.
2697, N 51, ст.6285; 2010, N 19, ст.2301, N 20, ст.2435, N 51 (ч.III), ст.6903; 2011, N 1, ст.193, ст.194, N 2, ст.267, N 40, ст.5532; 2012, N 2, ст.243, N 6, ст.643, N 19, ст.2329), приказываю:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации . материально-технического обеспечения системы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий.
Министр
В.А.Пучков
Инструкция по организации материально-технического обеспечения системы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
УТВЕРЖДЕНАприказом МЧС России
от 18 сентября 2012 года N 555
I. Общие положения
1.
Настоящая Инструкция по организации материально-технического обеспечения системы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция) определяет порядок планирования, эксплуатации, ремонта и учета использования материально-технических средств в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — МЧС России), ведения хозяйственной деятельности в спасательных воинских формированиях, подразделениях федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее — ГПС МЧС России), аварийно-спасательных формированиях и подразделениях Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России (далее — ГИМС).
Федеральные государственные бюджетные учреждения МЧС России руководствуются настоящей Инструкцией в части, не противоречащей требованиям законодательства Российской Федерации, нормативных и распорядительных документов МЧС России, наставлений по организации действий бюджетных учреждений и утвержденных в установленном порядке уставов федеральных государственных бюджетных учреждений МЧС России.
2. Материально-техническое обеспечение системы МЧС России представляет собой комплекс мероприятий по оснащению и обеспечению вооружением, военной и специальной техникой (далее — ВВСТ), горючим и смазочными материалами (далее — ГСМ), продовольствием, вещевым и другим имуществом, техническими средствами служб тыла, поддержанию ВВСТ, запасов материальных средств и технических средств служб тыла в состоянии, обеспечивающем постоянную готовность учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (далее — учреждения) к выполнению задач по предназначению.
3. Целью материально-технического обеспечения системы МЧС России является своевременное и полное обеспечение техникой и имуществом по установленным нормам (штатам, табелям) региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — региональные центры), органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации (далее — главные управления) и учреждений.
4.
Основными задачами материально-технического обеспечения системы МЧС России являются:
своевременное определение потребности, истребование материально-технических и денежных средств, получение, учет и хранение всех видов материально-технических средств, их распределение, выдача (отправка, передача) по назначению, доведение установленных норм до личного состава МЧС России, обеспечение правильного и экономного расходования материально-технических и денежных средств и ведение в установленном порядке соответствующей отчетности;
учет поступивших на обеспечение (укомплектование) материально-технических средств;
накопление, хранение, освежение, учет, использование и восполнение резерва материально-технических средств на предупреждение, ликвидацию чрезвычайных ситуаций и оказание помощи пострадавшему населению Российской Федерации и иностранных государств;
организация технически правильной эксплуатации техники и поддержание ее в постоянной готовности к применению по предназначению;
техническое обслуживание и ремонт техники в соответствии с требованиями нормативных и распорядительных документов МЧС России, инструкций по ее эксплуатации предприятий-изготовителей;
ввод техники в строй и закрепление ее за личным составом;
освоение техники личным составом;
подвоз материально-технических средств различными видами транспорта;
банно-прачечное обслуживание личного состава;
планирование повседневной деятельности;
создание условий для организации и проведения боевой (профессиональной) подготовки личного состава, воспитательной работы и других мероприятий повседневной деятельности;
передача по назначению в установленном порядке материально-технических средств, оборудования, инвентаря и другого имущества;
выявление нарушений в организации материально-технического обеспечения, оперативное принятие мер по их устранению;
руководство подготовкой младших специалистов служб материально-технического обеспечения в региональных центрах и главных управлениях (далее — территориальные органы) и учреждениях;
систематический контроль состояния материально-технических средств должностными лицами территориальных органов и учреждений, в том числе специальной (комплексной) комиссией территориальных органов и учреждений, принятие мер руководителями территориальных органов и учреждений, других подразделений МЧС России по обеспечению сохранности техники, поддержанию ее в постоянной готовности к применению по предназначению;
своевременное и правильное списание техники и имущества, выработавших установленный ресурс и непригодных к дальнейшему использованию;
отчетность о фактическом наличии техники и имущества;
управление силами и средствами материально-технического обеспечения территориальных органов и учреждений.
оценка деятельности должностных лиц, отвечающих за организацию материально-технического обеспечения и хозяйственную деятельность.
5. Проведение мероприятий по материально-техническому обеспечению системы МЧС России осуществляется через соответствующие службы (вещевую, продовольственную, горючего и смазочных материалов, техническую, автомобильную, инженерную, службу радиационной, химической, биологический защиты (далее — РХБ защиты), ракетно-артиллерийского вооружения).
Положения о службах утверждаются соответствующими руководителями (начальниками) в соответствии с их полномочиями.
II. Задачи, возлагаемые на должностных лиц территориальных органов и учреждений по организации материально-технического обеспечения
6. В зависимости от предназначения, объемов и специфики выполняемых задач, количества личного состава и техники, штатами (штатными расписаниями) или приказами руководителей территориальных органов и учреждений определяются должностные лица, ответственные за проведение мероприятий материально-технического обеспечения с установлением им должностных обязанностей, которые разрабатываются территориальными органами и учреждениями в соответствии с требованиями нормативных и распорядительных документов МЧС России и настоящей Инструкции.
Обязанности по руководству материально-техническим обеспечением территориального органа, если это не предусмотрено штатом, по решению руководителя территориального органа (учреждения) могут возлагаться на одного из его заместителей (помощников, начальников управлений) (далее — должностное лицо, ответственное за МТО).
В территориальных органах для реализации задач материально-технического обеспечения в установленном порядке могут создаваться управления (отделы, отделения) материально-технического обеспечения (далее — органы управления МТО) территориального органа.
Для реализации задач по отдельным видам материально-технического обеспечения в территориальных органах (учреждениях) в установленном порядке могут создаваться службы материально-технического обеспечения (далее — службы МТО): ГСМ, продовольственная, вещевая, инженерная, РХБ защиты, автомобильная и техническая, подчиняющиеся руководителю органа управления МТО.
В случае отсутствия в штате органа управления МТО территориального органа должностей начальников служб по решению руководителя органа управления МТО, их обязанности возлагаются на других должностных лиц органа управления МТО территориального органа.
7. Начальник регионального центра несет персональную ответственность за выполнение мероприятий материально-технического обеспечения и лично осуществляет руководство материально-техническим обеспечением регионального центра.
Источник: http://docs.cntd.ru/document/499015416
