Продление командировки как оформить?

В этой статье:

Продление командировки как оформить? — Юридический Консалтинг

Многим организациям приходится периодически направлять сотрудника в командировку. Процедура оформления этого процесса известна, но могут возникнуть вопросы при необходимости продлить срок.

Что должен знать и сделать кадровый специалист?

Нормативная база

Трудовой Кодекс РФ: ч.1 ст. 166, ст. 24;
Постановление Правительства РФ N 749;
Письмо Роструда N ПГ/1487-6-1;
Налоговый Кодекс: ст. 264;
КоАП: ч. 1 ст.5.27, ч. 4 ст. 5.27.

Скачать документы можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Статья 264 НК РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Письмо ПГ1487-6-1

Статья 5.27 КоАП РФ

Особенности процедуры

Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.

Она должна отвечать следующим условиям:

выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
быть ограниченной по сроку;
не иметь разъездного характера;
не допускать выполнения поручений во время пути.

Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).

ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.

Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.

Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:

в приказе;
в служебном задании.

Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.

В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.

К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.

Возможные причины увеличения срока

Причин продления командировки множество.

Условно их делят на несколько групп:

По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется лист нетрудоспособности.
Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.

Как оформить продление командировки?

Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.

Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др.

Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:

Уведомление о продлении

Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.

Далее составляется служебная записка с указанием причин, по которым приходится отсрочить время:

Служебная записка

Затем издается приказ о продлении.

Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.

Обязательно должен содержать:

причины увеличения продолжительности;
новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).

Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.

Пример смотрите здесь:

Приказ о продлении

Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. 06.06.2016. К.Е. Костенко».

При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.

Пример:

Работник фирмы ЗАО «Альфа» И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г. Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2019 г. Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.

Кадровый специалист должен подготовить:

Служебную записку:

Служебная записка

Приказ:

Приказ о продлении командировки

В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.

Расчеты с сотрудником

В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:

питание;
оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
приобретение (обмен) обратного билета.

Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.

Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:

дни пребывания (в том числе, добавленные);
выходные и нерабочие праздничные дни;
период нахождения в пути;
время вынужденной остановки.

Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.

Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.

Пример:

Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).

Решение:

Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.

Организация должна начислить:

суточные за период с 27 июня по 12 июля;
больничное пособие за период 4 – 6 июля;
компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).

А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.

Нюансы

Если генеральный директор находится в поездке по служебным делам, которую надо продлить, кадровый специалист составляет приказ.

Основанием является решение директора.

текста будет примерно таким:

Источник:

Продление командировки: причины, можно ли это сделать без согласия работника, как правильно оформить

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить.

Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит.

В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о продлении командировки.

Причины продления командировки

Основными актами, регулирующими порядок отправления и оформления служебных поездок в фирме являются Положение о командировках, Коллективный договор. В первом локальном-нормативном акте устанавливаются причины, по каким может происходить увеличение длительности подобных поездок.

Данные основания, в зависимости от того, кто будет инициатором, подразделяются на оформляемые на основании служебной записке о продлении командировки самого работника, и когда об их необходимости заявляет руководство организации.

Продление командировки может осуществляться и в результате непредвиденных чрезвычайных факторов (форс-мажор).

В нормативных актах на законодательном уровне отражается возможность администрации предприятия при появлении производственной необходимости осуществлять продление сроков служебных командировок.

Наиболее частыми основаниями для удлинения времени служебной поездки являются неправильное определение при планировании объема работ, который командируемый должен выполнить, возникновение впоследствии новых заданий, прошение от принимающей стороны о продлении.

Какая бы ни была причина, сотруднику, уехавшему в командировку, нужно составить докладную в администрацию своей фирмы, подробно изложив факты. Это может сделать и непосредственный руководитель такого сотрудника.

Кроме этого, отправленный в командировку работник может оформить там, по причине состояния здоровья, листок нетрудоспособности, из-за чего придется перенести сроки возвращения.

Часто встречается ситуация, когда у командируемого возникает проблема с приобретением обратных билетов, или же произошла поломка транспорта.

Внимание! Главное в этой ситуации для сотрудника, отправленного в командировку, вовремя сообщить о возникновении обстоятельств, вследствие которых нужно продлить поездку. Для этого он может использовать все доступные для него средства связи. При возможности запросить у компетентных лиц подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, различные справки и т.д.).

После этого только администрация сможет оформить распоряжение об увеличении командировки.

