Как правильно регистрировать входящие документы?

В этой статье:

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»Вх. № 011822.08.2014

Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.

Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.

Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).

Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
копии информационных документов и рекламные материалы,
поздравительные письма,
приглашения,
прейскуранты,
добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

Необходимые шаги перед регистрацией документа

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены). При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Правила регистрации входящих документов

Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.ЗАО «Крона»Вх. № 024828.04.2011
В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.

Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:

Рекламные письма,
Периодические издания (журналы, газеты),
Поздравительные открытки,
Копии постановлений государственных организаций,
Информационные материалы,
Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.

Источник: https://delo-pro.ru/dokumentooborot/registraciya-vxodyashhix-dokumentov.html

Как правильно регистрировать входящие документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно регистрировать входящие документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные.

Если электронное письмо содержит перечень документов, являющихся приложениями ранее зарегистрированного документа, то делопроизводитель выполняет задание по кнопке «Связать с РКК». Открывается диалоговое окно выбора записи из справочника «Входящие РКК».

Спасибо за подробный ответ, но хотела бы уточнить, правильно ли я понимаю, что письмо о файлах, которые не были импортированы в систему будет приходит внешнему контрагенту?

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

Для быстрого поиска важно правильное присвоение при поступлении регистрационного номера документа — это индекс. Он может состоять из цифр, некоторых символов и заглавных букв. Цифры в основном проставляются в порядке очереди либо от наименования будущего дела. Буквы присваиваются по принципу тематики.

Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».Карточка документа «Исходящее письмо» Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Каждому человеку должно быть известно, что при факте письменного обращения, как в государственную, так и частную организацию, он вправе попросить сразу же зарегистрировать официальное письмо. Во-первых, такое желание (оно может быть и требованием) вполне законно.

Регистрация документов в делопроизводстве подразделяется на разновидности систем. Успешный выбор системы подтверждается удобной сортировкой документации, грамотной организацией процесса и плодотворной работой в дальнейшем. У каждой есть как свои недостатки, так и преимущества.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1.
В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.

Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать – сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает?

Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты.

Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо.

Недостаток типа в том, что с журналом рекомендуется работать только одному работнику для избегания ошибок. Работа нескольких человек или большой поток ценных бумаг сильно затруднит и замедлит процесс.

Если структура организации довольно разветвленная, имеет немало подразделений, входящая документация на начальном этапе поступления сортируется, а уже затем регистрация документов осуществляется в узко специализирующихся отделах (также обязательно в день поступления).

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

Нужно ли регистрировать кадровые документы?

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости.

Отправители, не являющиеся пользователями системы, автоматически информируются о результате обработки сообщения, при необходимости могут получить информацию об исполнителях по зарегистрированному документу, не привлекая для этого сотрудников отдела ДОУ.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Организация работы с документами (окончание)

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица.

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

При выполнении задания с результатом «Зарегистрировать» автоматически формируется регистрационно-контрольная карточка с предварительно заполненными полями. Данное представление РКК было разработано специально для работы с письмами, поступающими по электронной почте, и существенно отличается от стандартного представления, в котором ежедневно работают делопроизводители заказчика.

Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации).

Регистрация входящих документов на сегодняшний день крайне важна не только для специалистов делопроизводства организации (то есть особ, отвечающих за их учет), но и для тех физических и юридических лиц, которые эти документы направляют, или предоставляют.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Как вы регистрируете электронную почту?

Источник: https://sadiki-nsk.ru/semeynyy-yurist/3920-kak-pravilno-registrirovat-vkhodyashhie-dokumenty.html

Пошаговая регистрация входящего документа

Документыпоступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).

Как зарегистрировать бумажныйдокумент в СЭД?

Длякаждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняетследующие поля:
— «От кого»;— «Исходящий номер»;— «Дата исходящего»;— «Вид документа»;
— «Кому»
Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.
С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваиваетрегистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник,перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурноеподразделение (директору, заместителю директора, в отдел).
Корреспонденция,поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либоделается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системеэлектронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронныйдокумент в СЭД?

В базе, кудапоступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).
Затем он проверяет правильность оформления РКэлектронного документа:
— наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП),которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу;
— соответствие подписи автора с ЭЦП;
— соответствие исходящегономера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,
— наличие приложений, если они указаны в тексте.
Вслучае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системеэлектронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.
Вслучае отсутствия нарушенийв оформлении регистратор с помощью кнопки«Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляетсяруководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору,заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ?

ДСП-документымогут поступать также в бумажном и электронном виде.

Все о работе с документами «Для служебного пользования»>>

Если в организации есть необходимостьэлектронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защитыинформации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленномрабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

Извлекаетсяархивный файл.
Затемрегистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).
Проверяетсяправильность оформления электронного документа: наличие файладокумента, файла ЭЦП к документу, файловприложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие еедолжностному лицу, подписавшему электронный документ.
При наличии ошибок регистратор не обрабатываетДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующейпоследовательности:

ДСП-документ распечатывается;
на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со спискомрассылки;
на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦПподтверждена» и заверяется подписью.
Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняетполя: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов», «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен.
В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваиваетсярегистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле«Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документыв бумажном виде передаются в структурные подразделения под росписьв реестре.

«,»author»:»ÐÐ²ÑÐ¾Ñ: ÐÐ½Ð½Ð°»,»date_published»:»2013-01-08T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-HRA5tTjtA90/XIj_8mqu2ZI/AAAAAAAAEZ4/fUzAWPZZWPon9pEYpRetnf1UT_WNWJt1gCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA1.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2013/10/blog-post_430.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐÐ°Ðº Ð¿ÑÐ°Ð²Ð¸Ð»ÑÐ½Ð¾ Ð·Ð°ÑÐµÐ³Ð¸ÑÑÑÐ¸ÑÐ¾Ð²Ð°ÑÑ Ð²ÑÐ¾Ð´ÑÑÐ¸Ð¹ Ð´Ð¾ÐºÑÐ¼ÐµÐ½Ñ? ÐÐ¾ÑÐ°Ð³Ð¾Ð²Ð°Ñ ÑÐµÐ³Ð¸ÑÑÑÐ°ÑÐ¸Ñ Ð²ÑÐ¾Ð´ÑÑÐµÐ³Ð¾ Ð´Ð¾ÐºÑÐ¼ÐµÐ½ÑÐ° Ð² Ð±ÑÐ¼Ð°Ð¶Ð½Ð¾Ð¼ Ð¸ ÑÐ»ÐµÐºÑÑÐ¾Ð½Ð½Ð¾Ð¼ Ð²Ð¸Ð´Ðµ Ð½Ð° docdelo.ru»,»word_count»:528,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2013/10/blog-post_430.html

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов. В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210930-qqq-17-m5-registratsiya-vhodyashchih-dokumentov

Справочник делопроизводителя

Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти).

Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера.

Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

поступили из других организаций и от физических лиц;
внутренние и отправляемые документы;
требующие ответа;
из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

сводки и информация, присланные для сведения;
копии приказов руководителя по основной деятельности;
копии распорядительных документов вышестоящей организации;
формы статистической отчетности;
графики, наряды, заявки;
прейскуранты, прайс-листы,
технические условия;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты;
рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
учебные планы, программы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

Журнал регистрации вводного инструктажа;
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ, можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы.

Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным.

Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

ИСТОЧНИК: http://naar.ru/articles/registratcionnye-formy-dokumentov-obiazatelnye-rekomendovannye-proizvolnye/

Источник: http://archive-tkr.ru/statyi/post/o-tom-kakiye-dokumenty-nuzhno-registrirovat-a-kakiye-net-shpargalka-deloproizvoditelya