Можно ли продлить командировку без согласия работника

Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.

Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.

Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.

К таким сотрудникам относятся:

Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.

Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.

Нормативные акты в сфере труда определяют некоторые типы работников, какие допустимо направлять в поездки только получив от них согласие. Это же правило будет распространяться и на продление. Если работнику нужно увеличить срок командировки, и он входит в установленный перечень лиц, то продлевать поездку можно тоже только с согласия.

Оно формируется только в письменной форме. При этом в документ обязательно добавляется строка, содержащая упоминание о том, что сотрудник знает о своем праве отказаться.

Однако когда он находится в поездке, получить от него прямое разрешение затруднительно, но сделать это все же можно:

При помощи разговора по телефону. С сотрудником при телефонном разговоре можно договориться о том, что поставит подпись на согласии, когда вернется из поездки. Однако этот способ наиболее небезопасный, ведь по какой-либо причине сотрудник может потом отказаться ставить подпись на бланке. В результате на организацию будут наложены штрафы за увеличение времени поездки без согласия сотрудника.
Форма согласия пересылается по факсу. Работник при получении знакомится с ним, ставит свою подпись и так же факсом высылает обратно. После возвращения из командировки можно попросить подписать и оригинал.
Выслать бланк по электронной почте. В целом, этот способ аналогичен предыдущему — сотрудник распечатывает присланную скан-копию, ставит свою подпись и при помощи сканера высылает ее назад.

бухпроффи

Важно! Если от льготного работника не получается добиться согласия, то оставлять его в командировке самовольно запрещено.

Шаг 2. Написать служебную записку

После проведения переговоров с работников, во время которых было получено от него согласие на увеличение срока командировки, либо, если он не наделен льготами, без получения согласия, непосредственный руководитель командированного должен составить служебную записку.

Этот документ создается произвольно, и должен включать следующие сведения:

Личные данные работника;
Первоначальная дата окончания поездки;
Причины, из-за которых нужно продлить срок поездки;
Новый день окончания поездки.

Руководство должно рассмотреть предоставленный документ и проставить на нем свою отметку — разрешить увеличить срок поездки либо отказать в этом. Если принято решение об увеличении, то документ с указанием на нем отправляется в кадровый отдел.

Источник: https://lawyernovikov.ru/lgoty/prodlenie-komandirovki-kak-oformit.html

Продление командировки: причины, можно ли это сделать без согласия работника, как правильно оформить

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить. Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит. В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о продлении командировки.

Шаг 3. Оформить приказ на продление командировки

Для такого документа нет какой-либо специальной формы. Его можно оформить на фирменном бланке с произвольными формулировками.

Такой приказ должен обязательно включать в себя:

Данные о работнике, которому увеличивается командировка;
Причина, из-за которой выполняется увеличение срока;
Дата, в какую должна теперь завершиться поездка (работодатель назначает ее самостоятельно);
Указание ответственному лицу выполнить перечисление денежных средств;
Определение ответственных лиц.

Делопроизводство требует, чтобы работник был обязательно ознакомлен с приказом и поставил на нем свою подпись. Но поскольку он находится на этот момент в отъезде, сделать это нельзя.

Внимание! Однако можно провести телефонные переговоры, во время которых получить от него согласие подписать документ, либо отправить ему бланк составленного приказа факсом или по электронной почте для того, чтобы он его подписал и отправил обратно.

При увеличении срока нахождения работника в командировке, у него также существенно увеличатся его суточные расходы – ему необходимо будет продолжать снимать номер в гостинице, ежедневно питаться, пользоваться связью и транспортом, нести другие расходы.

Администрация фирмы должна компенсировать командированному сотруднику все расходы, которые он несет во время поездки. Поэтому, при принятии решения о продлении командировки, ему нужно перечислить суточные при командировке по территории РФ в рублях, либо суточные при загранкомандировке в валюте, а также денежные средства на покрытие возникающих дополнительных расходов.

Акты трудового законодательства не включают в себя разрешения на то, чтобы при продлении сотрудник производит оплату всех дополнительных расходов из своих средств с последующей компенсацией при возвращении.

Рекомендуется в приказ на продление включать указание ответственному лицу на расчет и перечисление дополнительных средств работнику.

Шаг 5. Изменение ранее составленных документов

Если было решено изменить условия командировки, то исправлять документы, которые были выпущены ранее — служебное задание, командировочное удостоверение и другие, нет необходимости. Однако при сдаче их в архив необходимо будет прикрепить к ним копию приказа об изменении командировки в качестве обоснования.

Работник, который делает отметки в табеле учета рабочего времени, в дни продления все также ставит отметки в виде буквы «К» без указания часов.

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/prodlenie-komandirovki-kak-pravilno-oformit.html

Особенности продления командировки

Что должен знать и сделать кадровый специалист?

Как оформить продление командировки сотрудника?

Когда возможно продление командировки | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Довольно часто возникают ситуации, когда появляется необходимость оформить продление командировки. На сегодняшний день все вопросы оформления и продления служебных командировок на территории Российской Федерации и иностранных государств регулируются соответствующими положениями Трудового кодекса и Постановлений Правительства.

Из этой статьи вы узнаете:

что включает порядок продления командировки;
как заполняют документы для продления командировки;
почему удобно использовать образцы документов;
выплаты сотрудникам при увеличении срока командировки.

Порядок продления командировки

Срок командировки устанавливается работодателем в зависимости от сложности и объема работ. Несмотря на то, что каждая служебная поездка имеет конкретную дату начала и окончания, довольно часто возникают ситуации, когда приходится оформлять продление командировки.

Возможность продлить служебную командировку появляется в том случае, если:

подобная инициатива поддержана сотрудником, работодателем и принимающей работника стороной;
отработан порядок поручения/перепоручения откомандированному лицу дополнительного объема работы;
возникли независящие от работника причины, не позволяющие вовремя выполнить порученное командировочное задание;
продление командировки требуется из-за транспортных проблем, болезни сотрудника и прочих форс-мажорных обстоятельств.

Может ли работодатель продлить срок командировки без согласия сотрудника

Стандартный порядок продления командировки предполагает оформление ряда обязательных документов. В данном случае работодатель должен проконтролировать, что:

кадровым специалистом подготовлено и отправлено сотруднику уведомление о продлении срока командировки;
составлена и подписана служебная записка, в которой указаны причины увеличения длительности командировки, установлен новый срок завершения работ;
подготовлен приказ о продлении, вместо которого также часто используется резолюция руководителя.

Следует помнить, что увеличение длительности командировки возможно лишь при получении согласия от сотрудника.

Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке

Заполняем документы для продления командировки

Заполнение документов для продления срока командировки имеет свои особенности:

несмотря на то, что унифицированной формы приказа о продлении нет, и для его оформления кадровый специалист ориентируется, прежде всего, на служебную записку руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, в приказе обязательно ставится подпись начальника и содержится отметка с соответствующим решением об увеличении срока поездки;
чтобы приказ имел законную силу, в нем должна быть проставлена пометка об ознакомлении и подпись не только директора предприятия, но и начальника отдела кадров, бухгалтера, юрисконсульта и/или других ответственных лиц;
заполняя табель учета рабочего времени при задержке в командировке, дополнительные дни помечают буквой «К» либо цифровым кодом «06» без указанного количества отработанных часов.

Что нужно знать работникам о приеме на работу, отпусках, командировках и увольнении

Образцы документов для продления командировки

Самым удобным способом оформления уведомления, служебной записки и приказа о продлении командировки является составление данных документов по готовым образцам. Использование образцов позволяет не допустить ошибок в структуре документа.

Выбирая пример для оформления, важно проследить, чтобы образец был составлен недавно. В таком случае вам не придется беспокоиться, что в подготовленных вами приказах и уведомлениях учтены не все нормы и требования действующего законодательства.

Служебная записка по итогам командировки

Расчеты с сотрудником при продлении командировки

После возвращения из продленной командировки работодатель обязан произвести полный расчет с работником. В данном случае начисляются следующие виды оплаты труда и возмещений:

выплачиваются в полном размере суточные;
возмещаются документально подтвержденные расходы на аренду жилого помещения;
в соответствии с установленным в командирующей организации графиком оплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни и дни в пути.

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Таким образом, продление командировки – достаточно сложная процедура, предусматривающая подготовку ряда обязательных документов. Руководителем командирующей организации и сотрудниками отдела кадров готовятся уведомление, служебная записка и приказ об увеличении длительности командировки. Удобным способом оформления этих документов является использование уже готовых образцов.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383455-qqq-16-m10-prodlenie-komandirovki